Comment devenir un logiciel minimaliste peut considérablement améliorer votre efficacité

Mars
30, 2020

4 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de entrepreneurs sont les leurs.

Il existe des dizaines de milliers de produits logiciels disponibles qui peuvent améliorer le fonctionnement de votre entreprise, il n'est donc pas surprenant que les entreprises gèrent fréquemment trop d'applications à la fois. L'innovation même qui était censée améliorer le flux de travail pourrait soudainement devenir un obstacle majeur à l'efficacité.

Ainsi, même s'il est tentant d'adopter chaque nouvelle application passionnante à mesure qu'elle est introduite, l'adoption d'une approche minimaliste envers les services logiciels garantira vous et votre équipe êtes plus productifs à long terme. Voici pourquoi.

Éviter l'informatique fantôme

Les entreprises qui se développent rapidement connaissent souvent l'informatique fantôme ou tout logiciel acheté ou utilisé sans être correctement approuvé par le service informatique. Lorsqu'une solution technologique donnée passe inaperçue dans la plupart des entreprises, elle peut même être complètement oubliée. Les renouvellements d'abonnement et les paiements s'effectuent sans que personne ne s'en souvienne, les anciens employés peuvent conserver l'accès à des ressources sensibles et les vulnérabilités de cybersécurité peuvent sévir.

En effet, le shadow IT peut être très coûteux, et la meilleure façon de l'éviter est d'adopter une culture d'entreprise du minimalisme logiciel. Avec un petit nombre de services avec lesquels travailler, il est beaucoup plus facile de former chaque employé à l'utilisation complète du logiciel. Il est également beaucoup plus simple de suivre les délais de renouvellement d'abonnement de toutes vos applications SaaS lorsque vous n'en avez que quelques-unes.

Réduction drastique de votre charge de travail

Des services logiciels bien gérés accélèrent votre flux de travail en permettant aux applications de le faire les tâches subalternes qui auraient pris un employé heures. Cependant, chaque nouvelle application logicielle implique la formation des employés, l'apprentissage de nouvelles routines et le suivi des accords de licence. Même si ces services visent à améliorer le fonctionnement de votre entreprise, lorsque les applications s'additionnent, cela peut sembler une corvée.

De plus, des applications logicielles inutiles peuvent entraîner un flux de travail qui n'est pas uniforme. Les employés travaillent plus efficacement ensemble en équipe lorsque les flux de travail s'alignent les uns sur les autres. Des processus compliqués qui impliquent l'utilisation de plusieurs applications logicielles peuvent y faire obstacle.

Il est important de suivre les services logiciels utilisés dans votre entreprise et de juger s'ils sont nécessaires. Vous ne voulez pas perdre de temps à former vos employés sur des logiciels redondants et vous ne voulez pas compliquer les routines de vos employés.

Prévention des atteintes à la sécurité

Avec de nombreux services logiciels, et peut-être mal gérés, la sécurité peut devenir un problème majeur. Une violation de données moyenne coûte 3,92 millions de dollars, selon un rapport IBM 2019 .

Les infractions se produisent souvent lorsque les entreprises ne contrôlent pas strictement qui a accès aux informations. Lorsque d'anciens employés, par exemple, ont toujours accès à vos applications logicielles, ils ne vérifient probablement pas si leur compte est toujours sécurisé, exposant l'entreprise aux pirates informatiques.

Une étude de cas publié par Torii, un outil de gestion SaaS, a révélé que Pipedrive, une entreprise basée sur le cloud en pleine croissance, avait des difficultés à maintenir la sécurité et l'efficacité avec ses nombreuses applications SaaS, ce qui rend difficile le suivi des comptes des employés après leur départ de l'entreprise. Ils ont également eu du mal à garder une trace du type de données partagées entre diverses applications externes.

Pipedrive a pu améliorer la gestion de ses logiciels en mettant en œuvre un outil de gestion SaaS, leur permettant de découvrir des applications inutiles ou plus utilisé. Par conséquent, ils étaient généralement en mesure de fonctionner beaucoup plus efficacement et avec plus de sécurité.

Une entreprise sécurisée est efficace. Les deux concepts vont de pair. . il en coûte en moyenne 1 296 $ pour former un nouvel employé. Ces coûts augmentent à mesure que le flux de travail dans une entreprise se complique. Limiter l'utilisation des logiciels aux seules applications absolument nécessaires accélère ce processus.

Le raccourcissement de l'intégration est l'un des moyens les plus efficaces d'augmenter l'efficacité de votre entreprise. Plus tôt les employés sont opérationnels à pleine capacité, plus vous économisez de ressources. Et assurez-vous que les employés vétérans sont des experts dans chaque application. Sinon, les formateurs finiront par trébucher sur les explications et confondront les nouvelles embauches. Ou pire, ils ne les formeront pas correctement, provoquant une énorme quantité de ressources gaspillées. Les employés sous-formés seront inévitablement moins performants et devront probablement suivre une formation une deuxième fois.

Il est facile de garantir une bonne intégration lorsque vous minimisez le nombre de services logiciels dans votre entreprise. Si chaque employé qui touche le logiciel n'est pas expert dans son utilisation, vous pourriez avoir un système trop compliqué. Et cela affectera certainement votre résultat net.