Conseils pour choisir le meilleur logiciel de gestion de cas

Un avocat jongle avec de nombreux cas et une pléthore d'informations. Une grande partie de l'information doit être triée pour la pertinence et traitée en temps réel au fur et à mesure qu'elle devient pertinente. Les conséquences d'un document crucial ou d'une preuve non déposée en temps opportun peuvent faire la différence entre la victoire et la défaite. Dans un tel état de choses, un logiciel de gestion de cas est indispensable pour tout avocat sérieux.

Cependant, tous les logiciels de gestion de cas ne sont pas égaux. Un logiciel mal conçu peut, en fait, faire plus de mal que de bien en rendant le travail fastidieux et en bloquant l'accès facile aux documents.

Voici quelques considérations clés lors du déploiement d'un logiciel de gestion de cas:

Le sur site est dépassé. La sécurité et la confidentialité, deux raisons essentielles pour lesquelles de nombreuses entreprises préféraient encore les suites sur site il n'y a pas si longtemps, sont désormais traitées efficacement par le cloud. Le cloud n'est pas également, sinon plus, sécurisé que toute solution sur site connectée. En outre, le cloud offre plusieurs avantages imbattables, tels que l'évolutivité des ressources, la disponibilité en tout temps et partout, et bien plus encore. Pour les petites entreprises, le cloud est également beaucoup plus abordable. Non seulement ils économisent les coûts de déploiement des serveurs sur site et de l'infrastructure connexe, mais ils sont épargnés par les soucis de maintenance de leur suite et peuvent se concentrer plus intensément sur leurs cas principaux.

Les cabinets d'avocats peuvent simplement payer l'abonnement, se connecter, et commencer à utiliser une suite de gestion de cas basée sur le cloud. Ils peuvent se passer des délais de déploiement de l'infrastructure sur site, des problèmes d'identification et d'embauche d'un consultant informatique, être épargnés par les soucis des mises à jour et des correctifs de sécurité pour le logiciel et se débarrasser de tous les tracas associés. De plus, ils peuvent accéder à la suite facilement même lorsqu'ils sont en déplacement, lorsqu'ils font la navette, lorsqu'ils sont à la cour, ou même lorsqu'ils collectent ou enquêtent sur le terrain.

Tous les logiciels de gestion de cabinet offrent certaines fonctions de base telles que la gestion des contacts, la gestion des tâches, la gestion des tâches, la gestion des documents, le calendrier, le temps et le module de facturation. Cependant, le diable réside dans les détails. Considérez le module de gestion de documents. Alors qu'une suite peut comporter un système de gestion de documents intégré, une autre suite peut simplement offrir un connecteur à Dropbox ou à un autre système externe.

En plus de ces fonctionnalités de base, il existe invariablement une foule de fonctionnalités supplémentaires -ons. Quelques exemples incluent des modules de gestion d'email, module de comptabilité et plus. De nombreux avocats voudraient surtout un module de facturation intégré, leur permettant de facturer leurs clients de manière opportune et précise, améliorant à la fois les revenus et les flux de trésorerie.

Il n'y a pas d'étalon-or en ce qui concerne la meilleure options Ce qui est le mieux dépend des besoins spécifiques du cabinet d'avocats, à tout moment. Par exemple, si la suite s'intègre parfaitement au système de messagerie ou de calendrier existant, elle offre une synchronisation avec la suite comptable existante ou si le système dispose d'un module de comptabilité intégré, tous deviennent des facteurs critiques lors de la sélection d'une suite de gestion. Assurez-vous que la suite possède non seulement toutes les fonctionnalités requises, mais qu'elle l'implémente comme vous le souhaitez

Aucun logiciel de gestion de cas ne peut couvrir tout ce qu'un avocat doit faire, et si c'est le cas, il deviendrait de toute façon gonflé et lourd. Un avocat, au cours de son travail, s'appuie invariablement sur une multitude de logiciels tels que Microsoft Word, Microsoft Outlook, Gmail, des systèmes de gestion de documents tiers, des systèmes de gestion financière et même des systèmes utilisés dans divers tribunaux. La meilleure suite de gestion de cas facilite l'intégration transparente avec ces suites, ou à tout le moins copier-coller sans faille des données provenant de sources aussi diverses.

Beaucoup d'avocats font l'erreur d'ignorer la facilité d'utilisation. offre. La convivialité est tout aussi importante que la liste des fonctionnalités. Un bon UX, l'accessibilité grâce à des applications mobiles intuitives, une conception allégée qui accélère les choses, la possibilité de saisir des données hors ligne, etc. sont des conditions essentielles pour une suite intelligente pour compléter la nature hautement compétitive et dynamique de l'environnement de travail actuel. La meilleure suite de gestion de cas est évidente et facile à utiliser par un utilisateur profane sans avoir à suivre une formation ou même une courbe d'apprentissage abrupte. Il permet à l'utilisateur d'accéder aux informations requises de la manière que l'utilisateur préfère. Le TI automatiserait aussi tout ce qui est requis, y compris l'autopopulation des champs, ce qui faciliterait considérablement la vie de l'avocat.

• Ne pas ignorer la conception de backend

Bien que la liste de fonctionnalités et l'UX soient des considérations importantes, elles ne doivent jamais être la seule considération lors de la sélection d'une suite de gestion de practice. Considérer la conception et l'architecture de la suite et poser des questions urgentes telles que les couches de sécurité disponibles, si la suite est conforme aux règles éthiques régissant les avocats et stipulées par le panel Ethique, si la suite donne un accès illimité aux données téléchargées, comment les données sont sauvegardées, comment et où les données sont stockées, et plus encore.

Par exemple, tous les membres du comité d'éthique exigent que les avocats conservent la confidentialité des données et des renseignements sur leurs clients. Cela oblige l'avocat à s'assurer que la solution choisie est capable de respecter la confidentialité et de résister aux violations. En tant que tel, la réputation du fournisseur, en termes de leur capacité à garder les données confidentielles confidentielles et à protéger la suite contre les violations devrait toujours être une considération clé.

Les avocats peuvent mieux s'organiser en adoptant une suite de gestion de cabinet. La suite les aide à réduire le temps consacré aux activités administratives, ce qui leur permet de facturer plus d'heures et de générer plus de revenus. Cela les aide également à accomplir leurs tâches en temps opportun et de manière plus précise, ce qui améliore la satisfaction des clients tout en réduisant les frais généraux en même temps. Cependant, de tels avantages ne se réalisent qu'avec une suite de gestion de bonnes pratiques, délivrée par une société compétente qui n'est pas seulement techniquement compétente mais qui a la réputation d'avoir mis en œuvre avec succès des projets pour ses clients.