La saisie des commandes client lance une série complexe de processus à plusieurs points de contact pour tenir les promesses de votre entreprise. Les défis de la gestion des commandes clients comprennent :
- Conditions de chaîne d’approvisionnement complexes et en constante évolution. Votre entreprise s’appuie sur plusieurs fournisseurs, chacun avec ses propres systèmes, processus et exigences.
- La gestion des stocks est un cauchemar de synchronisation. Les niveaux de stock et les cycles de réapprovisionnement variables exigent une planification et des prévisions minutieuses pour éviter les ruptures de stock ou les surstocks inefficaces.
- La taille et les processus des commandes varient selon le canal. Vous devez systématiser autant de flux de travail que possible tout en permettant la flexibilité nécessaire pour gérer la taille des commandes, les types de produits et l’évolution des demandes des clients. Si vous avez 1 000 commerciaux qui traitent 30 commandes par jour, vos systèmes doivent gérer et coordonner plus de 30 000 points de données, chacun étant unique.
- Vitesse et communication sont symbiotiques. La gestion des commandes nécessite une communication transparente pour résoudre les problèmes d’exécution affectant les clients.
- Les retours et le service après-vente ajoutent une autre couche de complexité. Gérer efficacement la logistique inverse pour gérer les retours est un problème. Cependant, vous devez également garantir la satisfaction du client : une tâche longue et délicate.
Chaque point de contact de la chaîne est une opportunité d’inefficacités et d’erreurs, en particulier si vous comptez sur des flux de travail humains.
Malgré les avancées technologiques, de nombreuses entreprises continuent d’utiliser des processus manuels, qui créent des risques et prennent du temps. Considérez que la saisie manuelle des données a généralement un effet taux d’erreur accepté de 1 %. De nombreux bons de commande (PO) arrivent par courrier électronique, ce qui oblige le représentant du service client (CSR) à saisir manuellement les données dans un système de gestion des commandes (OMS). Même un taux d’erreur de 1 % peut avoir un impact négatif sur une entreprise à faible marge et à forte concurrence.
Certains des effets négatifs du traitement manuel des commandes clients comprennent :
- Les erreurs. Les processus de saisie manuelle des commandes peuvent être plus lents et plus sujets aux erreurs, surtout par rapport aux systèmes automatisés. Des erreurs telles qu’une sélection incorrecte de produits ou des inexactitudes dans les adresses de livraison peuvent entraîner des retards dans le traitement des commandes, entraînant des délais de livraison plus longs, des clients insatisfaits et une équipe commerciale mécontente.
- Tue les affaires récurrentes. Conserver et développer un compte client existant est beaucoup plus rentable que d’en prospecter de nouveaux. Les processus manuels de saisie et d’exécution des commandes peuvent ne pas offrir la même rapidité, la même visibilité et la même précision que celles auxquelles les clients s’attendent aujourd’hui, ce qui augmente le risque d’une expérience client sous-optimale.
- Plus difficile de suivre les pics de demande. Les processus manuels peuvent limiter la capacité d’une entreprise à gérer des volumes de commandes importants ou des pics soudains de demande. La saisie manuelle des données, la vérification des commandes et l’exécution créent des goulots d’étranglement et des contraintes de capacité.
- Les commandes personnalisées sont lourdes. Les commandes complexes ou personnalisées entraînent souvent des retards, car les processus manuels rendent plus difficile la capture et l’exécution précises de configurations de produits complexes, de demandes spéciales ou de variations de commande.
À mesure que les demandes des clients augmentent et que les perturbations inattendues se multiplient, les organisations doivent adapter leurs opérations internes pour rationaliser les processus et améliorer la précision – deux variables essentielles pour déterminer la rentabilité d’une entreprise.
La réponse consiste à intégrer l’automatisation basée sur l’IA dans ces flux de travail. Par exemple, l’automatisation de la documentation aide les entreprises à gérer plus efficacement les documents non structurés, tels que les PDF ou les documents numérisés. L’automatisation de la saisie des commandes réduit le risque d’erreur en renseignant les détails du client, les derniers prix et même les données d’inventaire en temps réel sans basculer entre les systèmes. L’automatisation des processus élimine le besoin de saisir manuellement les commandes dans le système ERP, ce qui permet aux représentants du service client de consacrer plus de temps à l’établissement de relations avec les clients.
Par où commencer avec l’automatisation de la gestion des commandes
Mais comment les organisations peuvent-elles entamer le voyage vers une stratégie de gestion automatisée des commandes ? Il ne s’agit pas seulement de technologie. Elles doivent aligner leurs collaborateurs et leurs processus sur la bonne technologie pour tirer le meilleur parti de l’automatisation.
Commencez par une vérification de l’état de préparation des systèmes pour vous assurer que vos systèmes existants sont prêts pour un changement ; examinez des facteurs tels que la compatibilité, le dimensionnement, les intégrations et les processus métier.
Mettez également en œuvre un nettoyage des données à l’aide d’outils conçus pour nettoyer les données inexactes sur les clients et les matériaux. Si vos données sont inexactes, incohérentes ou incomplètes, vous n’obtiendrez pas le retour sur investissement que vous recherchez grâce à l’automatisation intelligente.
Effectuez une analyse personnalisée de l’utilisation du code pour comprendre la compatibilité, l’impact sur les performances et la qualité. La plupart des organisations n’utilisent qu’un petit pourcentage de leur code personnalisé.
Aussi important qu’une base technique solide : vous devez préparer vos collaborateurs au changement. Il est dans la nature humaine d’adopter par défaut le système que nous connaissons déjà plutôt que de s’appuyer sur une nouvelle solution. Mettre en œuvre des stratégies de gestion du changement pour accroître l’adhésion ; l’automatisation n’est pas quelque chose avec lequel vous pouvez mettre les pieds dans l’eau. Le système apprend avec le volume. Les entreprises doivent faire un acte de foi. La formation continue est essentielle pour tirer le meilleur parti de l’automatisation intelligente.
Communiquez les avantages tangibles au niveau de l’utilisateur et calculez les coûts pour faire les choses comme elles ont toujours été faites. Maintenez des objectifs clairs. Assurez-vous de rappeler à l’équipe pourquoi elle fait cela :
- Moins d’erreurs
- Temps de traitement des commandes réduit
- Coûts de service client réduits
- Meilleure expérience client
- Une plus grande rentabilité
Un élément clé de la boîte à outils de productivité commerciale
Les technologies obsolètes manquent d’intégration et d’évolutivité, créant des flux de travail manuels et des tâches redondantes qui servent de point d’ancrage aux entreprises en quête de croissance.
Dans les bons domaines de votre entreprise, l’automatisation peut corriger les commandes clients lorsqu’elles commencent à mal tourner, améliorer les processus et augmenter vos résultats. L’automatisation est un élément important de la solution, mais les organisations doivent faire preuve de stratégie dans l’adoption de ces outils. Ils doivent reconnaître les défis liés à leur mise en œuvre, même s’ils récoltent les bénéfices de leur utilisation.
Pour en savoir plus, visitez-nous ici.
mai 29, 2024
Comment démarrer avec l’automatisation basée sur l’IA
La saisie des commandes client lance une série complexe de processus à plusieurs points de contact pour tenir les promesses de votre entreprise. Les défis de la gestion des commandes clients comprennent :
Chaque point de contact de la chaîne est une opportunité d’inefficacités et d’erreurs, en particulier si vous comptez sur des flux de travail humains.
Malgré les avancées technologiques, de nombreuses entreprises continuent d’utiliser des processus manuels, qui créent des risques et prennent du temps. Considérez que la saisie manuelle des données a généralement un effet taux d’erreur accepté de 1 %. De nombreux bons de commande (PO) arrivent par courrier électronique, ce qui oblige le représentant du service client (CSR) à saisir manuellement les données dans un système de gestion des commandes (OMS). Même un taux d’erreur de 1 % peut avoir un impact négatif sur une entreprise à faible marge et à forte concurrence.
Certains des effets négatifs du traitement manuel des commandes clients comprennent :
À mesure que les demandes des clients augmentent et que les perturbations inattendues se multiplient, les organisations doivent adapter leurs opérations internes pour rationaliser les processus et améliorer la précision – deux variables essentielles pour déterminer la rentabilité d’une entreprise.
La réponse consiste à intégrer l’automatisation basée sur l’IA dans ces flux de travail. Par exemple, l’automatisation de la documentation aide les entreprises à gérer plus efficacement les documents non structurés, tels que les PDF ou les documents numérisés. L’automatisation de la saisie des commandes réduit le risque d’erreur en renseignant les détails du client, les derniers prix et même les données d’inventaire en temps réel sans basculer entre les systèmes. L’automatisation des processus élimine le besoin de saisir manuellement les commandes dans le système ERP, ce qui permet aux représentants du service client de consacrer plus de temps à l’établissement de relations avec les clients.
Par où commencer avec l’automatisation de la gestion des commandes
Mais comment les organisations peuvent-elles entamer le voyage vers une stratégie de gestion automatisée des commandes ? Il ne s’agit pas seulement de technologie. Elles doivent aligner leurs collaborateurs et leurs processus sur la bonne technologie pour tirer le meilleur parti de l’automatisation.
Commencez par une vérification de l’état de préparation des systèmes pour vous assurer que vos systèmes existants sont prêts pour un changement ; examinez des facteurs tels que la compatibilité, le dimensionnement, les intégrations et les processus métier.
Mettez également en œuvre un nettoyage des données à l’aide d’outils conçus pour nettoyer les données inexactes sur les clients et les matériaux. Si vos données sont inexactes, incohérentes ou incomplètes, vous n’obtiendrez pas le retour sur investissement que vous recherchez grâce à l’automatisation intelligente.
Effectuez une analyse personnalisée de l’utilisation du code pour comprendre la compatibilité, l’impact sur les performances et la qualité. La plupart des organisations n’utilisent qu’un petit pourcentage de leur code personnalisé.
Aussi important qu’une base technique solide : vous devez préparer vos collaborateurs au changement. Il est dans la nature humaine d’adopter par défaut le système que nous connaissons déjà plutôt que de s’appuyer sur une nouvelle solution. Mettre en œuvre des stratégies de gestion du changement pour accroître l’adhésion ; l’automatisation n’est pas quelque chose avec lequel vous pouvez mettre les pieds dans l’eau. Le système apprend avec le volume. Les entreprises doivent faire un acte de foi. La formation continue est essentielle pour tirer le meilleur parti de l’automatisation intelligente.
Communiquez les avantages tangibles au niveau de l’utilisateur et calculez les coûts pour faire les choses comme elles ont toujours été faites. Maintenez des objectifs clairs. Assurez-vous de rappeler à l’équipe pourquoi elle fait cela :
Un élément clé de la boîte à outils de productivité commerciale
Les technologies obsolètes manquent d’intégration et d’évolutivité, créant des flux de travail manuels et des tâches redondantes qui servent de point d’ancrage aux entreprises en quête de croissance.
Dans les bons domaines de votre entreprise, l’automatisation peut corriger les commandes clients lorsqu’elles commencent à mal tourner, améliorer les processus et augmenter vos résultats. L’automatisation est un élément important de la solution, mais les organisations doivent faire preuve de stratégie dans l’adoption de ces outils. Ils doivent reconnaître les défis liés à leur mise en œuvre, même s’ils récoltent les bénéfices de leur utilisation.
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