Comment choisir une solution de partage des connaissances

Vous envisagez une solution de partage des connaissances ? Si tel est le cas, vous avez le choix entre de nombreuses options, chacune avec ses propres ensembles de fonctionnalités uniques. Comment pouvez-vous affiner vos choix et trouver la meilleure solution pour les besoins de votre entreprise ?

Évaluez vos options

Commencez par rechercher les meilleures solutions, en gardant à l'esprit le cas d'utilisation unique de votre entreprise. Par exemple, si vous vous concentrez sur l'utilisation d'un outil qui peut aider à améliorer la productivité de l'équipe interne, vous voudrez vous concentrer sur un outil conçu pour les équipes, plutôt que pour le libre-service client.

Pensez également aux types de contenu que votre équipe ou votre clientèle partagera. Auront-ils besoin de télécharger des captures d'écran, des vidéos, des fichiers PDF et d'autres formes de contenu ? Si tel est le cas, un outil qui ne facilite que la saisie de données en texte brut ne suffira pas à vos besoins.

Les intégrations peuvent également être essentielles : si votre équipe utilise régulièrement Slack et Jira, par exemple, l'outil peut-il s'intégrer à ces plateformes afin que les membres de l'équipe ne passent pas constamment d'une application ou d'un onglet de navigateur à l'autre ?

Une fois que vous avez un peu réduit la liste, certains de vos outils préférés pour un essai routier afin d'évaluer leur navigabilité. Si vous ne les trouvez pas faciles et intuitifs à utiliser, les membres de votre équipe ne le seront pas non plus.

Donnez la priorité à votre besoin : transfert de connaissances ou utilisation des connaissances

Est-il le plus important que votre outil de partage des connaissances facilite la tâche pour que les utilisateurs développent eux-mêmes du contenu et diffusent leurs connaissances exclusives, ou est-il plus important que tous les membres de l'équipe puissent accéder facilement aux connaissances grâce à une fonctionnalité de recherche et de marquage robuste ?

Dans certains cas, un seul peut être un priorité, mais si les deux sont essentiels, envisagez d'utiliser un outil basé sur des questions-réponses : ce type de structure permet aux utilisateurs de demander les connaissances dont ils ont besoin de manière simple et intuitive, et aux autres de répondre à la question et ajouter un contexte et des informations supplémentaires. Les utilisateurs peuvent accéder aux connaissances existantes à tout moment en recherchant ou en utilisant des balises pour trouver du contenu pertinent, et les réponses les plus utiles peuvent être votées pour une plus grande visibilité.

Identifiez vos éléments non négociables pour prendre une décision finale

Enfin, une fois que vous avez identifié vos priorités et essayé certaines options, parlez aux parties prenantes de la direction et aux membres de l'équipe au sein de votre organisation pour obtenir leurs commentaires sur ce qui est le plus important pour eux. Utilisez ces séances de rétroaction pour déterminer ce qui n'est pas négociable dans une solution de gestion des connaissances, que cela s'applique aux mesures de sécurité, aux intégrations ou à d'autres fonctionnalités.

La mise en œuvre réussie d'une solution de partage des connaissances nécessite une adoption généralisée dans toute l'organisation. Il est donc important de prendre du temps pour prendre une décision et de s'assurer que tous les points de vue sont pris en compte. Prenez le temps de trouver un outil avec lequel vous savez que votre entreprise peut se développer.

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