Comment nous définissons les attentes en matière de communication en tant qu’équipe entièrement distante

En tant qu’équipe entièrement à distance de plus de 80 personnes, la façon dont nous communiquons est essentielle à la façon dont nous fonctionnons en tant qu’entreprise, collaborons et construisons une solide culture à distance. Comme on dit, clair est gentil. Nous visons donc à être clairs dans notre communication les uns avec les autres au sein de l’équipe, et clairs en tant qu’entreprise quelles sont ces attentes en matière de meilleures pratiques de communication afin que tout le monde puisse être aligné.

Nous n’avions pas toujours écrit nos attentes en matière de communication. Lorsque j’ai rejoint Buffer en 2016, c’est quelque chose que j’ai appris à travers les autres lors de mon intégration. À l’époque, nous avions un document expliquant comment nous abordons les conversations avec nos clients pour être respectueux et rester proches de nos valeurs, et ce document a également guidé la façon dont nous nous sommes parlé. Nous l’avons écrit ces dernières années pour apporter de la clarté aux meilleures pratiques tacites et aussi comme un outil utile lors de l’intégration de nouveaux coéquipiers qui ne sont pas encore familiers avec nos pratiques de communication chez Buffer.

Vous trouverez ci-dessous un extrait direct de notre wiki interne avec nos attentes en matière de communication pour les coéquipiers de Buffer. Lisez-le et faites-nous part de vos réflexions sur Twitter!

Attentes en matière de communication

Veuillez vous assurer que vos notifications et vos filtres de messagerie sont configurés de manière appropriée pour votre rôle, les outils de votre rôle et les besoins de votre région en fonction de ces directives.

1. Consultez nos meilleurs outils de communication, quotidiennement ou hebdomadairement.

Il existe de nombreux outils que nous utilisons pour communiquer, et bien qu’il soit important de fixer des limites pour les notifications, en tant qu’équipe à distance, il est également essentiel d’être attentif à notre communication et de vérifier certains outils quotidiennement ou hebdomadairement.

Outils à vérifier quotidiennement

• Slack : veuillez consulter Slack chaque jour où vous travaillez et mettre à jour votre statut ou votre nom pour indiquer si vous êtes en vacances, en congé sabbatique ou en congé familial et, si possible, si vous êtes absent pour des raisons imprévues comme une maladie ou un jour personnel.
• Fils: Threads est notre principal outil de communication, veuillez donc vous connecter au moins une fois par jour et marquer Threads pour un suivi si nécessaire.

Selon votre rôle :

• En fonction de votre équipe et de votre rôle, il peut être judicieux pour vous de vérifier également Notion, Jira, Paper ou Trello quotidiennement. Vérifiez auprès de votre responsable ou de l’équipe People si vous n’êtes pas sûr.

Outils à vérifier chaque semaine

• E-mail : Bien que l’e-mail ne soit pas nécessairement crucial pour de nombreux rôles chez Buffer, il est important que vous vérifiiez votre e-mail et répondiez ou transmettiez tous les e-mails qui pourraient vous arriver.
• Notion : le siège social, en particulier, est la plaque tournante du travail de projet. Consultez le tableau de bord de votre équipe pour suivre l’avancement du projet et ajouter des mises à jour.

Selon votre rôle :

• En fonction de votre équipe et de votre rôle, il peut être judicieux pour vous de vérifier également Jira, Dropbox Paper ou Trello chaque semaine.

2. Répondez en temps opportun lorsque vous êtes tagué.

Répondez sur Slack le jour même.

Sur Slack, si quelqu’un vous mentionne spécifiquement @ ou vous envoie un DM, on s’attend à ce qu’il reçoive une réponse d’ici la fin de votre journée de travail normale, en supposant que vous travaillez une journée normale.

Répondez dans Threads dans les deux jours si vous êtes tagué, une semaine sinon.

Sur Threads, si vous êtes spécifiquement mentionné dans un Thread, on s’attend à ce que vous répondiez dans les deux jours ouvrables. Si vous attendez une réponse de quelqu’un et qu’il ne répond pas dans les deux jours, n’hésitez pas à le contacter à nouveau.

Si vous n’êtes pas mentionné spécifiquement et que ce n’est pas opportun, le délai de réponse peut aller jusqu’à une semaine.

Certains fils de discussion ne nécessitent pas de réponse, mais simplement un accusé de réception sous la forme d’un emoji. Dans ce cas, ces délais de réponse ne s’appliquent pas.

Pour tous les autres outils (commentaires Dropbox Paper, commentaires Notion, Jira, Trello, etc.), l’attente est de deux jours.

3. Sachez quand utiliser asynchrone ou synchrone.

Nous encourageons communication asynchronebien que nous ne communiquions pas seulement de manière asynchrone, et que la communication synchrone joue toujours un rôle important chez Buffer.

Synchrone
Si quelque chose est urgent, s’il y a beaucoup de personnes impliquées ou si quelque chose est vraiment complexe, alors communiquez via des canaux synchrones. Ceux-ci inclus:

• Mou
• Zoom
• Potentiellement – envoyer des SMS ou appeler si vous ne pouvez pas joindre quelqu’un.

Asynchrone
Si quelque chose n’est pas urgent ou n’est pas urgent, alors communiquez de manière asynchrone via :

• Mou
• Papier Dropbox
• Notion
• Fils

4. Gardez votre calendrier à jour.

Assurez-vous que votre agenda Google reflète vos heures de travail et utilisez-le pour bloquer les heures de déjeuner ou les rendez-vous afin d’éviter les doubles réservations.
Donnez au moins un jour ouvrable si possible si vous devez reprogrammer une réunion. Nous comprenons que des choses arrivent, et ce n’est pas toujours possible ; s’il vous plaît donner autant d’avertissement que vous le pouvez.

Attentes de communication par outil

Mou

• Vous êtes responsable de la gestion de vos temps d’arrêt. Il est important que les gens puissent se parler même lorsque le destinataire n’est pas là. Si nous sommes chacun responsables de nos propres temps d’arrêt (c’est-à-dire, vous mettre en place sur Ne pas déranger lorsque vous êtes hors ligne, que vous ne travaillez pas ou que vous êtes dans la zone ; contrôler les notifications sur votre téléphone si vous choisissez d’y installer Slack), nous donnons au reste de l’équipe toute liberté de communiquer comme ils le souhaitent. Il est alors de votre responsabilité de traiter le message lorsque vous êtes prêt. (Pointe: marquez comme non lu, ajoutez une étoile ou cliquez sur « rappelle-moi » pour tous les éléments sur lesquels vous devez agir afin de ne pas oublier !)
• Chaînes publiques par défaut : En cas de doute, postez toujours un message où tout le monde peut le lire. Tenez tout le monde au courant des choses qui ne sont pas privées !
• Utilisez le statut et le profil pour communiquer la disponibilité : Partagez votre statut pour faire savoir aux gens que vous êtes malade, en vacances ou simplement en pleine période de concentration. De plus, Buffer Profils lâches incluent de nombreuses informations intéressantes telles que le fuseau horaire, les heures de connexion et de déconnexion typiques et les liens Calendly. Assurez-vous que le vôtre est rempli pour aider les gens à comprendre comment communiquer au mieux avec vous et vérifiez ceux des autres pendant que vous travaillez avec eux.
• Soyez délibéré sur vos notifications : Nous recommandons de conserver Paramètres de notification recommandés par Slack: uniquement les messages directs, @yous et les mots en surbrillance. Ces paramètres éliminent le souci de manquer des messages importants sans que votre téléphone ou votre ordinateur ne s’éteigne toute la journée avec des conversations moins importantes.
• Communiquez de manière proactive : Lorsque vous envoyez un ping à quelqu’un, donnez à cette personne tout le contexte dont elle aura besoin pour vous répondre. (par exemple, pas besoin d’envoyer un message « Salut Joel ! », puis d’attendre une réponse avant d’en dire plus). Incluez des liens, des documents, votre date limite ou le temps de réponse souhaité, et tout ce qui peut faire avancer la conversation de manière asynchrone.
• Enfilez quand vous le pouvez : L’utilisation de fils de discussion pour répondre à des points spécifiques nous aide tous à suivre les conversations que nous devons suivre.
• Quittez/modifiez Slack lorsque vous avez besoin de vous concentrer : Tu peux éloignez-vousactivez Ne pas déranger ou définir votre statut en mode de mise au point lorsque vous souhaitez vous concentrer sur quelque chose sans être interrompu.
• Ne vérifiez pas constamment les messages dans le système de chat : Avoir des messages non lus sur Slack ne signifie pas que vous devez les lire immédiatement ! Laissez les gens faire leur travail pendant que vous faites le vôtre. Enregistrez la vérification des messages lorsque vous êtes hors de votre zone de concentration.
• @canal ou @ici ?: Inclure @channel dans un message notifiera tous ceux qui sont dans la salle de discussion, mais utiliser @here notifiera uniquement les personnes qui se trouvent être en ligne à ce moment-là. Pour les annonces non urgentes, @ici est toujours préférable. Utilisez @channel et @everyone uniquement pour les urgences – il envoie des notifications push et par e-mail à tout le monde, y compris les personnes qui peuvent être hors ligne ou en vacances.

Fils

• Utilisez Threads principalement pour les annonces, les mises à jour, les threads asynchrones et la prise de décision.
• Utilisez la fonction de suivi. (Remarque : on s’attend à ce que vous ne laissiez pas un fil de discussion marqué pour un suivi au-delà du temps qu’il vous faut pour agir dessus.) Marquez les fils de discussion pour un suivi si vous voulez vous rappeler de répondre plus tard. Cependant, veillez à ne pas laisser les discussions marquées comme pour le suivi sans répondre. Cela laisse les autres dans le fil incertains de votre réponse.
• Utilisez la fonction « Marquer comme décision » pour les décisions. Lorsque vous utilisez Threads pour prendre des décisions, assurez-vous de marquer le commentaire sur lequel vous atterrissez comme une décision en tant que telle afin qu’il se démarque dans la conversation. Tout le monde peut marquer un commentaire comme une décision.
• Rejoignez uniquement les espaces avec lesquels vous travaillez régulièrement. Pour que les espaces restent pertinents, veuillez ne rejoindre que les espaces avec lesquels vous travaillez régulièrement. Si vous souhaitez consulter les discussions, vous pouvez cliquer sur les titres du fil de récapitulation hebdomadaire et ainsi ne pas avoir à « rejoindre » les espaces qui ne sont pas applicables.

E-mail

• Définissez une réponse d’absence du bureau lorsque vous êtes absent. Pour que toute personne qui vous contacte sache où adresser sa question ou quand attendre votre retour.
• Transférez les e-mails qui vous parviennent mais qui sont destinés à une autre personne.

Google Agenda

• Définissez vos heures de travail. Définissez vos heures de travail dans Google Agenda afin que vos coéquipiers sachent quand ils peuvent planifier des réunions avec vous. Voici comment ajouter vos heures de travail au calendrier Google.
• Inclure un lien Zoom dans toutes les invitations aux réunions. Zoom devrait se remplir automatiquement lors de la création de réunions dans Google Agenda. Contactez l’équipe People si ce n’est pas le cas pour vous.