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Qu’est-ce qu’un processus d’approbation Salesforce

Un processus d’approbation dans Salesforce est un ensemble d’étapes qui automatisent la manière dont les enregistrements sont approuvés dans votre organisation. Il précise les actions à entreprendre lorsque les enregistrements sont soumis pour approbation, qui doit les approuver et ce qui se passe après l’approbation ou le rejet. Ce processus garantit que les décisions commerciales importantes et les modifications apportées aux enregistrements sont examinées et autorisées par les bonnes personnes de manière cohérente et efficace.

Qu’est-ce que les approbations avancées Salesforce CPQ

Les approbations avancées Salesforce CPQ (Configure, Price, Quote) sont une fonctionnalité améliorée du module Salesforce CPQ qui fournit des mécanismes d’approbation robustes et flexibles pour les devis et la tarification. Les approbations avancées étendent les processus d’approbation standard en ajoutant des fonctionnalités plus sophistiquées pour gérer efficacement les scénarios d’approbation complexes.

Composants clés des processus d’approbation avancés

Configuration des règles d’approbation : Les administrateurs peuvent créer une règle et spécifier la condition pour que les enregistrements passent par un processus d’approbation ; vous pouvez également configurer les modèles d’e-mail à utiliser pour les actions d’approbation, de rappel et de rejet. Les administrateurs peuvent également configurer les dates d’effet du début et de la fin des approbations.

Étapes et chaînes d’approbation Les chaînes d’approbation permettent la configuration d’une série d’approbateurs dans un ordre spécifié. Chaque approbateur de la chaîne doit approuver l’enregistrement avant qu’il ne soit transmis à la personne suivante.

Notifications automatisées: le système Salesforce envoie des réponses automatisées aux utilisateurs impliqués dans une transaction d’approbation pour toute action telle que la soumission pour approbation, les enregistrements approuvés, les enregistrements rejetés et les enregistrements rappelés.

Visibilité et suivi: Advanced Approvals offre un suivi et un reporting complets du processus d’approbation. Il conserve un historique détaillé des approbations et des rejets, ce qui est précieux pour les audits et les contrôles de conformité.

Différences entre l’approbation avancée et l’approbation standard :

Approbation parallèle : Cette fonctionnalité permet des processus d’approbation parallèles et séquentiels. Les approbations parallèles peuvent accélérer le délai d’approbation en envoyant simultanément des demandes à plusieurs approbateurs, tandis que les approbations séquentielles garantissent un processus de révision étape par étape.

Par exemple, supposons que vous ayez un enregistrement de devis qui doit être examiné et approuvé pour connaître le prix réduit correct et les pièces jointes correctes des documents juridiques. Dans ce scénario, vous pouvez utiliser l’approbation parallèle pour obtenir simultanément l’approbation de l’équipe commerciale et de l’équipe juridique, respectivement. Il ne sera pas nécessaire d’attendre l’approbation de l’autre équipe.

Approbation intelligente: Cette fonctionnalité est conçue pour optimiser et rationaliser le processus d’approbation en réduisant les demandes inutiles. Il exploite les approbations précédentes pour accélérer le processus. Si un devis a été précédemment approuvé et que les nouvelles modifications n’affectent pas les critères déjà approuvés, Smart Approval réutilise l’approbation préalable, évitant ainsi de devoir recommencer tout le processus d’approbation.

Par exemple, supposons que vous disposiez de trois niveaux d’approbation pour un devis, et que les premier et deuxième niveaux soient approuvés mais rejetés au troisième niveau et renvoyés à l’utilisateur commercial. Une fois la correction effectuée et soumise à nouveau, l’approbation du premier et du deuxième niveau sera automatiquement ignorée et passera directement au troisième niveau. En d’autres termes, l’approbation avancée CPQ comprend l’historique de l’approbation d’un enregistrement.

Approbation dynamique: Cette fonctionnalité peut être utilisée pour attribuer des approbateurs de manière dynamique en fonction des conditions remplies par l’enregistrement. Par exemple, une transaction de grande valeur peut nécessiter l’approbation de la haute direction, tandis qu’une transaction de moindre valeur peut nécessiter uniquement l’approbation d’un directeur régional.

Considérez ce scénario dans lequel vous disposez d’un très gros compte qui devrait être examiné par le PDG. Dans ce scénario, vous pouvez disposer d’un champ pour marquer cela comme important et l’utiliser dans les critères pour attribuer uniquement cet enregistrement au PDG.

Approbation déléguée: Vous pouvez affecter un autre utilisateur comme approbateur délégué pour la période requise sans modifier les enregistrements utilisateur.

Modèles d’e-mails personnalisés: Vous pouvez avoir des modèles d’e-mail personnalisés pour les actions Approuvées, Rejetées et Rappel.

Conclusion:

La mise en œuvre de Salesforce CPQ Advanced Approvals permet aux organisations de gérer facilement des processus d’approbation complexes, garantissant que chaque devis et décision de tarification est soigneusement examiné et autorisé par les parties prenantes appropriées. Cela conduit à des clôtures de transactions plus rapides, à une réduction des charges administratives et à une réponse plus agile aux demandes du marché. Alors que les entreprises continuent d’évoluer et sont confrontées à des exigences d’approbation de plus en plus complexes, Salesforce CPQ Advanced Approvals s’impose comme un outil essentiel pour maintenir le contrôle, la cohérence et l’efficacité du processus d’approbation.