Accélérez les processus de T & E avec les technologies intelligentes

J'apprécie voyager en voyage d'affaires pour rencontrer des gens, ce qui est une chance si on considère qu'une partie importante de ma vie est consacrée à cette tâche. Mes pages de passeport se remplissent et je peux vous donner de nombreux conseils sur la navigation dans les compagnies aériennes, les aéroports, les villes, les hôtels, etc. – qu'il s'agisse de LHR, OFS, LAX, IAH, GRU, CGH, EZE, BOG, SYD ou de nombreux autres ports d'escale entre.

Et je ne suis pas seul: les voyages augmentent en général, y compris les voyages d'affaires. En 2017, les entreprises ont dépensé 1,33 billion de dollars US en voyages, selon la Global Business Travel Association qui s'attend à ce que ce montant atteigne 1,7 billion de dollars en 2022.

Tous ceux qui voyagent pour affaires savent que les entreprises doivent trouver de meilleures façons de gérer les pratiques et les dépenses de voyage. Et les voyageurs ont besoin d’outils leur permettant de faire leurs dépenses et d’être remboursés plus efficacement.

C’est là que des technologies intelligentes des applications, des processus et une plate-forme numérique peuvent être utiles. Par exemple, en utilisant l'intelligence artificielle, l'apprentissage par la machine, et l'automatisation de processus robotiques, les entreprises peuvent ré-imaginer ces processus de dépense au profit des organisations et des voyageurs.

Là où les entreprises peuvent bénéficier

Webémission récente sur la technologie des frais de déplacement et des dépenses, qui fait partie de la série Entreprise intelligente de SAP a interrogé les participants sur les domaines qu’ils souhaitaient le plus améliorer. Les résultats étaient intéressants: 66% ont cité les gains d'efficacité en termes de processus et de productivité, 47%, l'expérience utilisateur, 42%, les économies de coûts et 47%, souhaitaient une plus grande transparence pour gérer le risque de non-conformité.

Certaines estimations montrent que les déplacements des employés représentent 65% des dépenses contrôlables d'une organisation. Pourtant, de nombreux dirigeants financiers ont du mal à se rendre compte de ce qu'ils dépensent.

En rapprochant les informations de chaque point de décision, les technologies intelligentes peuvent permettre une prise de décision plus rapide et mieux informée. Les solutions qui relient les budgets de voyages et de dépenses des départements aux budgets des entreprises, par exemple, peuvent aider les responsables à déterminer le nombre de voyages approuvés, à comprendre le budget disponible et à suggérer de nouvelles directives pour générer des économies.

À l'aide du machine learning, les entreprises peut reconnaître les informations de dépense plus tôt dans le processus de reporting. Au lieu de collecter les reçus de voyage et de les envoyer à la fin du voyage, un employé peut prendre une photo de chaque reçu avec une application mobile. La technologie d’apprentissage automatique extrait les données et les partage avec les systèmes de l’entreprise, ce qui donne au service financier une visibilité instantanée des dépenses et réduit l’effort de reporting manuel du voyageur. En reliant les systèmes de réservation de voyages, les processus et les contrôles de données protègent les personnes qui risquent involontairement de ne pas se conformer.

Les entreprises et les employés peuvent en bénéficier: obligation de diligence

Les règles relatives à la conformité fiscale et aux frontières internationales ne l'ont jamais été complexe. Les technologies qui gèrent la correspondance des modèles, automatisent les processus à forte intensité de main-d’œuvre et vérifient le respect des règles nationales en constante évolution peuvent protéger les actifs et les actifs de l’entreprise. Timothy Dalton de EY, qui occupe les fonctions de responsable de la pratique SAP Concur et de partenaire de services de conseil auprès des personnes, a été l’un des experts du panel Webcast. Il a déclaré que l'introduction d'une technologie innovante d'automatisation des processus robotiques avait permis à son entreprise d'économiser 1,6 milliard de dollars par an en frais de déplacement.

Il est essentiel de protéger les employés et d'aider les entreprises à satisfaire leurs obligations en matière de devoir de prudence. L'année dernière, j'étais au Mexique lorsque le tremblement de terre de 7.0 à Oaxaca a frappé. Nos systèmes de gestion des voyages d'entreprise ont informé un représentant SAP que j'étais dans la région, qui m'a appelé pour savoir si j'étais en sécurité ou si j'avais besoin d'aide pour trouver le prochain vol disponible. Si j'avais eu besoin d'envoyer ma position exacte à notre équipe de sécurité des voyageurs, j'aurais pu le faire en appuyant simplement sur «obtenir de l'aide» dans notre application mobile. Dans ce cas, la technologie améliorée améliore non seulement la visibilité, mais aussi ma sécurité personnelle. Si j'avais eu des problèmes, il aurait été beaucoup plus facile de me localiser et aurait pu sauver la vie.

L'importance de l'interface utilisateur

Une meilleure expérience de voyageur est sans aucun doute une priorité pour vos employés, qui simplement veulent réserver un voyage efficace (avec le fournisseur de leur choix), accélérer la production de rapports et être remboursé plus rapidement. Cependant, les logiciels traditionnels exigent souvent des processus fastidieux de saisie et de rapprochement des dépenses manuelles.

Les applications qui intègrent l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique peuvent aider à rationaliser le processus de reporting tout en fournissant les données nécessaires au financement permettant de négocier les contrats des fournisseurs, d'accumuler des dépenses et de minimiser frais. En utilisant des données de voyage existantes ou des entrées, telles que des reçus numérisés, certaines applications offrent des flux de travail guidés, simplifiant le processus tout en permettant aux employés de faire un travail plus utile.

Nous estimons que les applications de déplacement et de dépenses mobiles peuvent aider les utilisateurs à économiser environ quatre heures par mois. remplir les reçus de dépenses (sans parler de beaucoup de frustration). En utilisant un taux de base de 50 USD par heure, une organisation pourrait économiser environ 225 USD par mois et par employé. Multiplié par seulement 1 000 employés, les gains de productivité atteignent 225 000 dollars par mois.

Les technologies intelligentes offrent des économies impressionnantes et une nouvelle visibilité qui bénéficient aux entreprises tout en accordant la priorité aux besoins des voyageurs. Les utiliser pour moderniser les processus de voyage semble être un excellent moyen de commencer une nouvelle année de voyage.

Pour en savoir plus sur la façon dont les technologies intelligentes peuvent aider les entreprises à réimaginer leurs processus de déplacement et de traitement des dépenses, et plus encore, écoutez la . ] Webcast .

Pour en savoir plus sur ce sujet, lisez « Deux tendances commerciales entraînant un changement de dépenses ."

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