Comment rendre vos réunions de statut hebdomadaires plus excitantes

Les réunions d’équipe sont souvent le signe le plus révélateur de la culture d’une organisation. Et qui parmi nous n’a pas assisté à la douloureusement sec et réunion de statut hebdomadaire ennuyeuse? Le format est prévisible : chaque personne partage son statut de travail, puis se retrouve avec une toute nouvelle liste de tâches à la fin.

Les réunions de statut peuvent être utiles. Mais la plupart des employés se déconnectent de ces réunions jusqu’à ce qu’il soit temps de parler. Cela va à l’encontre de l’objectif de partager des informations et de participer à une réunion. Ce format ne pourrait pas être pire pour l’engagement des employés et le moral de l’organisation. Cela amène les employés à rêver, à se mettre en sourdine, à faire semblant de prendre des notes sur leur ordinateur portable tout en parcourant Facebook, à parcourir d’autres emplois sur LinkedIn, etc. Et avec les réunions à distance, désengagement devient encore plus probable.

Les réunions improductives sont plus qu’une simple nuisance occasionnelle. Selon rechercher, l’employé moyen passe 35 % de son temps en réunion, dont environ 67 % sont considérées comme improductives. Il en résulte un coût total de 47 millions de dollars par an en heures de main-d’œuvre.

Voulez-vous transformer les réunions de votre organisation d’une expérience routinière et inestimable en une expérience motivante et inspirante ? Si tel est le cas, commencez par répondre aux questions suivantes et utilisez les conseils ci-dessous :

1. Nos réunions sont-elles efficaces et utiles ?

Nos réunions ont-elles un ordre du jour clair et spécifique au-delà de la mise à jour mutuelle sur les statuts ? Y a-t-il des sujets définis à l’avance qui doivent être discutés ? Les matériaux sont-ils envoyés à l’avance pour réduire temps perdu en réunion? Les réunions sont-elles fortement facilitées afin qu’elles ne s’écartent pas du sujet ?

Conseil : Définissez le contexte de la réunion à l’avance en indiquant les domaines spécifiques qui doivent être discutés. Assurez-vous que seuls les employés concernés par les sujets de la réunion sont tenus d’y assister et gardez-le facultatif pour les autres. Souvent, les réunions peuvent dévier du sujet par un ou plusieurs participants exprimant d’autres préoccupations. Assurez-vous que l’animateur de la réunion est en mesure de maintenir le cap de la réunion et de progresser sur le(s) sujet(s) en cours tout en notant d’autres problèmes pour une discussion de suivi si nécessaire. Essayez de respecter l’ordre du jour prévu de la réunion et de terminer à l’heure. Gardez les réunions rapides et efficaces.

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2. Nos réunions sont-elles inspirantes ?

Réunions de routine qui se produisent sur une base hebdomadaire ou quotidienne peuvent commencer à être pris pour acquis par les dirigeants et les employés. Les réunions ont alors tendance à sauter directement dans les mauvaises herbes : mises à jour de l’état actuel et actions et étapes à venir. Prenez-vous le temps d’inspirer les employés et de les garder attachés aux objectifs généraux ?

Astuce : Nous pouvons rendre ces réunions plus inspirantes en définissant un contexte général au début et à la fin des réunions : itérer la vision du projet, les objectifs et les résultats à long terme (et pourquoi ils sont passionnants). Encourager une attitude d’innovation et l’ouverture pour résoudre les problèmes de nouvelles façons. Plutôt que de sauter dans les mauvaises herbes tout de suite, commencez la réunion en définissant l’intention et les règles de base qui visent à inviter les contributions, l’innovation et les idées folles de tous les membres de l’équipe, quel que soit leur niveau. Le simple fait d’exprimer cette intention peut aider à inspirer un état d’esprit d’ouverture et de non-jugement au sein de l’équipe.

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3. Nos réunions favorisent-elles l’inclusion et la collaboration ?

Les réunions maintiennent-elles une hiérarchie claire ou un différentiel en termes de niveau de contribution ? La conversation de la réunion est-elle dominée par une ou deux personnes ? Y a-t-il suffisamment d’espace pour que chaque membre apporte non seulement son statut, mais aussi ses idées ?

Astuce : Une façon d’augmenter participation aux réunions est de se rappeler que ce ne sont pas tous les individus qui communiquent le mieux par des mots et qu’il peut être difficile d’exprimer ses idées dans un groupe. Les réunions forment souvent un environnement compétitif et stressant dans lequel chaque voix a du mal à se faire entendre, et les plus fortes et les plus affirmées gagnent généralement.

Envisagez d’autres formes de collecte des commentaires de tous les membres : menti.com est un excellent outil pour interroger et crowdsourcing des idées ou utiliser les fonctionnalités de chat sur Zoom. Si vous souhaitez être plus créatif, dirigez un exercice de dessin/diagramme lors de votre réunion, où chaque individu est en mesure de montrer sa vision et ses idées et de les partager avec le groupe. Rechercher des parallèles/synergies entre les idées pour créer un ensemble collaboratif.

4. Dans le même ordre d’idées, nos réunions laissent-elles place à des idées contradictoires ?

Les réunions sont-elles dominées par pensée de groupe, ou les membres de l’équipe sont-ils habilités à s’exprimer en cas de désaccord ? Souvent, les membres les plus discrets d’une réunion sont ceux qui ne sont pas tout à fait d’accord, et ce sont eux qui peuvent avoir besoin d’être entendus.

Conseil : L’un des points les plus importants à retenir pour un animateur de réunion est que le silence n’est pas nécessairement synonyme d’accord. Une compétence précieuse d’un leader est une conscience aiguë du champ collectif de l’équipe et de chaque individu. Si un participant semble moins engagé ou enthousiaste, en tant que leader, il vous incombe d’encourager et de soutenir cette personne à prendre la parole — même si, et surtout si, elle a un point de vue différent. En vous adressant aux personnes par leur nom, vous pouvez dire quelque chose comme : « Kate, on dirait que tu te sens différemment. À quoi penses-tu ?

5. Nos réunions sont-elles appréciées ?

Montrons-nous reconnaissance et appréciation aux individus pour des succès petits et grands en les nommant lors de réunions ? Remercions-nous tous les membres de la réunion pour leurs contributions uniques ?

Conseil : Pour favoriser une culture organisationnelle saine, n’oubliez pas de célébrer les réussites financières et non financières. Mettez l’accent sur tous les objectifs de l’organisation (par exemple, la diversité, la collaboration, les actes de gentillesse) – pas seulement ceux directement liés au gain financier. Souvent, le simple fait de montrer que vous avez remarqué un bon travail suffit à remonter le moral.

Des réunions d’entreprise vraiment constructives dépendent à la fois de la clarté de l’ordre du jour et de l’ouverture interfonctionnelle et interorganisationnelle au partage d’idées et d’opinions. Ce sont les types de réunions auxquelles tous les membres de l’équipe ont hâte d’assister chaque semaine. Ils savent qu’ils auront la chance d’être entendus et d’introduire quelque chose de nouveau. Viser à utiliser de nouvelles techniques de facilitation et une technologie collaborative pour réorganiser les réunions de votre entreprise. Regardez ensuite l’engagement, l’innovation et la performance de vos employés augmenter considérablement.

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