Comment embaucher un assistant personnel qui vous fait économiser 10 heures par semaine

juin
18, 2020

6 min de lecture

Les opinions exprimées par les entrepreneurs sont les leurs.

Même si ce n'est pas un secret que l'embauche d'un assistant personnel peut aider les fondateurs et les cadres à gagner du temps, peu savent vraiment comment bien le faire. D'une part, les entreprises en démarrage essaient de conserver leurs ressources financières – et le temps précieux des cadres est souvent consacré à des tâches dont ils n'ont pas à s'acquitter eux-mêmes, ce qui entraîne une pénurie de talents dans de petites équipes. D'autre part, les cadres supérieurs des grandes organisations ont les ressources nécessaires pour embaucher des assistants, mais ne savent pas comment mettre en place un partenariat qui optimise leur temps et fait en sorte que les talents de leurs assistants fassent un effort supplémentaire.

Au cours des 24 dernières années, j'ai 'ai embauché une douzaine d'assistants différents, dont beaucoup ont été essentiels à la croissance et au succès de mon entreprise, et qui m'ont aidé à économiser plus de 10 heures par semaine. Plusieurs autres, cependant, m'ont enseigné des leçons importantes que je garde en tête chaque fois que je cherche à embaucher un nouvel assistant pour soutenir les cadres de mon équipe.

À travers le prisme de quelqu'un qui a eu à la fois une expérience formidable et pas si grande en embauchant des assistants personnels , Je veux partager avec vous mon processus et mes critères pour vous aider à embaucher un assistant personnel qui vous convient parfaitement – quelqu'un qui, dès le premier jour, peut être un grand atout pour votre équipe et vous aider à récupérer ce qui serait autrement précieux

Commencez par l'introspection pour définir l'ajustement idéal

La ​​plus grande erreur que j'ai commise lorsque j'ai commencé à penser à embaucher un assistant (et une grosse erreur que j'ai vue mes clients faire) est de sous-évaluer l'étape d'introspection de l'embauche d'un grand assistant. Trop souvent, le sentiment est qu'un assistant très performant peut être un atout pour tout cadre occupé, mais c'est tout simplement faux. Pour bien travailler ensemble, votre assistant et vous-même ne devez pas seulement être compétents – votre assistant doit s'adapter à votre style de travail et à vos préférences en matière d'information.

Préférez-vous rester seul au travail ou êtes-vous motivé par l'interaction avec tes collègues? Trouvez-vous plusieurs mises à jour dans le même e-mail pour être plus efficace ou souhaitez-vous plutôt une mise à jour par e-mail? (Étonnamment, j'ai vu environ 60% de nos clients préférer les mises à jour par lots tandis que 40% préfèrent les mises à jour individuelles – donc tout le monde est différent.) Pas de soucis de toute façon, mais si vous ne vous posez pas ces questions et d'autres questions personnelles, vous avez simplement gagné

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Il est obligatoire d'embaucher quelqu'un qui peut gérer les tâches «floues»

Alors que chaque assistant apporte un ensemble unique de traits de personnalité et de compétences, celui sur lequel je ne transige pas est une forte capacité à gérer l'ambiguïté . L'embauche d'un assistant personnel ne doit pas être considérée comme une automatisation – votre assistant doit être en mesure de se synchroniser avec votre comportement opérationnel et d'être une extension de ce que vous faites au cours de votre journée bien remplie .

Il y a de fortes chances que vous n'ayez pas le temps de vous asseoir avec votre assistant et d'examiner chaque e-mail envoyé, chaque document de réunion préparé ou chaque appel en cours d'établissement. Et cela ne tient même pas compte des nouveaux défis qui doivent être résolus. Embaucher quelqu'un qui a besoin de tous les détails de votre côté est un cauchemar logistique, sans parler d'une spirale facile vers la microgestion .

Systématisez une structure de délégation qui fonctionne pour vous

Une fois que vous avez trouvé un assistant personnel qui est à la fois un bon style de travail et qui peut gérer l'ambiguïté organisationnelle, il est crucial de se rendre sur la même page sur la façon dont vous préférez déléguer des tâches pour répondre à certains indicateurs clés de performance. Par exemple, vous préférerez peut-être vous réunir au début et à la fin de chaque journée pour toucher la base, ou vous préférerez peut-être la communication par courrier électronique tout au long de la journée.

Ou peut-être que vous ne voudrez peut-être pas vous "rencontrer" du tout à moins que ce soit pour quelque chose d’urgent et préférez plutôt déléguer des projets et communiquer la progression à travers des enregistrements d’écran et des messages audio. Dans les situations où vous devez aborder un élément de campagne important, vous pouvez même préférer un SMS plutôt qu'un e-mail pour vous assurer de le voir immédiatement.

Quelle que soit la préférence, votre structure de délégation peut souvent bénéficier de l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet. J'ai constaté que quelles que soient les structures de délégation que j'ai choisies au fil des ans, avoir une liste de projets et faciliter le suivi des progrès est essentiel pour la responsabilisation.

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Une partie du travail de votre assistant consiste à créer et à affiner le système pour être un assistant de classe mondiale pour vous

Cette dernière stratégie en est une qui a maintes et maintes fois payé des dividendes à long terme. C'est basé sur un principe simple: si vous faites quelque chose de bien, assurez-vous de documenter ce que c'est exactement afin de pouvoir reproduire ces résultats. Non seulement cela donne à votre assistant un travail significatif à faire tôt dans la relation car il apprend à être un excellent assistant pour vous, mais avant qu'il ne sache assez pour vraiment prendre les choses de votre assiette. Cela signifie également qu'un futur assistant commence par une énorme longueur d'avance pour devenir un partenaire productif en vous aidant à faire avancer les choses.

Lorsque vous prenez ce genre de décisions, il est presque impossible d'établir le type de relation que vous avez eu avec votre ancien assistant avec un nouveau. Mais si vous travaillez constamment avec votre assistant pour documenter les tâches, les fonctions et les préférences du rôle, celui qui entrera ensuite dans ce rôle aura un avantage. Ce travail sur les systèmes doit être effectué par votre assistant, avec une vérification ponctuelle pour donner votre avis lors de la création de nouveaux systèmes. Ces systèmes incluent mais ne sont pas limités à vos préférences de voyage, comment gérer votre calendrier et comment gérer une partie de vos e-mails de faible valeur.

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