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novembre 19, 2021

Adopter l'approche de Marie Kondo pour les flux de travail et les processus


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Marie Kondo, la consultante en organisation de renommée mondiale, nous a appris beaucoup de choses sur la productivité. Sa méthode KonMari est une approche inspirée du minimalisme pour augmenter l'efficacité et la productivité catégorie par catégorie plutôt que pièce par pièce. L'idée clé derrière la méthode de Kondo est de jeter les éléments qui n'ajoutent aucune valeur. Elle encourage les gens à éliminer les objets qui n'ont plus de raison d'être et à conserver les objets significatifs.

En cette ère de travail hybride, les employés sont de plus en plus contraints de rendre compte de leur temps. L'évaluation et l'optimisation des flux de travail peuvent avoir un effet considérable sur la productivité. 58% des employés performants ont besoin d'espaces de travail plus silencieux et moins encombrés pour mieux fonctionner, et c'est là qu'intervient la méthode KonMari. 

Que vos employés travaillent à distance ou au bureau, il est important de désencombrer leur espace car il réduit le chaos et crée un environnement de travail parfait. Il est également important de désencombrer les flux de travail pour augmenter la productivité des employés et de l'organisation. Des flux de travail désencombrés permettent aux employés de se concentrer sur un travail à haute valeur ajoutée. Ils passent plus de temps à développer des idées à valeur ajoutée et à gagner de nouvelles affaires. Voici comment vous pouvez utiliser l'approche de Kondo pour améliorer votre entreprise :

Sélectionnez les bonnes catégories à automatiser

La méthode KonMari se concentre davantage sur l'organisation par catégorie que par emplacement. Lorsque vous appliquez la méthode dans votre organisation, concentrez-vous sur les processus qui nécessitent une automatisation, et non sur les services. Décidez quoi automatiser et combien automatiser.

Dans chaque organisation, plusieurs processus répétitifs diminuent la productivité des employés. Mais ils sont essentiels aux opérations commerciales. L'automatisation est le moyen le plus simple et le plus rapide de rationaliser ces processus. Concentrez-vous sur l'automatisation des tâches qui ne nécessitent pas beaucoup d'intervention humaine.

L'automatisation peut minimiser les tâches banales et permettre au personnel de se concentrer sur un travail à haute valeur ajoutée qui correspond aux buts et objectifs de l'entreprise. Associez les compétences et les forces des employés à leurs rôles. Un engagement élevé des employés réduit le stress, améliore la santé et augmente la satisfaction au travail. Et lorsque les employés sont plus productifs, les profits augmentent.

Adoptez une approche minimaliste

L'approche de Marie Kondo est tout au sujet du minimalisme. Bien que la gestion des processus organisationnels soit un élément clé de chaque entreprise, cela ne signifie pas que plus vous avez de processus, plus vous serez rentable. Les seuls processus qui méritent d'être conservés sont ceux qui ajoutent de la valeur à l'entreprise. Éliminez les processus obsolètes, tels que les processus sur papier, et augmentez l'efficacité.

La méthode KonMari est divisée en deux parties : l'élimination et l'organisation. Marie pense que plus vous vous débarrassez d'articles, plus il est facile de rester organisé. Environ 120 000 décès aux États-Unis chaque année sont liés au stress au travail. En fait, près de 80 % des employés souffrent d'une forme d'épuisement professionnel. Lorsque les employés travaillent sur ce qu'ils aiment, l'engagement, la productivité et la satisfaction au travail augmentent.

L'automatisation rationalise les flux de travail et élimine les doublons. Combiné à l'autonomie, il peut augmenter la productivité de l'organisation. Lorsque les employés décident quelles tâches effectuer, quand les faire et combien de temps y consacrer, ils sont 43 % moins susceptibles de connaître des niveaux élevés d'épuisement professionnel.

Éliminez les processus inutiles

Kondo a adapté les techniques Lean de la méthode de fabrication commerciale 5S dans les 3 premiers : Seiri (trier), Seiton (redresser) et Seiso (briller, balayer). 5S est le système de production de Toyota (TPS), une méthode d'amélioration des processus dont l'objectif principal est d'éliminer les déchets.

La méthode KonMari consiste à sélectionner soigneusement ce que vous souhaitez conserver et à vous débarrasser de tout le reste. La méthode met l'accent sur l'élimination des éléments qui n'ajoutent aucune valeur. Sélectionnez les workflows à automatiser dans votre organisation et la quantité à automatiser. Si certaines tâches n'ajoutent pas de valeur à votre entreprise, jetez-les.

Les processus sont destinés à aider votre entreprise à mieux fonctionner, mais les conditions changeantes du marché les font évoluer constamment. Des flux de travail qui, une fois la valeur ajoutée, peuvent avoir besoin d'être modifiés ou remplacés.

L'approche 5S aide les organisations à rationaliser les flux de travail et à éliminer le gaspillage. Parce que tout a sa place, les employés peuvent facilement trouver des tâches et mieux gérer les processus. Cela réduit les pertes de temps et augmente la productivité.

Marie Kondo parle abondamment de l'élimination du papier. Cette approche est utile dans les affaires car elle améliore les opérations. Les documents papier sont dangereux, prennent beaucoup de place et donnent plus de travail à vos employés. Numérisez-les et placez-les sur une seule plate-forme pour un accès facile. Mais une fois qu'ils voient que c'est bénéfique, leurs perspectives changent. La méthode de Kondo vous aidera à désencombrer vos flux de travail, mais c'est sa technique de rangement qui vous aidera à acquérir un nouvel état d'esprit. Vos employés peuvent penser que l'automatisation signifie perdre leur emploi. Lorsque vous leur faites voir qu'ils ont tort, ils l'adopteront. Gagnez leur confiance en les formant à utiliser le logiciel à leur avantage. Expliquez clairement qu'ils sont toujours importants et aidez-les à s'adapter à leurs nouveaux rôles. Intégrez l'automatisation de manière transparente et rendez le processus progressif pour donner à votre équipe le temps d'apprendre.

Révisez systématiquement les processus et les flux de travail 

L'approche KonMari encourage les gens à systématiquement ranger et jeter les choses inutiles plutôt que de nettoyer d'un coup. Lorsque vous révisez constamment les flux de travail automatisés, vous pouvez les améliorer pour augmenter leur efficacité. Une fois que vous avez installé le logiciel d'automatisation, ne vous arrêtez pas là. Passez en revue les flux de travail de temps en temps pour vous assurer qu'il n'y a pas de goulots d'étranglement. Vous pouvez identifier des opportunités d'amélioration.

Des évaluations périodiques vous aident également à déterminer si les flux de travail automatisés fournissent les résultats attendus. Si les résultats ne sont pas bons, voyez ce que vous pouvez changer ou éliminer. Vous pouvez également envisager d'essayer différents logiciels d'automatisation.

Utilisez la méthode KonMari et augmentez la productivité

Il existe plusieurs façons d'appliquer l'approche de Marie Kondo dans l'environnement commercial. Si vous appréciez la productivité et l'efficacité, utilisez la technique pour désencombrer systématiquement les flux de travail. Vous créerez un meilleur environnement de travail avec des employés motivés.




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