Composants principaux des équipes Microsoft – Partie 3 – Groupes Office 365

Bienvenue à la troisième partie de la série Principaux composants de Microsoft Teams! Cette fois, nous discuterons de tous les éléments des groupes Office 365, notamment de la manière dont Teams exploite les groupes Office 365. Cela dit, commençons le spectacle!

En résumé, Office 365 Groups est un service d'adhésion divisé en 3 étapes:

1. Un utilisateur crée un nouveau groupe Office 365 pour la collaboration et en utilise plusieurs. différentes applications (Outlook, Teams, Yammer, SharePoint et les groupes eux-mêmes).
2. Lorsque l'utilisateur crée le nouveau groupe, une identité de groupe est créée dans Azure Active Directory pour représenter cette collection d'utilisateurs particulière. Ce groupe comprend l'identité, les URL de ressources, les propriétaires et les membres.
3. Enfin, l'expérience de groupe sera ensuite renseignée dans l'application de choix de l'utilisateur final.

Les groupes fournissent une identité unique dans Azure Active Directory, à savoir: le maître de l'identité du groupe et de l'appartenance à travers les services Office 365 qui exploitera ce groupe sous-jacent particulier (SharePoint, Exchange, etc.). Vous avez également la possibilité d'étendre vos services aux ressources fédérées. La messagerie de groupe, SharePoint Team Site, OneNote et Planner en sont un bon exemple. Le ou les groupes eux-mêmes fournissent ce qu’on appelle un «couplage faible», dans lequel les services se notifient les modifications relatives au groupe. Un bon exemple de cela est le cas de la création, de la suppression ou de la mise à jour d'un groupe.

Provisioning de groupe Office 365

Supposons que vous êtes prêt à approvisionner un groupe Office 365. Heureusement pour vous, quiconque a la possibilité de créer un nouveau groupe Office 365 par défaut. Toutefois, si cela doit être réglementé, les administrateurs ont la possibilité de contrôler qui peut créer des groupes Office 365. Vous pouvez créer ce nouveau groupe Office 365 dans plusieurs applications, telles que:

• Outlook 2016, OWA ou l'application Groupes Outlook
• PowerShell (New-UnifiedGroup)
• SharePoint Online (lors de la création d'un nouveau site d'équipe)
• Équipes Microsoft (lors de la création d'une nouvelle équipe)
• Intégrations de Planner, Power BI, StaffHub et Stream

Alors, maintenant que votre groupe a été créé, qu'adviendra-t-il? Dès la création de votre groupe, vous disposerez des ressources suivantes:

• Boîte de réception partagée
• Calendrier partagé
• Bibliothèque de documents SharePoint
• Partage OneNote Notebook
• Site d'équipe SharePoint
• Yammer Groupe

Lorsqu'un utilisateur est ajouté à ce groupe particulier, il hérite automatiquement de la possibilité d'utiliser les ressources fournies par votre groupe. Donc, en fonction de l'application utilisée, cela déterminera l'ensemble des ressources qui seront disponibles lors de la création du groupe. Si vous utilisiez Yammer pour créer un nouveau groupe moderne, vous auriez ensuite accès à la bibliothèque de documents SharePoint, au bloc-notes OneNote partagé, au site d'équipe SharePoint et au groupe Yammer.

Rôles de groupe Office 365 [19659008] Lors de la création d'un groupe Office 365, différents rôles peuvent être attribués: Propriétaires, Membres ou Invités.

• Propriétaires – Personne qui crée le groupe et joue le rôle de modérateur.
  • Possibilité d'ajouter / de supprimer des membres du groupe
  • Possibilité de supprimer des conversations de la boîte de réception partagée, de modifier les paramètres du groupe, de renommer le groupe, etc.
• Membres – Utilisateurs réguliers de l'organisation utilisant le groupe pour collaborer
  • Peut accéder à tout le groupe, mais ne peut pas modifier les paramètres du groupe
  • Lorsque des utilisateurs sont ajoutés en tant que membres au groupe, ils sont ajoutés en tant que membres du site pour le site SharePoint correspondant.
• Invités – Identique aux membres en ce sens qu'ils ont accès aux éléments d'un autre groupe mais ne concernent que les utilisateurs extérieurs à votre organisation.
  • Les administrateurs ont la possibilité de contrôler si les invités sont autorisés à entrer dans ce groupe.

Niveaux de confidentialité des groupes Office 365

La confidentialité est un aspect important des groupes Office 365 et à juste titre. Les groupes Office 365 divisent les niveaux de confidentialité en 2 catégories différentes:

• Public: le contenu du groupe peut être visualisé par par n'importe qui dans votre organisation.
• Privé: le contenu du groupe ne peut être visualisé que par les membres. du groupe. Les personnes souhaitant rejoindre le groupe privé devront être approuvées par le propriétaire de ce groupe pour pouvoir y accéder.

Note : Les groupes publics ou privés ne peuvent être accessibles aux personnes extérieures au groupe. organisation à moins d’avoir été expressément invité en tant qu’invité.

Où les équipes Microsoft entrent-elles en jeu?

Lorsque vous utilisez les équipes Microsoft et qu'une nouvelle équipe est créée dans l'application, un groupe moderne sous-jacent est créé dans Office 365. Lors de la création du groupe moderne, est automatiquement configuré avec les éléments suivants:

• Boîte aux lettres partagée (masquée)
• Calendrier partagé (masquée)
• Bibliothèque de documents SharePoint
• Shared OneNote Notebook
• Site d'équipe SharePoint
• Travail persistant basé sur le chat space

Afin de conserver l'appartenance à ce groupe nouvellement créé, l'adhésion sera synchronisée entre le groupe sous-jacent et les équipes Microsoft. Chaque fois qu'un nouveau membre est ajouté à ce groupe sous-jacent, la réplication sera effectuée sur les équipes. De même, si vous ajoutez un nouveau membre dans Teams, cela se répliquera dans l'appartenance au groupe moderne sous-jacent. En outre, vous avez la possibilité d’ajouter une liste de distribution à l’équipe qui réalisera une extension unique et invitera ces membres individuels. Enfin, Microsoft a récemment annoncé une prise en charge des adhésions dynamiques, qui vous permet en principe de créer un groupe dynamique au sein de AAD. Ce groupe dynamique sera rattaché à l’équipe, laquelle sera ensuite pilotée en fonction des règles définies pour l’appartenance dynamique. ce groupe sous-jacent. Pour plus d'informations sur les membres dynamiques, je vous encourage à consulter l'article de Microsoft ici .

Comment les équipes profitent-elles des groupes?

Le dernier article dont nous discuterons aujourd'hui est la manière exacte dont les équipes vont tirer parti des groupes Office 365. Comme mentionné précédemment, Microsoft Teams utilise les appartenances à un groupe comme ACL (liste de contrôle d'accès) pour les onglets Fichiers et Notes. L'onglet «Fichiers» est en gros le chemin de connexion à SharePoint qui est provisionné lors de la création initiale de l'équipe. En outre, les propriétaires des groupes existants créés avant l'implémentation de Microsoft Teams peuvent ajouter la fonctionnalité Teams au groupe Office 365 sous-jacent. Enfin, les paramètres de création d’équipe pour les équipes Microsoft sont contrôlés dans le portail administrateur, ainsi que pour les paramètres de création de groupe.

Considérations relatives à la planification des équipes Microsoft et des groupes Office 365

En tant que sage (Benjamin Franklin) a dit un jour: «En échouant. préparer, vous vous préparez à échouer ». Cela devrait vraiment intéresser quiconque prépare des équipes Microsoft dans votre organisation. Lors de la planification des équipes, vous devez notamment prendre en compte les éléments suivants:

• Les équipes exploiteront les paramètres du groupe sous-jacent.
  • Adhésions
  • Stratégies de nommage – Capacité à déterminer comment suivre la structure de nommage des groupes (licence AAD P1 nécessaire pour chaque utilisateur unique membre des groupes)
  • Expiration de groupe – Possibilité d'indiquer l'heure combien de temps un groupe peut vivre (besoin de la licence AAD P1 pour tous les utilisateurs membres des groupes auxquels la stratégie d'expiration est appliquée)
• Administration des groupes
  • Centre d'administration (gestion de base)
  • Portail Azure AD (gestion avancée)
  • PowerShell (règles de nommage)

Si vous avez déjà traité de toutes ces considérations, vous pouvez alors affirmer que vous êtes sur la bonne voie pour planifier et déployer correctement les équipes de votre organisation. Ceci conclut la troisième partie de la série de blogs «Core Components of Microsoft Teams». J'espère que vous avez trouvé cela utile et que je vous encourage à revenir bientôt lorsque nous couvrirons SharePoint Online et OneDrive pour Business dans les équipes Microsoft.