Ce que le vieil adage « le temps, c’est de l’argent » signifie pour les équipes de révision juridique

Il existe plusieurs façons de comprendre le « coût » de quelque chose, et la plupart des définitions de ce terme commencent par l’argent comme facteur principal. Par exemple : Le coût est : « le montant est l’argent nécessaire acheter, faire ou fabriquer quelque chose. Mais les chefs d’entreprise savent que l’argent n’est qu’un facteur parmi d’autres dans le calcul du coût total de quelque chose nécessaire au fonctionnement de l’entreprise comme prévu. Le temps, l’énergie et la main-d’œuvre – en d’autres termes « l’efficacité » – sont tout aussi importants pour comprendre les coûts.

Tout cela peut vous paraître évident. Mais lorsqu’il s’agit de solutions eDiscovery, l’efficacité globale des solutions et services est trop souvent négligée. Les fournisseurs peuvent offrir des remises intéressantes sur les tarifs horaires de révision ou les frais d’hébergement de données, mais lorsque les équipes de révision et de service d’eDiscovery ne sont pas alignées sur les objectifs d’efficacité du client (par exemple, elles sont incitées à traiter, héberger et réviser plus de documents que nécessaire, ou elles ne savent pas comment tirer parti de l’examen assisté par la technologie (TAR) avancé pour atteindre une défendabilité et une efficacité maximales), ces inefficacités effacent la réduction et peuvent augmenter considérablement le coût total de l’examen.

Pour que les équipes juridiques augmentent leur efficacité et leur valeur globale en tant qu’acteurs stratégiques en partenariat avec la suite C, elles doivent comprendre et éviter les pièges lorsqu’elles évaluent la technologie et les services d’eDiscovery afin de garantir qu’elles obtiennent une valeur maximale pour leur argent d’eDiscovery.

Voici quelques conseils et bonnes pratiques pour choisir un fournisseur de découverte électronique.

Les nombreuses formes d’inefficacité du temps

Il peut être difficile de découvrir les inefficacités dans les approches des fournisseurs de services en matière d’examen des documents de découverte électronique. Pour éviter les inefficacités entraînant des coûts (et des risques) plus élevés, envisagez les formes d’inefficacité de temps suivantes.

Temps de service

Votre fournisseur de services propose-t-il une tarification transparente sur la façon dont le temps de service sera dépensé ? Effectuent-ils des tâches simples qui pourraient être égoïstes ou utilisent-ils des méthodes ou une technologie inefficaces ?

Heure de révision

Les prestataires de services efficaces facturent généralement un dollar de services pour trois dollars d’accès à la technologie. De nombreux prestataires de services n’utilisent pas de méthodes ou de technologies optimales ; utiliser de grandes équipes d’examen pour effectuer un examen linéaire plutôt que de tirer parti d’analyses conceptuelles et textuelles avancées et du TAR, et facturer cinq à dix fois plus en temps de service et en paramètres de risque de votre projet pour maximiser l’efficacité sans compromettre la qualité ou la défendabilité de l’examen. (Découvrez comment maximiser l’efficacité de l’examen des documents avec des analyses rapides.)

Il est temps d’évaluer les fournisseurs

Si vous effectuez régulièrement des évaluations de fournisseurs à partir de zéro pour chaque projet, il est peut-être temps d’envisager un partenariat stratégique avec un seul fournisseur possédant une expertise approfondie dans la maximisation de la valeur de sa propre technologie propriétaire. Les coûts associés à la sélection de plusieurs fournisseurs pour chaque nouveau projet peuvent s’additionner, ce qui annule l’efficacité associée au recours à un seul fournisseur déjà familier avec les données et les activités de votre organisation.

Il existe de nombreuses autres questions liées à l’évaluation temps-coût-risque, que vous pouvez explorer dans le livre électronique «Le temps, c’est de l’argent.»

Autres facteurs à prendre en compte lors du choix d’un fournisseur d’eDiscovery

De nombreux fournisseurs s’appuient sur des logiciels tiers qu’ils tentent d’adapter aux besoins de leurs clients. Vos résultats s’amélioreront si vous choisissez un fournisseur qui a développé sa propre technologie et démontre une expérience réussie dans son utilisation. Les fournisseurs compétents disposent de méthodes pour adapter leurs processus à vos besoins spécifiques et peuvent vous aider à trouver des faits plus rapidement grâce à une utilisation compétente des techniques TAR.

Choisissez un fournisseur qui propose des flux de travail défendables qui résisteront devant les tribunaux, qui fixe des objectifs métriques au début d’un projet et fournit des rapports d’avancement tout au long du processus.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les meilleures pratiques en matière d’examen de documents et les fonctionnalités d’eDiscovery pour le service juridique de votre entreprise, consultez le ressources disponibles sur OpenText ici.