Ce qu’ils sont et comment nous les utilisons chez Buffer

Avez-vous déjà souhaité qu’il y ait un raccourci pour mieux comprendre tous ceux avec qui vous avez travaillé ? J’ai définitivement.

Chez Buffer, nous avons eu divers documents pour communiquer les préférences de travail au fil des ans. Certaines personnes ont lancé des documents spécifiques appelés manuels d’utilisation ou plans de leadership. Pourtant, nous n’avons jamais rien eu de centralisé ou de standardisé, ce qui peut être une superpuissance pour ce type de communication et de collaboration internes, en particulier en tant qu’équipe entièrement distante.

Plus tôt cette année, nous avons décidé qu’il était temps de créer un modèle simple que tout coéquipier pourrait copier et référencer en un seul endroit avec des plans de travail. Dans cet article, je partagerai plus d’informations sur nos plans de travail, notre modèle exact et la manière dont nous les utilisons ; plongeons dedans.

Qu’est-ce qu’un plan de travail ?

Un plan de travail est notre version de ce que beaucoup de techniciens appellent manuels d’utilisation, des sources d’information d’une page sur les préférences de travail. Nous le considérons comme un raccourci permettant aux coéquipiers de collaborer plus efficacement en apprenant à mieux se connaître. Le plan vise à raccourcir la courbe d’apprentissage pour comprendre comment travailler avec quelqu’un d’autre dans votre équipe, qu’il s’agisse d’un pair, d’un subordonné direct ou d’un responsable.

Nous avons changé le nom de manuel d’utilisation en plan de travail parce que le premier était un peu trop robotique pour notre équipe, et au final, le plan de travail a été tout aussi accrocheur et explicite.

Comment nous les mettons en place en interne

Nous hébergeons maintenant ces plans dans Notion. Nous avons un endroit où chaque coéquipier de Buffer est répertorié aux côtés de son équipe et maintenant, son plan de travail est également inclus.

Voici à quoi ressemble le mien :

De cette façon, tout le monde au sein de Buffer a accès à tous les plans de travail, et ils sont accessibles dans un endroit centralisé et déjà entretenu et organisé.

Notre modèle de plan de travail chez Buffer

Nous avons créé un modèle pour en faire un ascenseur plus léger pour tous les membres de l’équipe. Le modèle contient des invites spécifiques que nous encourageons tout le monde à utiliser. Inclus sont également plusieurs invites facultatives ; tout le monde est invité à les rendre aussi uniques et personnalisés qu’ils le souhaitent.
Nous avons trois types d’invites dans ce modèle :

• Sections que nous encourageons chaque coéquipier à inclure
• Sections spécifiquement pour les gestionnaires de personnes
• Inspiration pour les sections à ajouter qui ne sont pas obligatoires

Voici notre modèle de plan de travail exact :

Au propos de vous: (Tout ce que vous voulez inclure du côté personnel des choses)Liens sociaux (et page de démarrage) :Localisation actuelle :Ennéagramme et/ou Myers Briggs :Langues parlées :Tout fait amusant : (Livres préférés, produits de boulangerie préférés, animaux de compagnie, récompenses, faits peu connus.)

• Lorsque vous communiquez : Soyez direct | Être ______
• Je préfère les commentaires : Écrit | Rédigé puis un appel vidéo | Appel vidéo
• Je préfère mener une communication quotidienne à court terme (non liée au projet) via [Slack | Threads | Zoom | Paper | Notion | Loom]
• Quand j’ai une nouvelle idée, je préfère l’évoquer en [Slack | Threads | Paper | Notion | Loom]. Quand j’en suis à l’étape de la collaboration, je préfère travailler dans [Slack | Threads | Paper | Notion | Loom].
• je préfère [all | most] de ma communication synchrone sur Zoom. je ferais aussi [love to try | am open to trying | am not a fan of] discuter au téléphone.
• Je prévois | Je le découvre au fur et à mesure
• Les mots d’encouragement sont importants pour moi | Je préfère ___ aux mots d’encouragement
• En termes d’horaire de travail, je préfère rester cohérent avec mes horaires | préfèrent travailler de manière plus flexible.
• Qu’est-ce qui rend le 1:1 le plus précieux pour vous ?

Invites pour les gestionnaires de personnes

Nous avons ajouté des questions supplémentaires pour les gestionnaires de personnel et les dirigeants qui peuvent partager davantage sur leur approche globale du leadership. Les voici:

• Quelles sont vos méthodes de management?
• Besoin d’inspiration ? Voici les pensées de En effet et Monstre
• À quoi les coéquipiers doivent-ils s’attendre en 1:1 s ?
• Comment voulez-vous que vos coéquipiers abordent vos commentaires ?

Autres invites et idées de plans de travail

Ce qui précède partage quelques informations de base sur le style de quelqu’un, mais il y a tellement plus que les coéquipiers aimeraient savoir. Voici quelques idées que nous partageons comme inspiration pour personnaliser un peu plus le plan de travail :

• Je suis : Un lève-tôt | Un oiseau de nuit | Ni lève-tôt ni oiseau de nuit
• Je m’identifie à la culture Ask | Devinez la culture (Voici un article et un Vidéo de discussion du développeur principal expliquant ces deux options)
• L’une de mes plus grandes forces chez Buffer est : __
• Mes journées au travail sont toujours les meilleures lorsque ____ se produit.
• Ce n’est pas un grand jour pour moi quand ____.
• L’une de mes valeurs de tampon préférées est ____.
• L’outil que j’utilise pour planifier ma journée est : ____
• Ma citation préférée est _____.
• De quoi avez-vous besoin ou attendez-vous de votre manager | subordonnés directs ?
• De quoi avez-vous besoin ou attendez-vous de vos pairs ?
• Qu’est-ce qui vous rend grincheux ou stressé ?
• Comment les autres sauront-ils que vous êtes grincheux ou stressé ?

Avec ces trois sections, les coéquipiers sont en mesure de créer rapidement un plan de travail qui peut donner une image claire de leurs préférences de travail, de leurs routines et peut-être même de certaines choses que leurs coéquipiers n’auraient pas connues autrement à leur sujet.

Comment utilisons-nous les plans de travail chez Buffer ?

Le lancement du projet de plans de travail est venu du fait que les coéquipiers souhaitaient partager facilement leurs préférences de travail dans un endroit simple et que nous disposions d’un emplacement centralisé pour ces informations en interne.

Lorsque Darcy PetersSenior Customer Advocacy Manager chez Buffer, et j’ai initialement lancé ce projet, Darcy a présenté trois cas d’utilisation très clairs pour les plans de travail :

1. En tant que membre de l’équipe, j’ai pu lire le document de travail de ma manager et discuter de certains aspects avec elle ;
2. En tant que manager, je l’ai rempli moi-même et créé un espace pour que les membres de mon équipe me posent des questions à ce sujet ;
3. J’ai encouragé les membres de mon équipe à le remplir également afin que je puisse mieux les comprendre. De superbes convos en ont résulté !

Dans l’ensemble, les cas d’utilisation peuvent être résumés comme suit :

• Un membre de l’équipe peut lire l’avis de son manager
• Un manager peut lire les notes des membres de son équipe
• Les partenaires Mastermind peuvent lire les uns des autres
• Les partenaires d’un projet peuvent également vouloir lire les uns les autres

Voici quelques détails supplémentaires sur la façon dont nous utilisons les plans :

En tant qu’individus, nous les utilisons pour mieux collaborer au sein de l’entreprise.

Parfois, vous avez une préférence que vous n’avez pas entièrement écrite. Peut-être que vous détestez les appels téléphoniques et ce n’est que lorsque vous avez été invité que vous avez réalisé que vous préfériez de loin voir les visages des gens si vous allez être au téléphone. Les plans de travail peuvent offrir un raccourci pour la collaboration et pour partager les préférences personnelles de cette manière.

Ils sont une excellente ressource pour les gestionnaires de personnel.

Pour les responsables du personnel, les plans de travail peuvent être des ressources fantastiques à référencer lors des entretiens individuels avec des coéquipiers, et d’un autre côté, pour que ces responsables partagent davantage sur leur style de leadership et de communication avec leur équipe immédiate.

Ils sont particulièrement bénéfiques pour les nouveaux coéquipiers.

Dans l’équipe Marketing où je travaille, nous sommes principalement une nouvelle équipe, la plupart des membres de l’équipe ayant rejoint l’année dernière. Dans cet esprit, ces plans de travail ont servi de raccourcis pour avoir l’impression que nous pouvons mieux nous connaître et commencer à travailler plus efficacement ensemble plus tôt.

À vous

Il existe de nombreux noms différents pour ce qui est finalement un document d’une page qui peut aider les personnes qui collaborent à travailler plus efficacement ensemble. Donc, peu importe comment vous l’appelez, qu’ajouteriez-vous au plan de travail que nous avons créé ? Et quel est le meilleur exemple de ce type de plan de travail que vous ayez vu ? Envoyez-nous un tweet pour partager !