Demande de proposition vs demande de partenaire : qu’est-ce qui vous convient le mieux ?

Les experts de l’industrie débattent de la valeur des appels d’offres conventionnels depuis plus d’une décennie. Des chercheurs de l’Université du Tennessee ont été des chefs de file dans l’étude du passage à des approches d’appel d’offres favorisant une plus grande collaboration et ont récemment a pesé sur le débat.

Intéressé à faire un changement ? Cet article fournit une comparaison entre une demande de proposition traditionnelle (RFProposal) et des processus de demande de partenaire (RFPartner) plus collaboratifs.

Tout d’abord

Le but de tout processus d’appel d’offres est d’aider une organisation d’achat à trouver le fournisseur qui répond le mieux à ses besoins. Mais ce que de nombreuses organisations ne comprennent pas, c’est que la nature de ce que vous achetez devrait déterminer l’approche de votre processus d’appel d’offres. Par exemple, il arrive souvent qu’un DSI ou un responsable technologique doive trouver un fournisseur approprié pour répondre à un besoin commercial. Mais trop souvent, ce qui est traduit dans les documents d’appel d’offres, ce sont les spécifications définissant l’organisation acheteuse pour un produit ou une tâche.

Pensez-y de cette façon : vous souhaitez qu’un fournisseur apporte son expertise pour vous aider à sortir des sentiers battus pour résoudre un besoin commercial, mais votre équipe d’approvisionnement place le fournisseur dans une boîte avec des spécifications détaillées. Nous appelons cela le paradoxe de l’externalisation, car l’organisation acheteuse sous-traite à l’expert et indique ensuite au fournisseur comment effectuer le travail avec les spécifications du produit ou un énoncé détaillé des travaux pour les services. Ce piège peut être évité en connaissant les principales différences entre un RFProposal et un RFPartner, et quand utiliser chacun d’eux.

Objectif des documents d’appel d’offres

Que vous utilisiez RFProposal ou un RFPartner, assurez-vous d’avoir un fournisseur compétent. Dans de nombreux cas, les organisations utiliseront une demande de qualification avant d’émettre une RFProposal ou un RFPartner. Cela vous permet de présélectionner ceux qui sont capables, et une fois que vous les avez, la nature des documents d’appel d’offres commence à changer. Une RFProposal est un choix efficace lorsque la nature du travail est standardisée, tandis qu’un RFPartner est le meilleur choix lorsque l’organisation acheteuse recherche un partenaire stratégique globalement mieux adapté à ses besoins.

Lorsqu’elle utilise une RFProposal, l’organisation acheteuse fournit des exigences détaillées telles qu’une description des biens, des services, de la gestion du programme ou de l’assistance souhaitée. L’accent mis sur les documents d’appel d’offres est de nature transactionnelle dans le but de trouver un fournisseur pour répondre à une demande spécifique.

Les entreprises utilisent souvent des logiciels d’appel d’offres, tels qu’Ariba, GEP ou Coupa, pour gérer les processus d’appel d’offres. Les acheteurs saisissent la question et le fournisseur fournit la réponse. Un élément clé auquel répond le fournisseur est le prix. Souvent, une RFProposal aidera l’acheteur à comprendre les prix d’un fournisseur associés à des éléments de campagne facturables spécifiques.

En comparaison, un RFPartner détourne l’attention des documents d’appel d’offres des spécifications détaillées et se concentre sur l’aide au fournisseur à comprendre la situation commerciale globale et les objectifs de l’organisation acheteuse. Les documents d’appel d’offres commencent généralement par un aperçu détaillé de la situation et fournissent aux fournisseurs soumissionnaires un accès aux données ou informations dont ils ont besoin pour développer leur solution.

Contrairement à une RFProposal, les questions sont de nature plus ouverte et incluent une période de dialogue au cours de laquelle l’acheteur et le fournisseur collaborent sur la meilleure solution globale, comme décrit ci-dessous. Le processus d’appel d’offres se termine lorsque les fournisseurs potentiels fournissent une proposition décrivant leur approche pour répondre au mieux aux besoins de l’acheteur.

Le résultat? Un RFPartner est mieux à même d’aider les acheteurs à trouver le meilleur fournisseur pour des solutions sur mesure. Pour être efficaces, la nature des processus d’appel d’offres et les critères de sélection d’un RFPartner sont très différents de ceux d’une RFProposal conventionnelle.

Les critères de sélection

La nature transactionnelle d’une RFProposal facilite la comparaison entre des fournisseurs potentiels et des pommes. Par exemple, les critères de sélection reposent sur des facteurs tels que la capacité technique, le prix et la capacité. Les critères de sélection conventionnels sont le prix ou le prix le plus bas techniquement acceptable, mais le concept d’utilisation de critères de meilleure valeur se développe, ce qui permet aux organisations d’achat de prendre en compte des critères de sélection tels que les performances passées.

Lorsque les organisations cherchent à trouver un partenaire proposant la meilleure solution possible, il est important de comprendre la nature du changement des critères de sélection. Avec un RFPartner, les acheteurs évaluent les fournisseurs non seulement sur la base de leurs capacités techniques, mais également sur la meilleure valeur de la solution. Et puis il y a l’adéquation culturelle avec le fournisseur, qui ne signifie pas l’identité, mais évite les incompatibilités qui peuvent créer des conflits dus à des philosophies de gestion incongrues. Par exemple, les partenaires commerciaux ont-ils un point de vue similaire sur la transparence, ou les organisations utilisent-elles une approche hiérarchique descendante plutôt qu’une approche collaborative ascendante ?

Nature du processus

Comme indiqué, une RFProposal est la mieux adaptée lors de l’achat de biens ou de services standardisés, tandis qu’un RFPartner donne de meilleurs résultats lors de la recherche d’un partenaire stratégique pour fournir une solution sur mesure. Lorsque l’on cherche un partenaire stratégique avec une solution sur mesure, la nature des processus d’offre passe de transactionnelle à collaborative.

Pour commencer, un processus de RFProposal est généralement dirigé par l’équipe d’approvisionnement de l’organisation acheteuse et l’équipe de développement commercial du fournisseur, les parties se concentrant sur l’achat et la vente dans une optique transactionnelle. La meilleure pratique pour un processus RFPartner consiste à créer une équipe interfonctionnelle d’architectes de transaction où une équipe de fournisseur peut travailler directement avec son homologue de l’acheteur, ce qui permet au fournisseur de co-créer la meilleure solution pour l’acheteur.

Une deuxième différence réside dans les niveaux de communication et de collaboration pendant la candidature proprement dite. L’une des caractéristiques d’un processus RFPartner réside dans des ateliers de dialogue hautement collaboratifs et approfondis au cours desquels l’acheteur et le fournisseur co-créent la meilleure solution possible pour les organisations d’achat. Cela diffère considérablement d’une RFProposal qui limite généralement la collaboration aux sessions de questions-réponses avec les fournisseurs soumissionnaires.

De plus, lors de l’exécution d’une RFProposal, les questions du fournisseur sont presque toujours partagées avec d’autres fournisseurs, et les réponses de l’acheteur sont partagées avec tous les fournisseurs afin de créer des règles du jeu équitables. En revanche, un processus RFPartner traite les questions des fournisseurs comme exclusives, et les questions et réponses ne sont pas partagées avec d’autres fournisseurs. Le résultat est que les fournisseurs prennent vie dans les séances de dialogue parce qu’ils n’ont pas le sentiment de partager des secrets commerciaux qui pourraient revenir à leurs concurrents.

Une troisième différence réside dans la manière dont le contrat est négocié. Dans une RFProposal, les acheteurs et les fournisseurs se retrouvent souvent dans des négociations contractuelles difficiles après la sélection du fournisseur. Un RFPartner, quant à lui, intègre la phase contractuelle dans le processus d’appel d’offres avec le fournisseur privilégié.

Parce que la solution sur mesure est essentielle au succès de ce que recherche l’acheteur, généralement au moins un tiers et jusqu’à 80 % de l’équipe d’architectes de transaction du fournisseur fait partie d’une équipe de soutien pour accélérer et opérationnaliser la solution. Cela empêche le fournisseur de demander à son équipe commerciale de vendre une solution qui pourrait être difficile à mettre en œuvre.

Alors que les organisations d’achat se tournent vers l’idée d’utiliser une approche RFPartner, beaucoup se demandent si cela en vaut la peine. Magnus Kuchler d’EY, leader des marchés et associé directeur national d’EY en Suède, a conseillé 185 transactions en utilisant à la fois les approches RFProposal et RFPartner, allant des relations hautement traditionnelles et transactionnelles aux véritables relations commerciales stratégiques.

« À première vue, un RFPartner semble être une tâche lourde, mais nous constatons que le temps et les efforts globaux sont à peu près les mêmes », dit-il. « Dans une proposition de RF, l’acheteur passe plus de temps à définir les spécifications et à mener des négociations controversées. Le processus RFPartner renverse la situation et crée une solution d’appel d’offres plus intégrée qui génère de meilleures solutions, en passant plus de temps avec le fournisseur à co-créer, surtout si votre objectif est de passer à un modèle commercial hautement collaboratif pour réaliser des activités stratégiques. résultats. »

L’essentiel

Les initiatives d’approvisionnement complexes nécessitent une stratégie d’appel d’offres plus collaborative. Si vous vous retrouvez dans une impasse en achetant une transaction alors que vous avez besoin d’une solution ou d’un résultat commercial plus nuancé, envisagez d’investir dans l’apprentissage de la gestion d’un RFPartner. Pour plus d’informations, l’UT propose deux livres blancs et trois études de cas sur l’approche RFPartner dans le cadre de son bibliothèque de recherche sur des relations commerciales collaboratives gagnant-gagnant.