Les opinions exprimées par les contributeurs d’Entrepreneur sont les leurs.
En tant que propriétaire d’une société de conseil en production médiatique et en communication, je suis personnellement témoin d’une communication épouvantable. Je souhaite partager quelques histoires vraies illustrant trois problèmes de communication courantspuis proposez plusieurs moyens d’améliorer la communication au sein d’une entreprise.
Incohérence
Beaucoup sautent dans le train du récit d’employés pour donner aux gens le sentiment qu’ils font partie de l’organisation. Un grand fabricant de meubles a décidé de présenter le bon travail des employés dans une communication vidéo mensuelle que mon entreprise produisait. Le fabricant a contacté ses employés pour qu’ils lui soumettent leur histoire ou celle d’un collègue. Le vice-président senior a pensé que ce serait amusant d’interviewer les personnes sélectionnées sous forme de talk-show. Nous en avons produit quelques-uns mais nous avons arrêté car le leader ne trouvait pas le temps de faire le show.
Les programmes de communication qui démarrent puis s’éteignent employés frustrés et sceptique. (Remarque : j’ai mis en garde l’entreprise contre l’utilisation de ce format. C’est formidable si un leader a le temps et s’engage dans ce programme. Je ne pensais pas que cela fonctionnerait ici. Ce n’est pas le cas.)
Un autre client a décidé d’organiser des webinaires clients. Ils ont commencé avec deux par mois, mais ont vite découvert que la collecte du contenu prenait beaucoup de temps et ont rapidement pris du retard. Après avoir fait grand bruit sur l’effort, ils ont suspendu l’effort. Ils ont ensuite recommencé avec une offre réduite d’une fois par mois. Même si cela n’a pas eu d’effet désastreux sur leur réputation, il aurait été préférable de commencer lentement, de se constituer une audience puis de s’élargir.
En rapport: Corriger les erreurs de communication du leadership
Contenu et messages médiocres
Faire passer le bon message est essentiel pour que la communication soit réussie. Cela signifie obtenir l’avis des bonnes personnes au bon moment. Par exemple, un de mes clients a dû retarder le lancement d’un produit. Le produit était prêt. Cependant, l’équipe travaillant sur les différents supports de communication n’a pas réussi à inclure dès le début des experts clés. Quand le outils marketing ont été soumis pour approbation, ils ont découvert que le message n’était pas ciblé. Les imprimés et les vidéos ont dû être retravaillés, ce qui a augmenté les coûts et entraîné des retards dans le lancement.
Une communication qui ne parvient pas à passionner
Il y a plusieurs années, un de mes amis travaillait dans un grand cabinet comptable. Il avait fait pression pour que je vienne travailler avec certaines de leurs équipes pour améliorer leurs présentations. Il n’a pas réussi jusqu’à ce que ceci se produise :
Une équipe d’audit s’est rendue sur place pour présenter à un client et renouveler le contrat pour l’année suivante. Ils ont été informés après la réunion que l’affaire serait transférée à un concurrent. Lorsqu’on lui a demandé de comprendre ce qui s’était passé, le client a signalé que la présentation de l’équipe d’audit était ennuyeuse. C’est exact, ennuyeux.
Je sais ce que vous pensez : « Les audits, bien que nécessaires, ne sont pas vraiment passionnants pour la plupart des gens. » Ce n’est pas le propos. Le client voulait être engagé, peut-être même impressionné. L’équipe n’a pas réussi à communiquer son enthousiasme et son désir de travailler avec ce client, et elle a perdu l’entreprise.
Obstacles à la communication
Les organisations font preuve d’une grande discipline dans des domaines tels que la production ou la finance, mais pas en matière de communication. Certains ne reconnaissent pas ou ne donnent pas la priorité à la nécessité de programmes de communication. Ils supposent que cela se produira naturellement. Malheureusement, ce n’est pas le cas. Au fil des années, de nombreuses organisations sont devenues cloisonnées. Tout le monde a une initiative, mais les départements ne disposent d’aucun outil pour collaborer et partager des informations.
Le recours à la messagerie vocale, aux e-mails et aux réseaux sociaux augmente les problèmes de communication, car les gens ne se parlent pas. Au lieu de nous aider, la technologie devient une raison pour ne pas communiquer. Alors que les réunions virtuelles ont explosé, rares sont ceux qui savent comment être efficaces, qu’ils les dirigent ou qu’ils y participent. Les gens ont été négligents en matière de préparation et de présentation.
Ces obstacles peuvent détourner la communication et avoir un impact négatif résultats commerciaux, comme le démontrent mes exemples. Une grande partie de la solution pour surmonter les obstacles à la communication commence par les cadres supérieurs et les autres personnes occupant des postes d’influence qui en font une priorité.
En rapport: Comment exploiter le pouvoir de la communication face aux défis
Trois étapes pour mettre la communication sur la bonne voie
La première étape pour améliorer la communication consiste à mettre en place un plan de communication ciblé. Celui qui est clair, cohérent et réalisable. Vous vous souvenez de mon exemple de narration ci-dessus ? Le plan n’a pas besoin d’être compliqué. Cela doit prendre en compte l’ensemble de l’organisation, depuis ceux qui travaillent dans l’usine ou en première ligne jusqu’à ceux qui sont sur le terrain et dans les coulisses. Que doivent savoir les gens ? Quels sont les meilleurs moyens de communiquer l’information pour que tout le monde puisse y accéder ? Quelle est la fréquence des communications ?
La deuxième étape consiste à bâtir une organisation composée de bons communicateurs. Nombreux rapport d’études que 86 % des employés et des cadres citent une communication et une collaboration inefficaces comme la principale cause des échecs sur le lieu de travail. La communication n’est pas simplement l’affaire des ressources humaines, du service communication ou du service marketing. Tout le monde doit être engagé. Certaines personnes sont naturellement douées pour cela, mais la plupart ont besoin d’aide. Il existe des opportunités d’apprentissage accessibles à partir de diverses sources, mais assurez-vous que le niveau et le contenu sont adaptés à l’équipe.
La troisième étape consiste à utiliser les bons outils pour partager la communication. Il peut s’agir d’un portail interne, d’un système de diffusion électronique, de réunions en direct ou d’événements diffusés en direct. Il y a tellement d’outils que cela peut être écrasant. Un consultant en communication peut vous aider à vous y retrouver, mais le meilleur conseil est d’utiliser la technologie la plus simple pour faire le travail. Enfin, les résultats du plan de communication doivent être surveillés. Cela peut être quelque chose d’aussi simple qu’une enquête de communication.
En rapport: Comment une communication efficace avec les employés augmente la productivité
mars 20, 2024
Comment remédier à une mauvaise communication sur le lieu de travail
Les opinions exprimées par les contributeurs d’Entrepreneur sont les leurs.
En tant que propriétaire d’une société de conseil en production médiatique et en communication, je suis personnellement témoin d’une communication épouvantable. Je souhaite partager quelques histoires vraies illustrant trois problèmes de communication courantspuis proposez plusieurs moyens d’améliorer la communication au sein d’une entreprise.
Incohérence
Beaucoup sautent dans le train du récit d’employés pour donner aux gens le sentiment qu’ils font partie de l’organisation. Un grand fabricant de meubles a décidé de présenter le bon travail des employés dans une communication vidéo mensuelle que mon entreprise produisait. Le fabricant a contacté ses employés pour qu’ils lui soumettent leur histoire ou celle d’un collègue. Le vice-président senior a pensé que ce serait amusant d’interviewer les personnes sélectionnées sous forme de talk-show. Nous en avons produit quelques-uns mais nous avons arrêté car le leader ne trouvait pas le temps de faire le show.
Les programmes de communication qui démarrent puis s’éteignent employés frustrés et sceptique. (Remarque : j’ai mis en garde l’entreprise contre l’utilisation de ce format. C’est formidable si un leader a le temps et s’engage dans ce programme. Je ne pensais pas que cela fonctionnerait ici. Ce n’est pas le cas.)
Un autre client a décidé d’organiser des webinaires clients. Ils ont commencé avec deux par mois, mais ont vite découvert que la collecte du contenu prenait beaucoup de temps et ont rapidement pris du retard. Après avoir fait grand bruit sur l’effort, ils ont suspendu l’effort. Ils ont ensuite recommencé avec une offre réduite d’une fois par mois. Même si cela n’a pas eu d’effet désastreux sur leur réputation, il aurait été préférable de commencer lentement, de se constituer une audience puis de s’élargir.
En rapport: Corriger les erreurs de communication du leadership
Contenu et messages médiocres
Faire passer le bon message est essentiel pour que la communication soit réussie. Cela signifie obtenir l’avis des bonnes personnes au bon moment. Par exemple, un de mes clients a dû retarder le lancement d’un produit. Le produit était prêt. Cependant, l’équipe travaillant sur les différents supports de communication n’a pas réussi à inclure dès le début des experts clés. Quand le outils marketing ont été soumis pour approbation, ils ont découvert que le message n’était pas ciblé. Les imprimés et les vidéos ont dû être retravaillés, ce qui a augmenté les coûts et entraîné des retards dans le lancement.
Une communication qui ne parvient pas à passionner
Il y a plusieurs années, un de mes amis travaillait dans un grand cabinet comptable. Il avait fait pression pour que je vienne travailler avec certaines de leurs équipes pour améliorer leurs présentations. Il n’a pas réussi jusqu’à ce que ceci se produise :
Une équipe d’audit s’est rendue sur place pour présenter à un client et renouveler le contrat pour l’année suivante. Ils ont été informés après la réunion que l’affaire serait transférée à un concurrent. Lorsqu’on lui a demandé de comprendre ce qui s’était passé, le client a signalé que la présentation de l’équipe d’audit était ennuyeuse. C’est exact, ennuyeux.
Je sais ce que vous pensez : « Les audits, bien que nécessaires, ne sont pas vraiment passionnants pour la plupart des gens. » Ce n’est pas le propos. Le client voulait être engagé, peut-être même impressionné. L’équipe n’a pas réussi à communiquer son enthousiasme et son désir de travailler avec ce client, et elle a perdu l’entreprise.
Obstacles à la communication
Les organisations font preuve d’une grande discipline dans des domaines tels que la production ou la finance, mais pas en matière de communication. Certains ne reconnaissent pas ou ne donnent pas la priorité à la nécessité de programmes de communication. Ils supposent que cela se produira naturellement. Malheureusement, ce n’est pas le cas. Au fil des années, de nombreuses organisations sont devenues cloisonnées. Tout le monde a une initiative, mais les départements ne disposent d’aucun outil pour collaborer et partager des informations.
Le recours à la messagerie vocale, aux e-mails et aux réseaux sociaux augmente les problèmes de communication, car les gens ne se parlent pas. Au lieu de nous aider, la technologie devient une raison pour ne pas communiquer. Alors que les réunions virtuelles ont explosé, rares sont ceux qui savent comment être efficaces, qu’ils les dirigent ou qu’ils y participent. Les gens ont été négligents en matière de préparation et de présentation.
Ces obstacles peuvent détourner la communication et avoir un impact négatif résultats commerciaux, comme le démontrent mes exemples. Une grande partie de la solution pour surmonter les obstacles à la communication commence par les cadres supérieurs et les autres personnes occupant des postes d’influence qui en font une priorité.
En rapport: Comment exploiter le pouvoir de la communication face aux défis
Trois étapes pour mettre la communication sur la bonne voie
La première étape pour améliorer la communication consiste à mettre en place un plan de communication ciblé. Celui qui est clair, cohérent et réalisable. Vous vous souvenez de mon exemple de narration ci-dessus ? Le plan n’a pas besoin d’être compliqué. Cela doit prendre en compte l’ensemble de l’organisation, depuis ceux qui travaillent dans l’usine ou en première ligne jusqu’à ceux qui sont sur le terrain et dans les coulisses. Que doivent savoir les gens ? Quels sont les meilleurs moyens de communiquer l’information pour que tout le monde puisse y accéder ? Quelle est la fréquence des communications ?
La deuxième étape consiste à bâtir une organisation composée de bons communicateurs. Nombreux rapport d’études que 86 % des employés et des cadres citent une communication et une collaboration inefficaces comme la principale cause des échecs sur le lieu de travail. La communication n’est pas simplement l’affaire des ressources humaines, du service communication ou du service marketing. Tout le monde doit être engagé. Certaines personnes sont naturellement douées pour cela, mais la plupart ont besoin d’aide. Il existe des opportunités d’apprentissage accessibles à partir de diverses sources, mais assurez-vous que le niveau et le contenu sont adaptés à l’équipe.
La troisième étape consiste à utiliser les bons outils pour partager la communication. Il peut s’agir d’un portail interne, d’un système de diffusion électronique, de réunions en direct ou d’événements diffusés en direct. Il y a tellement d’outils que cela peut être écrasant. Un consultant en communication peut vous aider à vous y retrouver, mais le meilleur conseil est d’utiliser la technologie la plus simple pour faire le travail. Enfin, les résultats du plan de communication doivent être surveillés. Cela peut être quelque chose d’aussi simple qu’une enquête de communication.
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