Comment communiquer efficacement avec votre organisation en période de turbulence

Mai
29, 2020

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En période de changement rapide, notre capacité à s'adapter à une situation et à réagir sera mise à l'épreuve. Ce sont les moments où la capacité d’un leader à communiquer fera la différence entre le succès et l’échec, qu’il soit en C-suite ou en première ligne. Ceux qui communiquent bien pourront projeter une vision de l'avenir, tracer une voie pratique à suivre et comprendre les implications – qui sont toutes impératives en période d'ambiguïté et de turbulence.

Par conséquent, une communication forte est plus qu'une simple combinaison de mots à la mode. Il s'agit d'un outil puissant qui influe sur l'engagement des employés la collaboration, la culture d'entreprise et les relations avec les clients (pour le meilleur ou pour le pire). Malheureusement, une enquête a révélé que 91 pour cent des 1 000 employés ont déclaré que leurs dirigeants n'avaient pas la capacité de bien communiquer, ce qui peut être attribué à «un manque d'intelligence émotionnelle dans la façon dont les chefs d'entreprise et managers »interagissent avec leurs employés.

Alors, comment assurez-vous que votre communication résonne avec votre organisation pendant ces périodes? Voici trois stratégies à garder à l'esprit, que vous écriviez un e-mail à un collègue, que vous vous teniez debout devant des centaines d'employés lors d'une réunion publique ou que vous ayez une conversation honnête avec quelqu'un dans les tranchées.

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1. Répétez votre message plus que vous ne le pensez

Lorsque les dirigeants communiquent à l'organisation et à leurs équipes, ils croient souvent que le travail est fait une fois la communication délivrée. Mais ne pas travailler sous cette idée fausse est particulièrement important. Une communication totale et efficace n'a vraiment eu lieu que lorsque la personne qui a reçu le message l'a intériorisé, pas seulement entendu.

Afin de garantir cela, les messages doivent être répétés plusieurs fois, et de préférence dans plusieurs formats – courrier électronique, vidéo , appels téléphoniques ou à toutes les réunions de l'entreprise – car il peut y avoir une réaction émotionnelle aux informations fournies. Comme une étude menée par Kate Sikerbol de l'Université Queen's à Kingston, Ontario, Canda a trouvé «Permettre aux employés de partager des histoires et des sentiments les a aidés à développer un plus grand sentiment de contrôle sur les changements, à améliorer le moral, à réduire l'absentéisme et instauré la confiance entre les gestionnaires et les employés.

2. Rechercher des commentaires

Une fois la communication initiale délivrée, le prochain défi consiste à s'assurer que le message a été compris comme prévu. Afin de confirmer cela, les dirigeants doivent solliciter les commentaires de leurs auditeurs. La rétroaction est le mécanisme qui permet de déterminer ce qui a été entendu, ce qui a été compris, les actions qui en découlent et le degré d'acceptation du message. Cela vous permet d'avancer en sachant que la question a été réglée.

3. Contrôler ce qui se répète

Il y a souvent des cas où nous savons que quelque chose que nous disons va se répéter. C'est particulièrement lorsque votre point de vue est demandé par un membre de l'organisation en période d'incertitude, car votre réponse va probablement être répétée à d'autres.

Souvent, des circonstances se produisent lorsque vos commentaires ou votre réponse fournissent la base de direction, discussion ou action subséquente. Par conséquent, il est important de pouvoir influencer la façon dont les autres interprètent et transmettent ce que vous avez dit après s'être éloigné de la conversation. Vous pouvez faire quatre choses spécifiques à cette fin:

• Soyez proactif. Dites ce que vous pensez être important. Ce n'est peut-être pas la réponse précise à la question précise, mais cela garantit que ce qui se répète est ce que vous vouliez communiquer.
• Soyez bref. Les gens ne se souviennent pas de tout ce que vous avez dit et ils choisiront ce qu'ils pensent être important et ne répéteront que cela, alors fournissez vos réponses sous forme de brèves phrases.
• Évitez d'utiliser des négatifs. De nombreuses études psychologiques ont prouvé que les gens se souviennent bien mieux des négatifs que des positifs. Bien qu'il y ait un temps et un lieu pour utiliser des exemples négatifs ou du verbiage, en période de turbulence, cela peut avoir un impact négatif sur votre capacité à communiquer avec un auditeur trépidant.
• Rendez-le intéressant. Ajoutez de l'intérêt à la conversation vous-même afin que l'auditeur ne déforme pas ou n'embellisse pas le message pour le rendre plus intéressant. Vous pouvez le faire en ajoutant une analogie, une histoire ou une illustration pour vraiment lui donner vie.

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Cela peut être difficile de trouver les «bons mots» à dire, ce qui peut amener les dirigeants à ne rien dire ou peu à rien à leurs employés. Vous ne trouverez peut-être jamais ces mots parfaits, mais vous devez dire quelque chose. C'est le travail des chefs d'entreprise. Par conséquent, concentrez-vous intentionnellement sur vos activités de communication afin de pouvoir façonner efficacement les opinions, influencer le comportement et orienter les résultats le moment venu, fournissant ainsi le leadership recherché, surtout en période d'incertitude.