Abandonnez les appels d’offres pour obtenir de meilleurs résultats d’externalisation

Chaque jour, des centaines d’organisations lancent des appels d’offres pour sélectionner le meilleur fournisseur répondant à leurs besoins. Mais que se passe-t-il lorsqu’ils s’appuient sur les mauvais outils pour y parvenir ?

Un piège courant est ce que des chercheurs de l’Université du Tennessee ont inventé le paradoxe de l’externalisation : lorsqu’une organisation d’achat achète des biens ou des services auprès d’un fournisseur censé être l’expert et lui indique ensuite comment effectuer le travail. L’innovation stagne parce que les spécificités définies dans le processus d’appel d’offres freinent les fournisseurs.

L’approche conventionnelle en matière d’appel d’offres est une demande de prix/devis et une demande de proposition. Les progrès en matière de standardisation et systèmes d’enchères automatisés visant à accélérer le processus de sélection des fournisseurs crée souvent une incitation perverse inhérente dans laquelle l’acheteur obtient ce qu’il a demandé dans l’offre – pas nécessairement ce dont il avait besoin. Pourquoi? Les fournisseurs sont obligés de répondre à des spécifications d’offre prédéfinies et n’ont pas la possibilité d’avoir un dialogue plus collaboratif pour aider leurs clients à obtenir la meilleure solution possible.

Comprendre les méthodes d’enchères concurrentielles

Il existe aujourd’hui six types courants de méthodes d’enchères concurrentielles, allant de la nature hautement compétitive et indépendante (enchère électronique) à la méthode hautement collaborative (demande de partenaire), comme le montre la figure ci-dessous.

Kate Vitasek / Université du Tennessee

Une université du Tennessee papier blanc — Déballage des méthodes d’appel d’offres concurrentielles : l’ABC essentiel des différentes méthodes de RFX — donne un aperçu du quoi, du pourquoi et du comment des méthodes d’enchères les plus populaires.

Le tableau ci-dessous met en évidence les méthodes d’appel d’offres collaboratives les moins utilisées mais très puissantes, connues sous le nom de demande de solution et de demande de partenaire, et comment elles peuvent aider les organisations à tirer le meilleur parti de leur processus d’appel d’offres.

Demande de solution

Une demande de solution commence lorsque l’acheteur vient à la table avec des informations générales, des données et des caractéristiques de l’environnement existant, des résultats mesurables et un aperçu de la vision à long terme. Par exemple, ils partagent de manière transparente des informations telles que :

• Buts et objectifs commerciaux
• Une description du résultat souhaité du fournisseur ou des résultats commerciaux
• Toute contrainte connue ou perçue
• Données opérationnelles existantes de haut niveau pour fournir un aperçu général de la situation actuelle

Considérez une demande de solution comme l’acheteur présentant un puzzle au fournisseur, et le travail du fournisseur consiste à proposer à l’acheteur la meilleure façon de résoudre le puzzle.

L’adoption d’un modèle collaboratif de demande de solution transforme le parcours d’approvisionnement en intégrant une phase de « dialogue » avec le fournisseur où l’acheteur et le fournisseur collaborent sur la meilleure solution possible. Une demande de solution invite les fournisseurs à partager leur expertise unique et aligne acheteurs et fournisseurs vers une aspiration commune, au lieu de simplement adhérer à un cahier des charges prédéfini.

S’inscrire dans ce modèle, c’est inviter les fournisseurs à monter en puissance et à présenter des solutions innovantes adaptées aux besoins de l’acheteur. Cette collaboration prend naissance lors d’ateliers dynamiques, transformant la résolution de problèmes en un processus créatif harmonieux.

Une demande de solution se termine toujours par le même objectif que les processus d’appel d’offres plus traditionnels : choisir un fournisseur. Mais le processus collaboratif permet d’aligner la compréhension du fournisseur sur ce dont l’acheteur a besoin tout en ouvrant les yeux de l’acheteur sur la manière dont les différents fournisseurs peuvent répondre au mieux à leurs besoins. Les achats passent du statut de transaction à celui de partenaire, rapprochant les acheteurs et les fournisseurs du succès et de la croissance mutuels.

Demande de partenaire

Une demande de partenaire recouvre toutes les fonctionnalités collaboratives clés de la méthode de demande de solution, mais ajoute une dimension critique : elle souligne l’importance de trouver un fournisseur qui conviendra bien à son organisation. La définition de « l’adéquation » dépend des besoins de l’organisation acheteuse, mais inclut souvent l’évaluation des fournisseurs sur des aspects tels que la compatibilité culturelle, l’engagement envers un modèle de tarification transparent ou la flexibilité.

Le processus de demande de partenariat est le mieux adapté lorsque l’organisation acheteuse recherche une relation commerciale hautement stratégique et collaborative à long terme. Il s’agit d’un excellent choix pour les contrats d’externalisation complexes dans lesquels l’acheteur et le fournisseur devront travailler en étroite collaboration, et il est essentiel que les parties envisagent l’équipe, la collaboration et la transparence sous le même angle.

Dès le départ, un processus de demande de partenariat met l’accent sur une perspective à long terme. Dans le cadre du processus, l’acheteur organise des ateliers collaboratifs au cours desquels les membres de l’équipe de l’acheteur et du fournisseur collaborent non seulement sur la solution potentielle (comme la demande de solution), mais ils collaborent également pour l’intégrer. contrat relationnel formel techniques telles que l’élaboration d’une vision commune, de principes directeurs et de mécanismes de gouvernance.

Étant donné que le processus de demande de partenariat est utilisé pour vos relations fournisseurs les plus stratégiques, vous devez être prêt à investir la quantité appropriée d’implication des parties prenantes dans le processus pour garantir que vous pouvez obtenir les récompenses les plus élevées à long terme en cas de succès.

Pourquoi devriez-vous passer aux enchères collaboratives

Les spécifications traditionnelles et les approches axées sur les prix sont des outils efficaces permettant d’établir des prix compétitifs depuis des dizaines, voire des centaines d’années. À ce jour, les organisations et les sociétés de technologie logicielle ont investi des millions de dollars pour perfectionner un processus d’appel d’offres hautement compétitif afin de parvenir à une transaction réussie plus rapidement et à moindre coût. Mais recherche montre que les approches basées sur les transactions ont une capacité limitée à créer de la valeur pour une organisation et ne fonctionnent de manière optimale que lorsqu’il existe une offre abondante et une faible complexité où le « marché » peut se corriger.

Pourquoi faire les approches basées sur les transactions ne suffisent pas pour des relations plus stratégiques ? C’est parce qu’ils créent un cercle vicieux : les acheteurs et les prestataires de services veulent innover, mais ni l’un ni l’autre ne veut réaliser l’investissement nécessaire pour y parvenir en raison de la nature transactionnelle de leur relation.

Modèles de prestation alternatifs tel que Externalisation acquise aident les organisations à sortir du tapis roulant des transactions en créant des contrats relationnels gagnant-gagnant hautement collaboratifs avec des modèles économiques de risque partagé/récompense partagée incitant les fournisseurs à investir dans des résultats souhaités mutuellement définis qui créent de la valeur à la fois pour les acheteurs et les fournisseurs. Mais pour y parvenir, les acheteurs doivent intégrer la collaboration dans le processus d’offre lui-même afin de libérer le potentiel de création de valeur des parties.

L’essentiel

Les initiatives d’approvisionnement complexes exigent des stratégies d’enchères nuancées et collaboratives. Si vous souhaitez davantage de collaboration de la part de vos fournisseurs, essayez de commencer par un processus d’appel d’offres plus collaboratif.