Combattez la prolifération du contenu grâce à la gestion de contenu dans le cloud

La croissance rapide de Microsoft® Teams au sein des entreprises a conduit à une croissance sans précédent du contenu, avec de nombreux sites Teams créant des problèmes de duplication de données, de redondance de documents et de contrôle de version. En conséquence, la prolifération du contenu est devenue assez rapidement réelle, créant des défis de gouvernance, de la frustration des utilisateurs et des baisses de productivité avec le contenu situé sur les canaux, les chats et les e-mails. Mais tout n’est pas sombre.

Il existe un moyen de lutter contre la prolifération du contenu et le chaos, en créant un environnement productif propice au travail moderne. En intégrant des services de contenu aux applications que les employés utilisent pour produire et consommer du contenu, telles que Microsoft® 365, les organisations donnent aux utilisateurs un accès direct à un contenu précis, empêchent le partage de contenu non gouverné et mettent fin aux frictions numériques qui entravent l’efficacité des opérations. Voyons comment.

Comprendre la prolifération du contenu et les défis associés

Mettez des outils de productivité, tels que Microsoft 365, entre les mains des employés et vous vous attendez à une productivité, un contrôle et une connexion améliorés. Mais ce n’est pas toujours le cas.

La prolifération du contenu a créé d’importants problèmes de gestion de contenu, avec des volumes élevés de contenu désorganisé répartis dans des emplacements attendus et inattendus, ce qui rend difficile la recherche par les utilisateurs.

Une récente enquête Foundry sponsorisée par OpenText™ a révélé que les employés passent jusqu’à trois heures par jour à rechercher des informations pour faire leur travail. Pour couronner le tout, 58 % des organisations ont perdu des opportunités commerciales en raison de l’incapacité d’accéder aux données en temps opportun.[1]

Alors que les utilisateurs de Microsoft 365 bénéficient d’une création de documents, d’une collaboration et d’une communication faciles, trois défis freinent souvent la productivité :

• Étalement du contenu : Les options de partage des capacités des employés, telles que OneDrive et Teams, conduisent à la duplication de documents et à l’improvisation des processus.
• Déconnexion du processus : Les processus sont déconnectés du contenu et des données, ce qui conduit à des silos de contenu entre les applications.
• Complexité et perte de contrôle : Le contenu déconnecté réparti sur les systèmes, les applications et même les postes de travail crée des problèmes de contrôle de gouvernance, augmentant ainsi les risques pour la sécurité des données.

Combattre la prolifération du contenu grâce à une gestion moderne du contenu dans le cloud

Alors que les organisations sont confrontées à différents degrés de prolifération des contenus et à différentes étapes de transformation du cloud, il n’est pas toujours réaliste pour les entreprises de migrer tous leurs contenus vers le cloud en même temps. Pour beaucoup, une approche hybride pour rassembler le contenu et réduire la prolifération est la meilleure voie à suivre, dans laquelle certaines informations et systèmes sont conservés sur site et d’autres déplacés vers le cloud, qu’il soit privé, public ou hyperscaler comme Google, AWS ou Microsoft® Azure.

Une architecture hybride permet aux organisations d’adopter une approche progressive pour déplacer le contenu et les processus vers le cloud. Avec services de contenu basés sur le cloudles organisations bénéficient de la flexibilité nécessaire pour s’adapter à n’importe quelle infrastructure, en évoluant à un rythme qui convient à l’entreprise.

Les services de contenu basés sur le cloud offrent un moyen de renforcer l’intégrité, la disponibilité et la responsabilité dans tous les emplacements où se trouve le contenu. En tirant parti de l’automatisation et de l’intégration tout au long du cycle de vie des informations, les politiques peuvent être appliquées sur tous les référentiels de contenu et toutes les plateformes. De plus, les organisations peuvent créer des espaces de travail numériques flexibles qui améliorent l’accès aux informations et leur valeur, offrant ainsi aux utilisateurs une alternative à la création d’équipes ad hoc et d’autres emplacements de contenu.

Ceci est fait par intégrer du contenu dans les applications principales les employés utilisent quotidiennement, y compris Microsoft 365, en s’appuyant sur une automatisation intelligente pour garantir que les informations sont liées à des tâches et des flux de travail spécifiques. Par exemple, connecter SharePoint aux systèmes ERP ou CRM pour organiser le contenu parallèlement aux processus métier permet aux entreprises de centraliser le contenu, les personnes, les flux de travail et les tâches en un seul endroit.

Améliorer la gouvernance de l’information pour contrôler la prolifération du contenu

Avec des informations constamment en mouvement et créées partout où le travail est effectué, comme au sein de Microsoft Teams, la prolifération et le chaos conduisent à des contenus inconnus, incontrôlés, non sécurisés et non audités. Un contenu non gouverné entraîne un risque organisationnel : les employés ne sont pas sûrs de travailler avec le contenu le plus récent et le plus pertinent.

Par conséquent, la gouvernance de l’information doit évoluer pour prendre en charge les environnements de travail modernes, permettant aux organisations de profiter de nouveaux outils de collaboration tout en gérant la quantité toujours croissante de contenu et de données.

Selon Deloitte, une gouvernance efficace de l’information offre un retour sur investissement significatif, sous plusieurs formes :[2]

• Générer des revenus supplémentaires grâce à une utilisation plus efficace et rentable de l’information
• Réduire les coûts « matériels » en rationalisant les besoins en matière de technologie et de stockage
• Gagner du temps en permettant aux employés de trouver et d’utiliser les informations plus facilement et plus rapidement

Du chaos aux expériences de travail connectées

En étendant la gestion de contenu de niveau entreprise plus profondément au sein de l’organisation et en intégrant le contenu dans des interfaces déjà familières, telles que Microsoft Teams, les employés bénéficient de l’accès et des informations dont ils ont besoin dans les applications qu’ils utilisent quotidiennement. Grâce à la gestion de contenu basée sur le cloud et dotée de contrôles de gouvernance, les organisations peuvent passer du chaos du contenu à la connexion du contenu, en bénéficiant d’outils pour collaborer et partager des informations entre les systèmes et les sites de l’entreprise afin d’aider le personnel à mieux travailler ensemble.

En conséquence, les avantages en matière de productivité sont mûrs, permettant aux utilisateurs de rester ancrés dans un espace de travail professionnel cohérent pour éliminer les silos d’informations, créer des équipes responsabilisées et réduire la prolifération supplémentaire.

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[1] Foundry Research sponsorisé par OpenText™, MarketPulse Survey : Digital Friction, septembre 2023

[2] Deloitte, « L’impératif de la gouvernance de l’information », 2022