Comment garder vos équipes synchronisées dans différents fuseaux horaires

9 juin 2018

5 min de lecture

Les opinions exprimées par les entrepreneurs sont les leurs.

Le monde s'est mondialisé de plus en plus au cours des dernières décennies. Avec le développement continu et l'avancement de la technologie moderne, notre connectivité internationale est devenue plus forte que jamais. Pour faire face à l'expansion du marché mondial, les entreprises ont commencé à répandre leurs bureaux à travers le monde. Certaines entreprises ont quelques bureaux internationaux, tandis que d'autres n'ont besoin que de gérer des équipes sur les côtes des États-Unis.

Peu importe la catégorie de votre entreprise, il peut être particulièrement délicat de faire des affaires dans plusieurs fuseaux horaires. En mettant en œuvre les pratiques suivantes, les entreprises peuvent maintenir un contrôle solide sur leur communication internationale pour faire avancer les choses.

Établir des règles de base.

Selon la loi de Murphy, tout ce qui peut mal tourner va mal tourner. Alors que les choses peuvent être "business as usual" en ce moment, il est toujours important de se préparer au pire. Si un bureau à l'étranger a un problème de jour au milieu de la nuit, à qui l'équipe devrait-elle s'adresser? Décrivez la chaîne de commandement de votre entreprise et rendez-la accessible à tous dans tous les bureaux. Si quelqu'un n'arrive pas à sortir son produit à temps, mais que son interlocuteur de l'autre côté de la mare est endormi pendant l'urgence, l'employé doit savoir qui d'autre sera éveillé et prêt à aider.

Votre entreprise est-elle prête à gérer une situation d'urgence imprévue?

La mise en place d'un fuseau horaire «de base» – que tout le monde sait synchroniser – peut être une stratégie utile pour certaines entreprises. Par exemple, si une mise à jour est en cours sur l'intranet de l'entreprise, vous pouvez facilement spécifier dans votre notification par courrier électronique qu'il se produira à 16h00. HQT. Le personnel peut alors rapidement déterminer ce que cela signifie pour son bureau et faire bouger les choses sans hoquet.

Savoir quand chatter – et quand ne pas le faire.

Il est facile pour les gens d'arrêter de prêter attention aux conférences téléphoniques le matin ou tard le soir. Le chat vidéo permet une communication plus personnelle et rend la mise au point de contenu de réunion plus naturelle pour les parties concernées. De plus, il est utile que les employés puissent mettre un nom sur un visage, surtout lorsque leurs partenaires travaillent à l'autre bout du pays ou même dans le monde entier

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Bien que le chat vidéo soit un outil fantastique, il est également important de considérer que le clavardage vidéo n'est pas une bonne idée. Si vous faites une erreur sur votre projet, mais que vous avez besoin de l'aide d'un bureau avec un décalage de sept heures par rapport au vôtre, essayez d'éviter les conférences visuelles. Quelqu'un qui vient d'être réveillé par un appel de 5 heures probablement ne veut pas que vous ayez un visuel de sa tête de lit. Cela peut également être vrai pour les réunions et les appels réguliers; Ceux qui s'occupent de ces événements depuis leur domicile peuvent apprécier de ne pas avoir à terminer leur routine matinale avant l'appel. Fixez quelques règles sur le chat vidéo avec lequel les membres de votre équipe se sentent à l'aise.

Horaire, calendrier, calendrier

Selon Harvard Business Review, des réunions cohérentes sont beaucoup plus importantes pour les équipes globales que pour co -groupes localisés. «Des réunions régulières où les gens peuvent se connecter de manière formelle et informelle sont essentielles pour favoriser la cohésion de l'équipe.»

Tandis que vous pouvez parler de votre bébé sur la route ou de l'engagement de votre soeur, des collègues de cross-country peut être manquer sur ces moments critiques. Les connexions informelles garantissent que les collègues internationaux se considèrent comme des humains, et non comme des courriels robotisés sur un écran. Ces réunions permettent également des vérifications formelles concernant les projets, les problèmes et autres développements de bureaux. Juste parce que les bureaux d'une entreprise sont séparés géographiquement ne signifie pas qu'ils devraient être séparés mentalement.

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Avec une certaine planification stratégique, les groupes peuvent programmer des réunions en ligne qui fonctionnent pour les bureaux dans une variété de fuseaux horaires. De telles réunions n'ont pas besoin d'avoir lieu tous les jours (faire correspondre tous ces horaires peut être difficile), mais chaque semaine ou deux gardera tout le monde sur la même page.

Rencontre en personne.

Une des meilleures façons rétrécir l'écart entre deux bureaux, c'est le traverser. Si vous le pouvez, demandez à certains de vos employés de se rencontrer en personne de temps en temps, surtout si leurs postes dépendent régulièrement les uns des autres. Si les travailleurs d'un bureau vous ont rendu visite le mois dernier, parlez à votre superviseur de la visite de leur bureau. Cela ne fonctionnera pas pour tous les bureaux ou toutes les équipes, mais se rencontrer dans la vie réelle peut être utile lorsque vous traitez des projets plus importants et plus importants, et diminue le risque de mauvaise communication par courriel, téléphone ou message.

] Tout comme une équipe située au même endroit, une équipe internationale ou internationale doit s'entraider. Lors de vos réunions d'enregistrement de routine, assurez-vous que tout le monde gère sa charge de travail sans trop de stress. S'il semble y avoir un déséquilibre des projets, comment pouvez-vous l'ajuster pour rendre les choses plus simples? C'est peut-être le moment d'envoyer des employés à l'étranger et de leur donner des mains d'appoint

Trouvez les bons outils.

Le chat vidéo est un moyen pour votre équipe de rester connectée. Investissez dans un logiciel de gestion de projet (Basecamp, Jirra), des outils de discussion tels que Slack, et tout ce que vous pouvez trouver pour gérer la communication et les projets. Après tout, si la communication tombe en panne, votre équipe ne peut pas faire les choses.