Ce seul conseil de gestion de calendrier changera la façon dont vous passez votre temps

Octobre
9 2018

6 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de l'Entrepreneur sont les leurs.

En matière de gestion du calendrier les hacks et stratégies pour améliorer votre emploi du temps ne manquent pas . Par exemple, le PDG de Zappos, Tony Hsieh, utilise un système de gestion de messagerie appelé «Yesterbox». Jeff Bezos d’Amazon évite les gaspillages en gardant les réunions aussi courtes que possible. Warren Buffett dit simplement «non» à presque tout.

Toutes ces techniques peuvent aider à changer la façon dont vous passez votre temps. Mais s'il existe une règle à appliquer à tout dans la gestion du temps et de la vie, c'est la règle des 80/20, également connue sous le nom de Principe de Pareto .

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Peser le retour sur investissement de vos actions

Le principe de Pareto a été nommé d'après l'économiste italien Vilfredo Pareto. Il a découvert qu'environ 80% des terres en Italie appartenaient à 20% de la population. Depuis lors, les observateurs ont utilisé ce concept pour expliquer que les choses de la vie ne sont pas distribuées de manière égale. Par exemple, 20% des travailleurs d’une entreprise produisent 80% de ses résultats.

Toutefois, comme indiqué dans BetterExplained cela ne signifie pas que ces chiffres doivent être de 20% et 80% exactement. Les travailleurs pourraient créer 10%, 30% ou même 90% des résultats. Cela explique simplement que les choses ne sont souvent pas réparties de manière uniforme.

J'ai déjà expliqué que l'idée est que 80% de vos résultats découlent de 20% de vos actions . Gardant cela à l’esprit, une liste de tâches comportant 10 éléments n’aura probablement que deux tâches importantes. En appliquant la règle des 80/20, vous seriez sélectif dans le choix des deux problèmes auxquels vous vous attaquerez au début de la journée: ils doivent avoir le plus gros avantage.

Mais je ne suis pas seul à soutenir le principe de Pareto. Greg McKeown, auteur du best-seller " L'essentialisme: la poursuite disciplinée du moins ", écrit dans le Harvard Business Review: "Nous vivons dans un monde où presque tout ne vaut rien et où très peu de les choses sont exceptionnellement précieuses . ”En tant que tel, le principe de Pareto devrait être“ appliqué à tout type d'activité humaine ”pour aider à distinguer le“ nombre trivial ”du“ nombre vital ”.

Brian Tracey est également un grand partisan de la règle des 80/20. Tracey suggère: «Avant de commencer à travailler, posez-vous toujours la question suivante:" Cette tâche figure-t-elle dans les 20% de mes activités principales ou dans les 80% inférieurs? "»

Voici comment vous pouvez vous assurer que 80% de votre production provient de votre travail.

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Évaluez vos tâches

Le premier point de départ est . ] identifiant les 20% de vos tâches qui produiront 80% de vos résultats. Vous pouvez y parvenir en posant des questions: toutes les tâches de ma liste sont-elles urgentes? Ces tâches sont-elles nécessaires au résultat global?

Est-ce que je passe trop de temps à des tâches spécifiques? Cela permet d'identifier les moyens par lesquels vous travaillez pour améliorer les choses quand elles peuvent tout simplement être bonnes.

Les tâches incluses dans ma liste sont-elles de la responsabilité de ? Ai-je la compétence pour effectuer les tâches de ma liste? Y a-t-il des tâches que je peux déléguer à quelqu'un d'autre?

À propos de: 4 façons pour les maniaques du contrôle d'obtenir des tâches de délégation confortables

Repensez vos listes de tâches pour créer un nouveau classement. ] Le principe de Pareto peut vous aider à utiliser votre temps plus efficacement en vous obligeant à hiérarchiser vos tâches. Comme cela peut être difficile à déterminer, Geoffrey James vous recommande de commencer par repenser votre liste de tâches .

«Lorsque vous créez une liste de tâches, donnez la priorité à chaque élément en fonction des efforts requis. (1 à 10, 1 représentant le moins d'effort) et les résultats potentiellement positifs (1 à 10, 10 correspondant au plus fort impact) ", écrit James.

À partir de là, vous pouvez créer un nouveau classement en divisant" la quantité d'effort par les résultats potentiels pour obtenir un classement «prioritaire». Commencez par commencer par les éléments dont le numéro de priorité est le plus faible. ”

James propose cette liste à titre d'exemple:

• Tâche 1: Rédigez un rapport sur la réunion de déplacement; Effort = 10, Résultat = 2, Priorité = 5
• Tâche 2: Préparer une présentation pour le marketing; Effort = 4, Résultat = 4, Priorité = 1
• Tâche 3: Appeler le client actuel pour en savoir plus sur le renvoi; Effort = 1, Résultat = 10, Priorité = 1

Après avoir vu cela, vous vous rendrez compte que vous devez exécuter la tâche 3 en premier et la tâche 2 en second. La tâche 1 passe au second plan – et risque de ne jamais être accomplie du tout.

Les objectifs et les tâches ne sont pas toujours étroitement liés. Cependant, vous pouvez toujours utiliser le principe de Pareto lorsque vous réfléchissez aux activités nécessaires pour atteindre vos objectifs. Dans ce cas, vous voulez pouvoir atteindre 80% de vos objectifs avec 20% de vos activités.

Par exemple, si votre objectif est de passer plus de temps avec votre famille tout en maintenant les clients heureux et en augmentant la productivité, vous pouvez travaillez tard aujourd'hui (20% d'activité) pour atteindre 80% de ces objectifs.

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Identifiez et éliminez les distractions.

Que vous travailliez de la maison ou dans un bureau animé, vous êtes entouré de distractions . En conséquence, vous perdez la concentration. Pire encore, la réalisation des tâches prend plus de temps. Tous deux peuvent nuire à votre productivité.

Heureusement, vous pouvez utiliser la règle des 80/20 pour lutter contre ces distractions: 80% de vos distractions proviennent de 20% de vos sources.

Commencez par identifier les distractions qui entravent votre productivité. Ceux-ci peuvent inclure des notifications par e-mail ou sur les réseaux sociaux, des appels téléphoniques entrants ou des SMS, des visiteurs non planifiés et la soif ou la faim.

Concentrez-vous principalement sur les distractions qui vous interrompent le plus. Vous remarquerez probablement que ce ne sont que deux distractions qui constituent la majeure partie du problème.

Après avoir identifié ces distractions, réfléchissez à des moyens de les supprimer, par exemple en bloquant des moments précis de la journée pour répondre aux courriels. Éteignez votre téléphone lorsque vous avez besoin de temps libre pour vous concentrer. Fermez la porte de votre bureau. Exiger des réunions planifiées. Gardez des collations sur votre bureau.

Nous avons tous connu des moments où nous sommes les plus productifs . Certains d'entre nous sont prêts à s'attaquer à la journée dès le matin, tandis que d'autres consacrent la majeure partie de leur travail à la nuit. Créez un journal de temps ou utilisez un outil tel que RescueTime pour déterminer le moment où vous avez le plus d'énergie et de concentration.

Après avoir déterminé le moment le plus productif, assurez-vous de travailler dans les 20% de vos tâches les plus performantes à cette heure de grande écoute. Vous pouvez simplement récolter plus de 80% des récompenses.