Arrêtons les réunions et commençons à travailler

Les réunions sont souvent considérées comme un mal nécessaire dans les lieux de travail modernes. En fait, de nombreux professionnels passent aujourd’hui tellement de temps en réunion qu’ils ont l’impression qu’il ne leur reste presque plus de temps pour faire leur travail réel – ironique, je sais.

Pourtant, il y a des décennies, Ingvar Kampradle légendaire fondateur d’IKEA, était un farouche opposant aux réunions inutiles, préconisant plutôt des discussions brèves et ciblées.

Vous pourriez alors vous demander comment nous laissons notre culture de travail en arriver à ce stade de perte de temps, avec des perspectives comme celle de Kamprad qui étaient présentes hier et aujourd’hui. Cependant, même si sa philosophie consistant à réduire la durée et la fréquence des réunions pour accroître la productivité fait écho au débat actuel sur efficacité du lieu de travailcertains pourraient affirmer que cette approche ne peut pas être pertinente à une époque définie par la communication numérique et les configurations de travail hybrides.

Mais Kamprad avait peut-être aussi raison depuis le début. Examinons donc le cœur de sa philosophie et voyons comment elle se rapporte aux exigences d’aujourd’hui.

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Les problèmes des réunions excessives

Nous avons évoqué la grande partie de la journée que les réunions occupent souvent plus tôt, mais pour plus de contexte, une étude réalisée par le Revue des affaires de Harvard ont constaté que les dirigeants passent près de 23 heures par semaine en réunion, soit une augmentation par rapport à moins de 10 heures dans les années 1960. Les remarques selon lesquelles cela peut être réduit à des heures plus longues ou à un travail plus dur sont complètement hors de propos, et même si elles étaient vraies, vous seriez mieux avoir moins de réunions.

C’est parce qu’une enquête menée par Korn Ferry trouvé que 67 % des employés estiment que trop de temps passé en réunion les empêche de donner le meilleur d’eux-mêmes. Ce que j’en déduis, c’est qu’en supprimant les réunions inutiles, vous gagnerez du temps, mais ce que vous ferez pendant ce temps réduit sera meilleur.

Kamprad était parfaitement conscient de cette réalité et de ce danger. Son approche chez IKEA était notoirement économe, non seulement sur le plan financier mais aussi sur le temps. Il a insisté pour que les réunions soient courtes, concrètes et axées uniquement sur l’essentiel, avec les prochaines étapes et éléments d’action étant prioritaires.

Sa philosophie découle d’une profonde compréhension du fait que les réunions excessives conduisent souvent à une concentration diluée, à une mauvaise prise de décision et, en fin de compte, à une baisse de productivité. Cela me parle complètement. En tant qu’ancien CTO au sein d’une équipe d’ingénierie à distance de 150 personnes, je recevais constamment des appels qui détournaient mon attention et faisaient dérailler les opérations. C’est ce qui m’a amené à créer Bullesune plateforme de prise de notes IA et de collaboration asynchrone.

Chez Bubbles, nous l’avons prouvé à travers une enquête de réunion que ce style de communication et cette volonté de limiter les réunions à des sujets strictement essentiels peuvent réduire la durée des réunions jusqu’à 38%. Personnellement, j’en ai ressenti un effet d’entraînement très positif en termes de productivité.

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Le coût économique des réunions

Au-delà de la frustration qu’elles provoquent, les longues réunions ont un réel coût économique. Selon un rapport de Doodleles réunions mal organisées ont coûté 399 milliards de dollars aux entreprises américaines rien qu’en 2019. Ces coûts sont dus à une perte de productivité, à une perte de temps et à des actions de suivi inefficaces. UN étude de Microsoft ont également constaté qu’après 30 à 40 minutes d’une réunion, l’attention des participants commence à diminuer, conduisant à des résultats moins efficaces. L’expérience personnelle m’amène à être d’accord avec cela, c’est pourquoi je plaide pour que les réunions restent concentrées uniquement sur des sujets critiques. Tout le reste peut être envoyé dans une bulle, un message Slack ou un e-mail.

C’est particulièrement important car, du point de vue de l’entreprise, le temps, c’est de l’argent, et réduire les réunions inutiles pourrait conduire à des économies significatives en termes de temps et d’engagement des employés. Kamprad a affirmé que plus la réunion est longue, moins elle devient productive tant pour l’entreprise que pour le participant. Je dirais que c’est encore vrai aujourd’hui.

La philosophie de Kamprad sur le lieu de travail moderne

À l’ère de la lassitude liée aux réunions en ligne et des « pings rapides » constants, la philosophie des réunions d’Ingvar Kamprad semble plus pertinente que jamais. Sa conviction que le temps doit être utilisé efficacement s’aligne avec la popularité croissante de asynchrone des modèles de travail, où les équipes communiquent et collaborent sans avoir besoin d’être en ligne en même temps. Même si ce chiffre augmente, les statistiques sur les réunions en ligne restent stupéfiantes.

Les équipes Microsoft, par exemple, se vantent 320 millions d’utilisateurs dans le monde en 2024, et dans le monde du travail à distance, 76% des salariés utilisez les appels vidéo tous les jours. Mélangez cela avec les statistiques de Korn Ferry ci-dessus et nous réalisons rapidement que l’accent mis par Kamprad sur une prise de décision rapide et des processus rationalisés correspond bien à ces approches modernes. Sa méthode consistant à réduire le temps passé en face à face inutile a permis d’effectuer davantage de travail.

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Les réunions minimalistes sont-elles la meilleure option ?

Cependant, la philosophie de Kamprad n’est pas sans pièges potentiels. Même si la réduction du temps de réunion peut certainement accroître la productivité, la qualité des collaboration et la cohésion de l’équipe pourrait en pâtir si on en faisait trop. Toutes les réunions ne sont pas inutiles ; certains sont nécessaires pour une collaboration créative, pour prendre des décisions critiques ou pour aligner les équipes sur des objectifs stratégiques comme les OKR.

Selon une enquête réalisée en 2021 par Gartner82 % des employés ont déclaré que des réunions bien structurées et ciblées sont essentielles à leur productivité et à leur engagement. Pour moi, la clé est de trouver un équilibre entre minimiser les réunions qui font perdre du temps et garantir que les discussions essentielles se déroulent toujours efficacement.

Conclusion : toujours pertinent, mais adaptable

Alors, la philosophie des réunions d’Ingvar Kamprad est-elle toujours d’actualité ? La réponse est oui, avec quelques ajustements dans la gestion des réunions. Ses principes consistant à se concentrer sur la communication essentielle, à réduire les pertes de temps et à garantir que les réunions débouchent sur des points d’action clairs restent essentiels aux pratiques commerciales modernes. Cependant, à mesure que notre monde du travail devient de plus en plus numérique, les entreprises doivent adapter cette philosophie en intégrant de nouveaux outils et méthodes pour garantir que la collaboration n’en souffre pas.

En fin de compte, l’héritage de Kamprad offre un rappel précieux : les réunions ne doivent jamais devenir le travail lui-même. Assurez-vous de vous y tenir !