Comment utiliser Airtable : Guide du débutant

Airtable est une application basée sur le cloud qui combine le meilleur de à la fois des tableurs et des bases de données dans un environnement collaboratif.

Peu importe la liste de tâches ou le projet, vous pouvez gérer à peu près n’importe quoi avec Airtable. Que vous ayez besoin d’un moyen d’organiser vos tâches ou que vous souhaitiez pouvoir travailler sur un projet avec d’autres sans avoir besoin d’un logiciel de collaboration, Airtable peut être votre outil d’organisation incontournable.

Où des applications comme Notion prendre un approche de forme libre à la gestion de l’information, la structure est au cœur d’Airtable. Mais ne vous laissez pas tromper – l’ensemble de fonctionnalités d’Airtable, les types de données flexibles et les automatisations sont incroyablement puissants.

Pour voir l’utilisation avancée d’Airtable en action, découvrez comment créer des diagrammes de Gantt interactifs avec Airtable en tant que CMS, Gatsby et React.

Ce didacticiel Airtable vous expliquera tout ce que cet outil a à offrir et vous expliquera comment il peut vous faciliter la vie. Tout d’abord, parcourons les structures organisationnelles de base et le vocabulaire associé à Airtable.

Maîtriser les bases d’Airtable

1. Configurez des bases dans l’espace de travail de votre équipe.

Considérez le bureau de votre équipe comme un espace de travail. Au sein de ce bureau, il y a probablement plusieurs départements ou même des équipes avec divers projets en cours. Chaque projet dans la vie réelle est une base distincte dans Airtable.

Pourquoi les projets dans Airtable sont-ils appelés « bases » ? Abréviation de bases de données, chaque projet est conçu pour contenir des ensembles d’informations. Airtable est livré avec des modèles prédéfinis et vous donne accès à l’univers Airtable d’autres modèles conçus. Vous pouvez toujours télécharger une feuille de calcul pour une base simple, ou vous pouvez même concevoir votre propre base à partir de zéro.

Bases d’équipe Airtable

En fonction de la taille de votre équipe ou du nombre de projets en cours, vous pouvez choisir d’avoir plusieurs espaces de travail différents au sein de votre entreprise. C’est tout à fait correct, et parle en fait d’une autre fonctionnalité d’Airtable : il est entièrement personnalisable, capable de s’intégrer à votre structure et à votre flux de travail. La table à air se plie pour répondre à vos besoins.

2. Ensuite, configurez des tables et des enregistrements au sein d’une base.

À l’intérieur des bases Airtable, vous trouverez des tableaux ou des listes d’un certain type de choses. Vous pouvez avoir un tableau des tâches ou un tableau des contacts. Chaque entrée de la table est appelée un enregistrement, et chaque enregistrement est associé à un ensemble d’attributs appelés champs. Chaque couche d’organisation que nous venons d’énumérer (table, enregistrement et champ) est entièrement personnalisable. Vous pouvez choisir chaque aspect de ce qui est stocké dans Airtable.

3. Choisissez votre vue ou basculez entre ce qui fonctionne le mieux.

Airtable vous permet de visualiser vos enregistrements d’innombrables façons, y compris des grilles, des galeries, des tableaux Kanban, des calendriers, etc.

La flexibilité de la perspective sur les informations que vous stockez dans Airtable peut vous aider à voir les choses sous un nouveau jour, inspirer de nouvelles idées ou donner de la visibilité aux tendances. Quoi qu’il en soit, l’accès à ces différentes vues renforce à nouveau la façon dont Airtable vous permet de tout personnaliser en fonction de votre flux de travail.

Ces vues peuvent également vous aider à construire la logique qui vous aide à lier les enregistrements dans votre base.

4. Passez aux applications Airtable.

Les plans Airtable de niveau Pro et Entreprise ont accès aux applications, qui contribuent à des visualisations plus avancées (comme l’automatisation des tableaux croisés dynamiques, des cartes et même des vidéos) ainsi qu’à des intégrations dans d’autres applications, comme Google Cloud, et des plug-ins tiers.

Vous aurez peut-être besoin d’une clé API de ces autres services, mais cela devient de plus en plus facile de jour en jour, car la plupart des principales plates-formes et outils commerciaux s’ouvrent aux développeurs.

5. Ajoutez des collaborateurs.

Vous pouvez inviter d’autres personnes à rejoindre votre base ou votre espace de travail en tant que collaborateur. Il existe différents niveaux d’accès que vous pouvez accorder à chaque collaborateur, allant de l’accès en lecture seule à la possibilité de créer leurs propres bases.

Appréciez les fonctionnalités les plus populaires d’Airtable

Jusqu’à présent, dans ce guide Airtable, nous vous avons familiarisé avec les structures et les termes de base associés à Airtable. Maintenant que nous avons couvert les bases, examinons certaines des fonctionnalités les plus intéressantes qu’il offre.

Créez des feuilles de calcul sur différents supports.

Placez des images dans votre feuille de calcul et rendez-les accessibles sur toutes les feuilles ! Airtable prend des feuilles de calcul et les explose complètement, de sorte qu’elles ne sont plus des rangées ennuyeuses de caractères strictement alphanumériques. Beaucoup de gens qui détestent les feuilles de calcul conventionnelles ne sont pas à l’aise avec toutes ces lettres et chiffres jetés sur leur chemin.

Tirez parti des outils d’importation pour standardiser vos données

La collecte d’informations à partir de plusieurs sources n’a jamais été aussi simple qu’avec Airtable. Les outils d’importation automatique vous permettent d’extraire des données, avec un contrôle total sur les champs qu’ils remplissent et sur leur formatage. Même si vous avez beaucoup de données dispersées à plusieurs endroits et documentées de différentes manières, vous pouvez utiliser la fonctionnalité d’importation d’Airtable pour les rassembler dans un guichet unique pour votre équipe.

Code couleur et autre organisation pour une meilleure conformité

Les meilleures techniques et règles d’organisation sont celles qui fonctionnent, mais il peut être difficile d’intégrer des groupes de personnes aux systèmes institutionnels s’ils se sentent encombrants. Heureusement, l’interface Airtable est conviviale et les options dont vous disposez pour la personnalisation peuvent rendre Airtable plus facile à suivre que d’autres outils comme les feuilles de calcul.

Créer des relations entre des objets dans différentes tables

Cela mérite d’être répété car il s’agit d’une fonctionnalité si puissante d’Airtable. Non seulement cela permet de gagner du temps et d’assurer des enregistrements cohérents entre les utilisateurs, les bases et les espaces de travail, mais cela est également plus cohérent avec la logique du monde réel.

Les objets et les personnes du monde réel existent dans un emplacement central, bien que leur présence soit importante dans le cadre des différentes équipes et autres groupes dans lesquels ils existent. Il n’y a pas une copie distincte de vous qui opère au sein de votre unité familiale par rapport à votre bureau ; c’est le même que vous, juste accessible dans des environnements différents. Pourquoi n’en serait-il pas de même pour vos données ? Eh bien, avec Airtable, ça l’est.

Arrêtez de penser à vos données en termes de relations linéaires ; c’est de la vieille école. De nos jours, il s’agit de réseaux d’informations et de naviguer facilement dans les relations qui existent entre des éléments de données distincts.

Personnalisez entièrement vos notifications

Vous pouvez en fait utiliser des intégrations tierces comme Zapier pour créer des flux de travail dans Airtable. Certaines actions ou entrées peuvent déclencher d’autres événements. Peut-être que vous avez configuré une base de calendrier et que vous voulez savoir quand quelqu’un ajoute un événement à venir ; vous pouvez configurer une notification qui peut partager autant ou aussi peu que vous le souhaitez sur cette entrée, via le support que vous préférez.

Automatisez les sauvegardes de vos données

Gagnez du temps et protégez vos informations pour l’avenir en créant des flux de travail qui déclenchent automatiquement des sauvegardes de données. Vous pouvez stocker ces sauvegardes où vous préférez. En supprimant l’élément humain derrière cette étape de secours, vous réduisez l’impact potentiel de toute erreur humaine et augmentez la probabilité de résultats positifs à long terme.

Il n’y a pas de « taille unique ».

Avoir autant de pouvoir pour personnaliser absolument tous les aspects de votre stockage et de votre organisation de données peut sembler écrasant. Mais cette responsabilité s’accompagne du pouvoir de maximiser votre efficacité et d’optimiser pleinement le flux de travail de votre équipe.

Tirez parti du support de la communauté Airtable

Tout le monde sait qu’il y a une courbe d’apprentissage pour démarrer avec Airtable, mais même les utilisateurs les plus expérimentés peuvent se retrouver bloqués sur la façon de faire quelque chose. Et même si vous avez trouvé un moyen de faire quelque chose, vous voudrez peut-être savoir s’il existe un meilleur moyen.

Heureusement, l’esprit collaboratif et axé sur la croissance derrière le produit Airtable s’étend à toute sa communauté d’utilisateurs. C’est comme si vous aviez une énorme base de données (voyez ce que nous avons fait là-bas?) De développeurs Airtable à votre entière disposition. Vous pouvez parcourir les discussions existantes ou publier vos propres questions pour obtenir les informations dont vous avez besoin. Airtable modérés, et vous les verrez donc sonner avec leur point de vue « officiel ».

Bien sûr, les équipes de développement de produits d’Airtable travaillent dur pour s’assurer qu’il s’améliore constamment. En utilisant Airtable, vous découvrirez toutes sortes de nouvelles fonctionnalités au-delà de la portée de cet article, et qui pourraient même être mises en ligne.

Vous penserez également à de nouvelles façons de vous organiser et d’organiser les données dont vous avez besoin. Enfin, vous pouvez intégrer de manière transparente la maîtrise de la gestion des données et la collaboration dans les opérations de votre entreprise.