Comment gérer un flux de travail asynchrone

Octobre
30, 2020

8 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de Entrepreneur sont les leurs.

Asynchrone . Quel vilain mot. Une monstruosité longue et terrible avec quatre consonnes droites au milieu. Je déteste ça. Pourtant, je l’ai probablement dit chaque jour de travail au cours des six derniers mois.

Pourquoi? Eh bien, il n'y a pas de meilleur mot qui capture correctement le concept. Et le concept est fondamental pour savoir comment nous devrons travailler pour le reste de cette année, et la suivante, et une décennie après.

L'avenir du travail est asynchrone. Et à moins que vous ne trouviez un meilleur mot pour cela, cela restera ainsi.

Qu'est-ce que le travail asynchrone?

Nous savons tous que la définition du dictionnaire d’un mot n’est pas toujours alignée sur la façon dont elle est utilisée dans le monde.

Dans le cas de l'asynchrone, Webster vous dira que cela signifie, très simplement, «pas simultanément». Et c’est ainsi que je l’ai toujours utilisé.

Pendant 15 ans au sein d’équipes de produits, j’ai utilisé asynchrone pour décrire une façon de travailler qui minimise les blocages et les goulots d’étranglement. C’est un terme qui vient de la programmation; plutôt que de faire tirer les opérations les unes après les autres dans l'ordre, elles tirent en même temps. Ou, pour le dire autrement, au lieu de suivre un modèle requête-réponse (synchrone), toutes les requêtes se produisent en même temps et les réponses reviennent dès qu'elles sont prêtes (de manière asynchrone).

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Vous n'êtes pas un programmeur? Imaginez que vous venez de commander un café de neuf dollars. La méthode de livraison synchrone impliquerait qu'un seul barista prépare l'expresso, puis mousse le lait, puis fait sonner votre facture. La version asynchrone de ceci implique trois baristas chacun accomplissant leurs tâches indépendamment.

Et pourtant, au milieu d'une pandémie et d'une révolution du travail à distance, le mot asynchrone a pris un sens nouveau. Cela a évolué au-delà de «pas simultanément» et a fini par signifier quelque chose de plus proche de «pas ensemble».

Il est facile de comprendre pourquoi. Nous avons tous été frappés au visage avec une brique appelée la crise sanitaire mondiale, et cela signifiait un changement complet dans notre façon de travailler. Nous sommes passés d'un bureau entouré de nos collègues à un travail à domicile entouré de membres de la famille, d'animaux de compagnie ou de personne du tout. Bien sûr, nous avons continué à communiquer et à collaborer, mais la technologie filtre désormais toutes nos interactions. Il est impossible de contourner le fait que les choses sont différentes. Nous ne sommes tout simplement pas ensemble.

Cela a façonné notre vie professionnelle depuis mars. Cette nouvelle réalité est ce qui se prête au nouveau sens de l'asynchrone. Le travail peut se produire en même temps, mais pas ensemble, et les gens l'appelleront travail asynchrone.

Pensez à deux personnes qui réfléchissent indépendamment pour le même projet. Ils travaillent peut-être en même temps chez eux, mais ils ne communiquent pas ou ne collaborent pas directement entre eux. La plupart d’entre nous diraient qu’ils travaillent de manière asynchrone sans arrière-pensée. Il en va de même pour ces trois baristas, travaillant indépendamment mais simultanément.

En interne, j’ai appelé cela le découplage du travail. (Il n’est pas encore bloqué, mais je le fais). Nous sommes physiquement séparés mais non moins interdépendants.

À moins que tout le monde n'adhère à mon idée de découplage – ou que nous trouvions un nouveau mot pour décrire ce concept – il est temps d'adopter cette nouvelle définition de l'asynchrone.

Maintenant, voici comment nous pouvons réussir dans cette nouvelle réalité.

Les deux clés du succès asynchrone

Il y a deux éléments clés nécessaires pour que le nouveau travail asynchrone… eh bien, fonctionne réellement.

La première clé est la transparence. Oui, le travail asynchrone est exécuté indépendamment, mais cela ne peut pas se faire en secret.

La magie de l'async est la capacité de produire ou de consommer des informations à votre rythme dans votre propre environnement. Mais cela ne fonctionne que si les données dont vous avez besoin sont accessibles quand et où vous en avez besoin.

Lors d'une réunion, le moment et le lieu sont clairement définis. Ce n'est pas le cas pour le travail asynchrone.

Trop souvent, nous négligeons l’impact de notre approche du travail sur la capacité des autres à travailler comme ils le souhaitent. Notre style de travail peut finir par créer de nouveaux silos. C'est pourquoi nous passons X fois par semaine à la recherche d'informations.

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Vous connaissez le vieil adage: " Mes libertés s'arrêtent là où les vôtres commencent. » Nous devons apporter cet état d'esprit à l'environnement de travail. Ma flexibilité de travail s'arrête là où la vôtre commence. Il est essentiel que vous réfléchissiez à l'impact de votre travail sur les autres et que vous intégriez la transparence dans votre approche là où elle est nécessaire.

À quoi cela ressemble-t-il en pratique?

Prenons l'exemple d'une réunion Zoom – la solution synchrone incontournable en ce moment. Malgré le fait que nous ayons tous souffert d'une certaine fatigue de Zoom ces derniers mois, nous continuons à persévérer car nous voulons nous assurer que tout le monde a la possibilité de partager et de recevoir des informations clés. S'il y a cinq ou 10 parties prenantes sur un projet, le recours à des chats ou à des courriels Slack peut entraîner des notifications sans fin et des choses manquées. Ainsi, les appels vidéo sont devenus la norme.

Mais un accent supplémentaire sur la transparence peut vous libérer de la fatigue: cela peut vous libérer de parler avec les autres participants, de dire constamment aux gens qu'ils sont muets et de remarquer à quel point vous êtes échevelé sur la vidéo.

Nous utilisons les appels vidéo, car ils sont ce qui se rapproche le plus de la façon dont nous avons échangé des informations en personne. Mais les plates-formes technologiques transparentes telles que Google Docs et Miro nous offrent des plates-formes intuitives pour la communication et la collaboration sans fatigue oculaire.

Définissez une fenêtre de temps pour que les gens réfléchissent des idées séparément – de manière asynchrone – sur un tableau Miro partagé. Utilisez un document Google pour obtenir des commentaires sur un brief. Partagez une mise à jour de projet dans Asana ou Looker. Vous pouvez partager vos idées, commenter les idées d’autres personnes, poser des questions et même prendre des décisions collectivement sans déclencher votre webcam.

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Les moyens de remplacer les visioconférences par des activités asynchrones ne manquent pas. Mais ils dépendent tous de la transparence totale des informations. Cela signifie un accès égal à l'information et aux outils pour toutes les parties prenantes, des cycles de rétroaction qui se déroulent à l'air libre et des mécanismes collectifs de prise de décision.

Le deuxième élément clé est l'alignement. Le travail asynchrone peut amener les membres de votre équipe à diverger et à perdre le fil conducteur. L'alignement garantit que tout le monde, malgré des routines et des environnements différents, converge vers vos objectifs sans avoir besoin d'une demi-douzaine de réunions quotidiennes.

Un bon alignement d'équipe signifie que chaque membre de votre organisation connaît les objectifs de votre entreprise et son rôle dans leur réalisation. Les équipes alignées sont plus efficaces, elles travaillent plus vite, elles sont plus collaboratives et elles sont généralement plus heureuses.

Construire l'alignement n'a jamais été facile: il faut des efforts constants de la part des gestionnaires pour que les gens continuent à ramer dans la même direction. Le travail à distance n'a fait que rendre cela encore plus difficile en supprimant de nombreux mécanismes que nous utilisions autrefois pour assurer l'alignement. Des choses comme les réunions en personne, les enregistrements au bureau et les conversations impromptues.

La plupart des chefs d'entreprise se sont appuyés sur le travail synchrone pour aligner leurs équipes. Maintenant, ils s'efforcent de s'adapter.

Mais ça va. L'alignement peut se produire de manière asynchrone.

Tout d'abord, établissez des objectifs clairs et mémorables et impliquez votre équipe dans le processus. La clarté des objectifs est essentielle pour le travail asynchrone car tout le monde devrait travailler vers le même point final. Il est important que la définition d'objectifs se fasse sur plusieurs horizons, car vous avez besoin de personnes à toutes les étapes de l'organisation et à tous les moments de la semaine, du trimestre ou de l'année pour savoir dans quoi elles travaillent. Impliquer votre équipe est un raccourci pour obtenir l'adhésion, et l'adhésion signifie l'alignement.

Ensuite, établissez des flux de travail clairs et fonctionnels. Tout le monde devrait savoir ou être capable de voir comment le travail passe de l'idéation à l'achèvement. Ils doivent en particulier connaître leur rôle dans ce flux de travail, et celui de tous les autres. Le fait d'avoir des flux de travail clairement définis renforce l'alignement en supprimant les doutes et les questions évitables de l'équation. Les flux de travail sont comme les garde-corps. Ils vous laissent encore beaucoup de latitude pour vous ajuster et être agile, mais vous empêchent de dévier de votre cap.

Suivez la formule pour un travail asynchrone réussi

La ​​transparence et l'alignement peuvent être examinés indépendamment, mais ils ont un impact l'un sur l'autre. Plus votre organisation est transparente, plus il est facile d'aligner vos équipes. Plus vous êtes aligné, plus il est facile pour vos équipes de promouvoir la transparence.

Une organisation transparente et alignée est une organisation qui prospérera quel que soit son fonctionnement. N'oubliez pas:

Transparence + Alignement = Succès asynchrone

… Nous avons certainement encore besoin d'un meilleur mot pour asynchrone. Faites-moi savoir sur Twitter @marcboscher si vous avez des idées sur ce que nous devrions remplacer, ou si vous aimez ma suggestion de travail "découplé"!