Comment renforcer la communication au sein des équipes distantes et hybrides

Août
9, 2021

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Covid-19 a obligé tout le monde à s'éloigner, mais de nombreuses entreprises, comme la nôtre, fonctionnaient déjà avec des modèles hybrides lorsque la pandémie a frappé. La plupart des entreprises qui n'avaient jamais appris à équilibrer l'énergie d'une équipe d'entreprise à distance ont eu du mal à maintenir tout le monde ensemble pendant la transition, mais nous avions déjà intégré l'empathie pour le travail à distance dans nos opérations. En conséquence, notre équipe est restée unie malgré le fait qu'elle ait été forcée de mettre en œuvre un modèle plus divisé.

Une meilleure communication grâce à la constitution d'équipes conduit à une plus grande empathie, le trait le moins compris et le plus efficace que nous puissions développer en tant qu'employés. Mais si vous restez concentré sur le site, les télétravailleurs se sentent exclus et leur travail en pâtit. Le travail à distance et les modèles hybrides sont là pour rester, de sorte que les entreprises qui peuvent étendre cette empathie aux travailleurs à distance avec des exercices de consolidation d'équipe maintiendront un lien plus fort entre leurs employés malgré toute distance.

Voici comment procéder.

Introduisez une socialisation productive

Des exercices de team building à distance que vos employés trouvent à la fois fonctionnels et amusants encouragent la productivité. Peu importe le lieu, tout le monde peut participer aux quiz sur Kahoot ! ou des jeux en ligne comme Jeopardy qui leur donnent un sujet commun à discuter. Vous pouvez également créer des espaces d'assistance spécifiques pour les travailleurs à distance afin de discuter de conseils sur le travail à domicile. J'offre des cadeaux pour faire savoir à mes employés distants que je pense à eux, et même cela est un niveau de consolidation d'équipe car cela affecte la façon dont ils me voient en tant que coéquipier.

Ces activités devraient être fonctionnelles, mais parfois amusantes est la fonction elle-même. Planifiez une happy hour d'équipe ou un "Filter Friday" hebdomadaire, où les employés peuvent utiliser le filtre de leur choix dans les réunions Zoom. Bien que cela puisse sembler seulement introduire du plaisir, encourager une dynamique sociale positive parmi tous les travailleurs — entreprise et à distance — leur permet de savoir que vous vous souciez de leur bien-être, ce qui les motive à travailler leur le mieux pour vous.

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Supprimer les obstacles à la participation

Le bouche à oreille autour du bureau peut enseigner quelqu'un qu'il ne connaît peut-être pas, mais les télétravailleurs en sont exclus, alors tenez compte de tous les obstacles à la communication lorsque vous planifiez un exercice de consolidation d'équipe. Si le fait de devoir trouver une nouvelle application par eux-mêmes entrave la participation à une activité, les employés peuvent voir l'ensemble de l'effort comme une gêne. Supprimer les obstacles à la participation aux exercices de consolidation d'équipe grâce à l'éducation dans des domaines tels que la technologie permet à tout le monde d'adhérer plus facilement et d'en récolter les avantages.

Bien entendu, l'établissement d'un modèle hybride stable dépend de la force et de la sécurité du réseau. Équiper les télétravailleurs d'un haut débit et d'une fibre de qualité, ainsi que de couches de sécurité supplémentaires — comme la protection sur les réseaux publics, les mises à jour automatiques du pare-feu et le chiffrement du PC — leur permet de rejoindre plus facilement l'équipe -activités de construction. Lorsque vous prenez en considération les obstacles qui peuvent amener les travailleurs à distance à être laissés pour compte, ils se sentent valorisés et inclus et veulent bien faire leur travail.

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Assurez-vous que vos coéquipiers vont bien

Il peut être facile pour les employés de négliger leur santé lorsqu'ils sont isolés de le reste de l'équipe, donc inclure les travailleurs à distance dans votre team building vous permet de savoir qu'ils se débrouillent bien. Les télétravailleurs trouvent souvent qu'aller de la chambre au bureau à domicile est leur exercice de la journée, alors créez des voies de communication qui encouragent l'activité physique partagée. Une promenade à l'heure du déjeuner autour du bâtiment peut devenir un exercice de consolidation d'équipe à distance via un chat vidéo, et tout le monde peut profiter de l'engagement social positif.

Les exercices de consolidation d'équipe peuvent également favoriser la santé mentale des travailleurs à distance. Non seulement le reste de l'équipe élève les travailleurs à distance grâce au soutien social, mais ils se retrouvent également avec plus d'empathie pour leurs coéquipiers distants. Dans un programme de consolidation d'équipe, mes collègues et moi avons été présentés à une situation hypothétique dans laquelle une femme a été vue en train de dépasser la limite de vitesse, d'éviter la circulation et, enfin, d'exécuter un panneau d'arrêt. Lorsqu'on a demandé aux membres de l'équipe de rassembler des idées sur ce qui se passait et sur la façon de résoudre la situation, les gens ont suggéré que le conducteur était imprudent, peut-être ivre ou simplement perturbateur. Cependant, lorsqu'il a été révélé que sa conduite était due à ses efforts pour obtenir de l'aide pour un bébé qui s'étouffait sur la banquette arrière, la colère au sein du groupe s'est rapidement transformée en empathie. Surtout quand ils travaillent à distance, on ne sait jamais quand les collègues ont un « bébé dans le dos », et cette pratique de consolidation d'équipe nous rappelle de demander s'ils vont bien.

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Encouragez l'apprentissage actif et passif 

L'un des plus grands avantages de travailler dans un bureau est l'apprentissage passif qui a lieu, donc l'encourager chez les travailleurs à distance nécessitera de sérieux efforts de consolidation d'équipe. Avec l'apprentissage actif, certains journaux de formation établis décrivent les étapes pour enseigner un nouveau poste, mais l'apprentissage passif vient simplement du fait d'être en présence de quelqu'un avec plus de compétences ou de connaissances que vous-même. Une personne plus âgée dans le bureau peut ne pas partager intentionnellement ses paroles de sagesse avec des travailleurs juniors afin qu'ils puissent apprendre — ils le font tout simplement.

L'ouverture de la communication entre les travailleurs à distance et les personnes qui peuvent leur enseigner par l'exemple nécessitera l'innovation dans les technologies de la communication. Notre première solution était aussi simple que de mettre en œuvre un transfert de téléphone de bureau à mobile, mais maintenant nous convertissons les utilisateurs en softphones qui les suivent avec leurs ordinateurs. À mesure que de plus en plus d'entreprises embauchent des travailleurs à distance, de plus en plus d'outils apparaîtront pour faciliter cet apprentissage passif très bénéfique entre elles, alors restez proactif dans vos investissements dans l'infrastructure hybride.

La constitution d'équipes ouvre des canaux de communication qui permettent aux employés de développer des relations plus profondes. les uns avec les autres, mais si une partie de votre équipe est éloignée, cela nécessite de nouvelles considérations. Lorsque vous rendez des activités amusantes et fonctionnelles facilement accessibles à tous les employés, ils apprennent à mieux travailler ensemble, peu importe où ils se trouvent. Lorsque vous vous souciez de vos collègues et appréciez leur contribution à l'équipe, le désir de voir tout le monde réussir vient plus naturellement, et une plus grande productivité s'ensuit.