Comment rendre les réunions d’équipe à distance plus courtes et meilleures

Les réunions d’équipe virtuelles sont essentielles pour la collaboration d’équipe à distance et productivité: ils servent de cadre pour s’aligner sur des objectifs communs. Et oui, c’est un lieu. L’équipe doit comprendre que ce lieu de rencontre virtuel est votre lieu de rencontre, votre espace, votre lieu et votre lieu. Cette information leur dit — nous nous rencontrons ici ; nous appartenons ici.

Il ne faut pas grand-chose pour saper la magie lorsque les réunions d’équipe ne fonctionnent pas.

Les réunions sans but ni organisation sont non seulement une perte de temps, mais elles étouffent également la productivité des employés et les irritent. Il n’est pas surprenant que de nombreuses personnes trouvent les réunions incommodes, ennuyeuses, inutiles et tout simplement trop fréquentes.

Voulez-vous que vos employés ressentent cela lors de vos réunions ? Vous voulez que votre équipe soit heureuse, productive et active dans sa communauté de travail.

Nous voici donc avec quelques suggestions pratiques pour organiser des réunions plus courtes et plus productives tout en évitant les pièges courants du travail à distance. Vous voulez des performances élevées.

1. Devrions-nous nous rencontrer ou ne devrions-nous pas nous rencontrer ?

Personne n’aime perdre leur temps dans des réunions inefficaces ; donc avant tout :

Déterminez si vous avez vraiment besoin d’une réunion ou si vous pouvez obtenir le même résultat avec une approche différente.

Est-il envisageable d’envoyer un e-mail ou un court message vidéo résumant les points importants de votre réunion ?

Pouvez-vous aborder votre problème lors de la prochaine réunion si votre équipe a des sessions récurrentes pour traiter des changements ou des obstacles ?

Évitez la tentation « d’inviter tout le monde au cas où » et concentrez-vous plutôt sur les participants les plus importants pour le succès de la réunion.

2. Organisez des réunions qui profiteront à toute votre équipe.

Selon des recherches récentes, 42 % des travailleurs à distance se sentent « plus productifs » après avoir travaillé sans interruption pendant une période prolongée. A l’inverse, obtenir tout le monde dans l’exact emplacement virtuel sans perturber la production peut être difficile, surtout si vous travaillez avec une équipe distante qui couvre de nombreux fuseaux horaires.

Avant de convenir d’une heure pour votre réunion, consultez les calendriers pour connaître les heures de travail des personnes.

Au lieu de répartir les réunions tout au long de la journée, envisagez de les regrouper pour créer de grandes fenêtres de temps de travail ininterrompu.

Évitez de programmer un grand nombre d’urgences ou de réunions imprévues, car elles peuvent entraîner une interruption de la journée de travail normale d’un employé.

Encouragez les membres de votre équipe à suivre leurs propres horaires.

En conséquence, la rencontre planificateurs aura une meilleure compréhension des meilleurs jours et heures pour tout le monde.

3. Élaborez une stratégie de réunion d’équipe approfondie.

Il est essentiel de définir un ordre du jour clair pour chaque réunion virtuelle comprenant les éléments suivants :

De plus, il y a une restriction de temps pour chaque composant et des points de discussion cruciaux.

Préposés

Chaque membre de l’équipe participe à la réunion selon vos attentes.

Tout document pertinent

Outre les questions-réponses ou le débat,

Fixez une limite de temps de réunion et respectez-la – vous voulez que vos réunions soient aussi productives que possible !
Tout le monde peut se préparer si le plan est partagé à l’avance.

4. Gardez l’attention de tout le monde.

Tous les composants que nous avons décrits sont nécessaires pour qu’une réunion virtuelle ait lieu.

Mais vient maintenant la partie délicate : garder l’équipe engagée tout au long de la réunion.

Vous devez travailler deux fois plus dur pour produire des conversations réalistes en personne dans un environnement virtuel, car vous ne les avez pas toutes dans un environnement de bureau.

Passez quelques minutes au début de la réunion à vérifier avec tout le monde, à suivre ce qui se passe ou simplement à discuter de la série la plus récente dont tout le monde parle.

Cela renforcera la culture de votre équipe tout en favorisant une atmosphère ouverte et accueillante.

N’oubliez pas non plus que la collaboration à distance peut être plus difficile ou stressante que la collaboration en face à face.

Selon des études, Microsoft a observé que les indications d’ondes cérébrales associées au surmenage et au stress sont beaucoup plus élevées dans les réunions vidéo que dans le travail sans réunion.

Dans une conférence virtuelle, les participants doivent maintenir un contact visuel régulier avec l’écran pour extraire les informations essentielles et rester engagés. Malheureusement, il existe peu d’indices non verbaux pour les aider à lire la pièce ou à savoir quand c’est à leur tour de parler.

Pour garder l’attention de votre équipe et vous assurer que chacun dans l’équipe a un rôle, essayez de diviser les longues réunions par de petites pauses toutes les trente minutes.

Les auditeurs passifs ont tendance à s’ennuyer ou à être distraits, mais leur donner un rôle peut les aider à avoir l’impression de faire partie de l’action.

Qui prendra des notes, par exemple ?

Qui est en charge du suivi ?

5. Ayez en tête un objectif précis de réunion d’équipe avant de partir.

Ne quittez jamais une réunion sans avoir clairement exprimé votre intention et vérifié que les objectifs de votre réunion ont été atteints.

Tout le monde devrait quitter une réunion en sachant tout ce qu’il y a à savoir sur les sujets suivants :

• Quels sont vos plans pour l’avenir?
• Qui est responsable de chaque tâche ?
• Quand chaque devoir est-il dû ?
• Quand aura lieu la prochaine réunion ?

Enfin, gardez une trace de vos coups d’œil après la réunion afin que tous les membres de votre équipe sachent qui travaille sur quoi et comment cela se développe.

Et – vraiment (les patrons) – pensez à vous retirer de la réunion à la fin et laissez votre équipe virtuelle et votre équipe de bureau avoir quelques minutes pour discuter ensemble – sans que vous soyez assis là à observer.

Crédit image en vedette : Photo de Kampus Production ; Pexel ; Merci!

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