Comment choisir les meilleures solutions de gestion de contenu cloud

Dans notre blog précédent, nous avons discuté des raisons pour lesquelles les entreprises optent pour des solutions de gestion de contenu basées sur le cloud . Dans ce blog, nous aborderons les fonctionnalités et capacités à rechercher lors de la sélection d'une plate-forme de gestion de contenu cloud.

Commençons par un nouveau point de vue sur la question «Qu'est-ce que la gestion de contenu cloud?». La gestion de contenu d'entreprise traditionnelle (ECM) étant axée sur les aspects techniques de la gestion du contenu d'entreprise, les systèmes de gestion de contenu basés sur le cloud se développent là-dessus pour inclure les cas d'utilisation de la manière dont ce contenu peut être appliqué.

Nous avons beaucoup entendu parler de « big data » mais moins de « big content ». Pourtant, la valeur commerciale contenue dans les vastes quantités de contenu d'entreprise que vous créez chaque jour est tout aussi grande, sinon supérieure, que la valeur de vos données. Le Big Data et le Big Content sont confrontés au même défi: il y en a tellement qu'il est difficile de le rendre accessible et disponible, tout en fournissant une gouvernance complète.

Là où l'ECM traditionnel a créé des référentiels centraux pour le contenu et imposé un travail supplémentaire aux utilisateurs pour marquer et catégoriser le contenu, la nouvelle génération de logiciel de gestion de contenu cloud renverse le paradigme pour rendre le contenu automatiquement disponible quand et où l'utilisateur en a besoin. Cela ne veut pas dire qu'il n'y a pas de contrôle central du contenu. Cela signifie que les microservices connus sous le nom de services de contenu jouent un rôle de premier plan dans l'identification, la classification et la distribution de contenu aux personnes et aux processus qui en ont besoin.

Les services de contenu cloud sont fournis en tant que produit de gestion de contenu intégré suite ou en tant qu'applications séparées partageant des API et des référentiels communs. Ces services de contenu peuvent gérer tout type de contenu et tout type d'appareil. Cependant, leur force réside dans leur capacité à être personnalisés pour tout cas d'utilisation métier et à être livrés directement dans les applications métier que vos employés utilisent. De cette manière, la gestion de contenu dans le cloud brise les silos d’informations et allège la charge de gestion du contenu du personnel tout en augmentant considérablement l’accessibilité et la valeur du contenu de l’entreprise.

Prenons par exemple les opérations de maintenance. Dans le passé, un ingénieur de maintenance ouvrait sa machine le matin pour voir les bons de travail en place. Pour toute réparation, l'ingénieur peut avoir à accéder à de nombreux systèmes différents pour récupérer toutes les informations dont il a besoin pour faire son travail. Non seulement ce processus prend du temps, mais il est également riche en erreurs. Souvent, l’ingénieur ne sait pas s’il travaille sur la version correcte, à jour et exacte d’un document.

Le scénario est très différent lorsque l’organisation a déployé un système de gestion de contenu dans le cloud. Maintenant, l'ingénieur accède à son propre tableau de bord personnalisé qui affiche toutes ses tâches. Les informations les plus récentes et les plus précises dont ils ont besoin pour chaque travail sont facilement accessibles via le tableau de bord. Ils peuvent voir rapidement s'ils disposent de toutes les informations dont ils ont besoin et ils traitent avec le bon contenu. Les opérations de maintenance deviennent plus rapides et plus efficaces, ce qui accélère le débit et la production. Le National Institute of Standards and Technology (NIST) estimant que la maintenance peut représenter jusqu'à 70% des coûts des marchandises vendues, les avantages de la gestion de contenu basée sur le cloud deviennent évidents.

Ainsi, que rechercher dans une plateforme de gestion de contenu cloud?

Comprendre les types de gestion de contenu cloud

Pas si vite! Vous devez commencer par comprendre qu'il existe des degrés de gestion de contenu cloud. À l'extrémité inférieure, il y a des services de partage de fichiers simples, tels que Dropbox, qui offrent peu de fonctionnalités ou de gouvernance d'entreprise. Dans le milieu de gamme, il existe des outils pour permettre les communications Web, mobiles et omnicanales. Vous pouvez les considérer comme des extensions riches en fonctionnalités des systèmes de gestion de contenu (CMS) utilisés pour développer votre présence sur le Web il n'y a pas si longtemps. Dans la partie supérieure, et l'objectif de ce blog, se trouve ce que vous pourriez considérer comme une gestion de contenu d'entreprise basée sur le cloud. Ce sont des solutions conçues pour libérer la valeur de tout le contenu de votre organisation, et souvent au-delà. Les fonctionnalités de ce type de solution de gestion de contenu cloud sont beaucoup plus intégrées à vos processus métier pour aider à automatiser le processus et garantir les flux d'informations quand et où cela est nécessaire. Aujourd'hui, la plupart des entreprises se tournent vers une plate-forme de gestion de contenu cloud – telle que OpenText Extended ECM Platform ou OpenText Documentum – pour fournir ces fonctionnalités.

Les principales capacités de la gestion de contenu cloud [19659011] Tout système de gestion de contenu d'entreprise devrait être capable de collecter, stocker, gérer, fournir et gouverner les informations à chaque étape du cycle de vie du contenu numérique. Cependant, un certain nombre de fonctionnalités au-delà de la gestion de contenu de base sont importantes lorsque vous sélectionnez une plate-forme de gestion de contenu cloud. Celles-ci incluent:

Utilisation du contenu

Une plate-forme de gestion de contenu cloud devrait rendre les informations disponibles en toute sécurité à tout moment, en tout lieu et sur n'importe quel appareil. Mais l'accessibilité n'est qu'une des fonctionnalités d'utilisabilité que vous devriez rechercher. La capacité de votre plate-forme à vous aider à personnaliser et à personnaliser l'expérience utilisateur est tout aussi importante. Il ne s’agit pas seulement du moment et du lieu mais de la manière de diffuser le contenu. La plus grande innovation entourant la technologie des services de contenu est le fait que le contenu devient désormais une partie naturelle du flux de travail des employés. Ils ne cherchent pas les informations dont ils ont besoin; il devrait leur être instantanément disponible .

Intégration et automatisation des processus

La clé des services de contenu cloud est la capacité de réunir processus et contenu . Auparavant, les employés devaient passer du temps physiquement à rechercher et à récupérer le contenu dont ils avaient besoin. Désormais, ce contenu leur est disponible rapidement et efficacement. Le résultat est que la plate-forme de gestion de contenu dans le cloud peut aider à supprimer de nombreuses étapes manuelles d'un processus visant à améliorer l'automatisation et la productivité des processus métier centrés sur le contenu.

Sécurité de l'information et protection des données

La plateforme de gestion de contenu dans le cloud doit fournir une gouvernance de l'information, une sécurité et des contrôles de confidentialité profondément intégrés, automatisés et intelligents . Avec la montée en puissance du GPDR et les nouvelles réglementations en matière de protection des données dans le monde entier, votre plate-forme devra être en mesure d'identifier et de gérer le contenu où qu'il soit créé, stocké et utilisé. En vérité, seul un service cloud d'un grand fournisseur de gestion de contenu cloud est susceptible de pouvoir gérer la localisation du stockage de données nécessaire à une grande entreprise pour se conformer aux réglementations mondiales en matière de sécurité et de confidentialité des données.

Flexibilité et évolutivité [19659015] Ce n'est pas seulement la quantité de contenu qui augmente, il en va de même pour le nombre de sources de contenu. Cela faisait longtemps que nous ne pouvions pas contrôler les activités derrière le pare-feu d'entreprise. Il est essentiel pour pratiquement chaque entreprise de partager des informations avec ses partenaires commerciaux et ses clients, ainsi que d'utiliser des sources de contenu telles que les réseaux sociaux pour comprendre le sentiment des clients et les signaux de demande. La solution de gestion de contenu basée sur le cloud que vous sélectionnez doit pouvoir prendre en charge et s'intégrer de manière transparente avec la plus large gamme de sources de données. De plus, il a besoin de l'évolutivité pratiquement illimitée du cloud pour répondre aux demandes d'informations de votre personnel et de votre communauté de partenaires commerciaux.

Content intelligence

Progrès des techniques d'intelligence artificielle (IA), y compris l'apprentissage automatique (ML) et les réseaux de neurones, ont permis des innovations pour les scénarios de classification, de productivité et d'automatisation. Les meilleures plates-formes de gestion de contenu cloud intègrent l'IA pour l'automatisation avec des outils d'apprentissage automatique natifs qui aident à la fois le service informatique et votre personnel à automatiser l'indexation et la récupération du contenu. Cela rend non seulement le contenu plus gérable, mais cela garantit que tout contenu peut être rapidement mis en évidence lorsque cela est nécessaire, quel que soit l'endroit où il est stocké.

Livraison conteneurisée

Le fondement de la nouvelle génération de services de contenu léger est une combinaison de microservices et conteneurisation . Microservices décompose les solutions de gestion de contenu monolithiques du passé en composants et fonctions plus petits. La conteneurisation permet de les regrouper dans des applications «autonomes» qui peuvent être déployées rapidement dans n’importe quelle combinaison et dans n’importe quel environnement informatique. Lors de la sélection d'une solution de gestion de contenu basée sur le cloud, il est extrêmement avantageux d'en choisir une qui soit construite autour de services de contenu conteneurisés, car cela vous permettra d'injecter facilement du contenu dans la plus large gamme d'applications sur la plus large gamme de plates-formes, y compris publiques et nuages ​​privés.