Si vous n'aimez pas gérer votre boîte de réception, essayez de changer la façon dont vous utilisez le courrier électronique et arrêtez de donner votre adresse personnelle aux clients.
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Mars 2021
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Imaginez cet autre univers: Les adresses e-mail n'étaient jamais attribuées à des personnes individuelles. Au lieu de cela, ils ont été affectés à des groupes de personnes – peut-être parce qu'ils font partie d'une équipe ou travaillent ensemble sur un projet. Que se serait-il passé en conséquence?
Voici ce que je pense: notre flux de travail aurait radicalement changé. Et il n'est pas trop tard pour le faire dans votre entreprise.
En éliminant le lien entre le courrier électronique et les personnes, vous déstabiliserez d'un seul geste les attentes de chacun quant à la manière de la communication , ce qui vous permet de reconstruire ces attentes à partir de zéro avec un protocole qui a plus de sens. Vous pouvez simplifier la gestion de votre boîte de réception et modifier le mode et le moment où les gens communiquent avec vous. exemple, comment une entreprise interagit avec ses clients . Le client est généralement habitué à contacter une personne spécifique de l'organisation chaque fois qu'il a des questions ou des problèmes. Le client attend également une réponse rapide. Ils personnaliseront ces interactions et commenceront à traiter les retards comme un affront personnel ( Pourquoi m'ignorez-vous?! ). Imaginez maintenant à la place que chaque client se voit attribuer une adresse e-mail dédiée sous la forme de nom_client@votreorganisation.com Si vous exécutez Jane LLC et que votre client est Joe LLC, l’adresse e-mail peut être joellc@janellc.com.
Il est maintenant beaucoup plus facile de dissocier votre client de l’idée que ses messages sont envoyés à une personne qui voit tout de suite et donc mieux y répondre rapidement! En dépersonnalisant la communication, vous disposez de bien plus d'options pour l'optimiser. Peut-être qu'une équipe tournante d'individus répondra, ou les demandes envoyées par courrier électronique seront ajoutées à un système de flux de travail qui peut être surveillé.
J'ai déployé cette stratégie pour aider à gérer la communication de mon auteur. Quand j'avais l'habitude de ne proposer qu'une seule adresse e-mail, associée à mon nom, pour que les lecteurs puissent me joindre, les messages devenaient écrasants – pas seulement dans leur volume mais aussi dans leur complexité. Lorsque vous pensez interagir avec une personne, il est naturel de supposer qu'elle sera suffisamment raisonnable pour lire votre longue histoire et offrir des conseils détaillés, ou organiser un appel pour parler de votre opportunité commerciale, ou vous mettre en contact avec des personnes pertinentes dans leur réseau. J'avais l'habitude de le faire volontiers, mais à mesure que mon audience augmentait, cela devenait plus difficile.
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Pour améliorer mes protocoles de communication avec les auteurs, j'ai introduit des adresses e-mail non personnelles. L'un d'eux, par exemple, est intéressant@calnewport.com, que mes lecteurs utilisent pour envoyer des liens ou des pistes intéressants. Sur mon site Web, l'adresse est indiquée avec une simple note: "J'apprécie vraiment ces conseils, mais en raison de contraintes de temps, je ne peux généralement pas répondre." D'après mon expérience, si vous placez une telle clause de non-responsabilité à côté d'une adresse personnalisée, comme cal@calnewport.com, elle sera largement ignorée, car nos attentes en matière d'interactions individuelles sont si fortes. Mais lorsque la clause de non-responsabilité ajoute une adresse non personnelle, comme interest@calnewport.com, je reçois peu de plaintes. Sans attentes préconçues, vous pouvez les définir à partir de zéro.
Il existe de nombreuses façons d'intégrer des protocoles à faible coût dans votre vie professionnelle ou organisationnelle, mais dans de nombreux cas, la libération des adresses e-mail des particuliers permet de
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