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Communication réussie de gestion de projet pendant la pandémie
La pandémie Covid de 2020 et 2021 a été perturbatrice et stimulante dans tous les aspects de nos vies, personnelles et professionnelles. Cependant, la vie et le travail continuent. Bien que ce ne soit peut-être pas comme d'habitude, dans de nombreux cas, nous sommes tous censés continuer comme si c'était le cas comme d'habitude!
Il y a trois éléments clés qui sont nécessaires pour que les projets non seulement continuent, mais réussissent. : Communication, Communication et Communication. Presque toutes les équipes de projet travaillent à distance, ce qui est normal pour certains, mais pour la plupart, c'est loin d'être normal. Nous sommes habitués à nos promenades au bureau de quelqu'un pour une conversation de 5 minutes, des réunions en face à face et, le plus souvent, des séances de discussion après la réunion sur une variété de sujets qui servent les intérêts du projet.
Pendant que nous sommes encore communiquer pendant la pandémie, il existe des moyens de maximiser l’impact de ces communications. Tous ces outils sont déjà utilisés, mais la façon dont nous les utilisons maintenant doit changer.
Voici trois clés de communication pour la pandémie:
The Digital Essentials, Part 3
Développer une stratégie numérique robuste est à la fois un défi et une opportunité. La troisième partie de la série Digital Essentials explore cinq des expériences technologiques essentielles auxquelles les clients s'attendent, que vous pourriez manquer ou ne pas utiliser pleinement.
Outils de communication:
Pendant la pandémie , nous devons nous concentrer sur les outils de communication qui peuvent nous aider à communiquer plus efficacement et plus efficacement. Voici quelques considérations pour ces outils.
- L'utilisation du courrier électronique devrait continuer en tant que statu quo. L'envoi de documents de travail avec des instructions, la distribution de plans et les communications avec un large public sont les domaines où l'e-mail est utile. Les éléments qui peuvent être examinés «plus tard» et qui ne nécessitent pas de réponse immédiate sont également appropriés pour les e-mails.
- La messagerie instantanée est un excellent outil pour les questions ponctuelles ou la demande immédiate – elle remplace la «promenade dans le couloir pour poser une question rapide». Je vous préviens que vous ne devez l'utiliser que pour les questions et réponses rapides. Si votre conversation dépasse 4 ou 5 messages dans les deux sens, il est temps de passer un appel téléphonique. Parfois, un client ou un collègue peut ne pas être sur le même outil de messagerie instantanée; dans ce cas, un texte sur votre téléphone peut être approprié. Encore une fois, si vous avez besoin de plus d’un message ou deux, il est temps d’appeler.
- Avec les outils de communication dont nous disposons tous, les gens ont tendance à se tourner vers tout MAIS le téléphone. Cela peut être dû au fait que nous ne connaissons pas les horaires des autres et que nous ne voulons pas être dérangeants, mais voici une chose importante à retenir: parler en temps réel à une autre personne est la méthode la plus efficace et la plus efficace disponible.
Pendant la pandémie, l'utilisation d'outils de réunion sur le Web a explosé. Non seulement pour les affaires, mais aussi pour les écoles éloignées et les rassemblements sociaux virtuels. En ce qui concerne les réunions et la gestion des réunions, il y a quelques points à retenir:
- «Dimensionner correctement» vos réunions et n'effectuer que lorsque c'est nécessaire. Vous devez vous demander qui devrait participer à chaque réunion et qui pourrait être mis à jour ultérieurement. N'incluez que ceux qui doivent être là. De plus, s'il s'agit vraiment d'un appel rapide entre 3 personnes, avez-vous vraiment besoin d'organiser une réunion «formelle» ou pouvez-vous simplement l'assommer avec un appel rapide directement aux deux autres parties?
- L'établissement d'un programme est plus important que jamais. Comme les gens n'interagissent pas autant qu'ils le feraient normalement, les réunions ont tendance à s'égarer et à être «détournées» plus qu'auparavant. Définissez votre agenda et respectez-le.
- Définissez clairement les actions issues de la réunion, fixez les dates cibles et qui est responsable. Un suivi supplémentaire peut être nécessaire car les réunions peuvent ne pas être aussi fréquentes.
- Aussi, à la fin de la réunion, prenez le temps d'identifier des réunions supplémentaires ou des séances en petits groupes et planifiez-les rapidement. A ce stade, si le temps le permet, n'hésitez pas à partir sur une tangente!
Points de contact et interaction sociale
La pandémie a contraint nombre d'entre nous à travailler à distance. Certaines personnes préfèrent ce type d'atmosphère tandis que d'autres ne le font pas et peuvent lutter contre le manque de contact personnel et dans certains cas, la gestion du temps. Certains membres de votre équipe de projet peuvent être célibataires et vivre dans un appartement qui semble immense et vide au point qu'ils ont besoin d'un certain type d'interaction pour les garder stimulés et concentrés sur la tâche à accomplir. D'autres peuvent vivre dans ce qui ressemble à une maison de plus en plus petite avec TOUTE leur famille élargie à la maison et ils peuvent être distraits par le bruit et l'activité. Garder tous les membres de l'équipe concentrés sur les objectifs de l'équipe pendant cette période est plus difficile que jamais. Voici quelques suggestions pour rester en contact avec votre équipe et faire avancer votre projet.
- Communiquez avec les membres de votre équipe au moins une fois par jour. C'est une excellente occasion de couvrir:
- Vue d'ensemble – Assurez-vous qu'ils connaissent leur rôle dans la réussite du projet
- Jalons clés ou livrables à venir – Assurez-vous qu'ils font les progrès qu'ils devraient et ont accès aux personnes et aux outils qui peuvent les aider [19659012] Une touche personnelle – Le «bavardage» décontracté est quelque chose qui manque dans la vie de la plupart des gens de nos jours. Cela peut leur donner un débouché social rapide afin qu'ils puissent ensuite se recentrer sur le travail
- Programmez quelque chose d'amusant pour l'équipe. Un happy hour virtuel, avec la caméra allumée, peut contribuer grandement à créer et à maintenir une atmosphère d’équipe. J'ai organisé des happy hours virtuels où les participants doivent répondre aux questions à l'avance et vous pouvez ensuite jouer à des jeux "Qui a dit ……" ou rapporter les résultats d'un sondage amusant concernant les vacances ou les sports.
La gestion de projet peut être difficile à gérer. le meilleur environnement. Ajoutez les travailleurs à distance, les préoccupations de santé et les inquiétudes concernant l'économie en général et cela peut être un défi de taille. Avec un effort supplémentaire pour faciliter et encourager la communication, vous pouvez mieux gérer vos projets et, au minimum, identifier les problèmes rapidement.
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