Comment les organisateurs d'événements peuvent cultiver la résilience

Avril
17, 2020

4 min de lecture

Les opinions exprimées par les entrepreneurs sont les leurs.

Il y a un peu plus d'un mois, les organisateurs de SXSW ont annulé la vitrine annuelle de la musique, de la technologie et de la culture, causant un 355,9 millions de dollars à l'écosystème d'Austin. C'était l'une d'une douloureuse série d'annulations similaires, laissant les promoteurs et producteurs d'événements – et les artistes et les communautés auxquels ils offraient une plate-forme – sous le choc de pertes énormes.

Néanmoins, de nombreux leaders dans les événements et les espaces d'accueil font preuve d'une véritable résilience au milieu d'une situation en constante évolution qui menace les moyens de subsistance de leurs entreprises et de leurs employés. Voici comment d'autres personnes confrontées à des défis comparables peuvent emboîter le pas.

1. La communauté reste au cœur

En fin de compte, ce qui rassemble un événement, c'est la communauté des personnes qui souhaitent participer dans un but commun. Au cours de la semaine de l'annulation de SXSW, GritDaily, une source d'informations pour les marques de la génération Y et de la génération Z, a fait le choix de poursuivre sa programmation originale en personne à Austin. Son co-fondateur et rédacteur en chef, Andrew Rossow, a déclaré à propos de la décision que: «Le renforcement de la communauté était notre intention centrale. Beaucoup étaient dévastés par l'annulation de SXSW, mais nous étions tous ensemble à Austin et savions qu'il y avait encore une opportunité pour la magie. La communauté nous rend plus optimistes et nous étions tous dans la même ville de toute façon. »

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Le fondateur Jordan French et son équipe ont décidé de poursuivre leur programmation via des appels Zoom à distance et d'autres mesures de distanciation sociale avant des ordonnances d'abris sur place avaient été instituées dans tous les États, soulignant comment de nouvelles innovations pouvaient se produire sans perdre de vue la communauté.

2. Prouvez la fidélité de vos participants

Comme des décisions difficiles concernant les annulations et les reports ont été prises lors de conférences, de sommets et d'événements à grande échelle, les remboursements de billets représentaient la plus grande menace pour la viabilité économique des organisateurs, mais une multitude d'organisateurs les ont quand même respectées ( Intransigeance de Ticketmaster nonobstant). Et les compagnies aériennes et la plupart des hôtels ont emboîté le pas. S'il existe un moyen de réduire l'impact sur vos participants, faites-le. Revenant au principe de construction communautaire, c'est le moment de prouver à vos consommateurs que vous prendrez soin d'eux. Les participants qui se sentent oubliés ou qui ont du mal à recevoir un remboursement n'oublieront pas de sitôt que cette interruption de la communication et du service client est terminée.

3. Devenez virtuel pour offrir la même valeur

Enfin, profitez de toutes les opportunités pour devenir virtuel. Bien que ce ne soit pas la même chose que de rassembler des gens en personne, il y a des avantages, tels que la possibilité de rejoindre ceux qui à l'origine n'allaient pas assister à l'événement et de fournir la valeur souhaitée qui a obligé les participants à acheter des billets en premier lieu. Même lorsque des reports sont effectués, voyez comment vous pouvez maintenant offrir de la valeur pour aider à planter les graines pour la poursuite du développement de la communauté. Comme l'observe David Alexander, directeur des services aux étudiants de International Career Institute «Une idée d'entreprise réussie doit tenir les promesses des clients et dépasser les attentes. Comment pouvez-vous utiliser les événements virtuels pour remplir les mêmes promesses que vous avez faites aux participants , tout en dépassant les attentes? "

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Demandez aux conférenciers et aux panélistes s'ils seraient prêts à convertir leurs exposés en matériel en ligne pour l'instant, et profitez des forums communautaires ou des groupes Facebook pour garder les participants connectés et le réseautage. Découvrez quels programmes et ressources supplémentaires vous pouvez ajouter pour dépasser les attentes. Les présentations virtuelles viennent à une fraction du coût des événements en personne et prouveront à votre communauté de participants que vous vous souciez de leur croissance, de leur développement et de la communauté dans son ensemble, même en ces temps dévastateurs.

C'est à ce moment-là que les entreprises – en particulier celles qui frappent le plus durement – prouveront la véritable valeur de la résilience.