Automatisez tout: générez un accord dans Adobe Sign à partir d'un modèle Word (.DOCX) – Partie 1/3

La série Automate Everything a été écrite par Rebekah Williamson et Taylon Hammons

Dans un travail de chez nous, les entreprises s'orientent vers des opérations sans papier. Le processus d'impression des formulaires, de leur livraison aux clients et de leur numérisation appartient au passé. Économisez du papier, du temps et de l'argent en passant à une approche entièrement numérique. En tirant parti de la Power Platform de Microsoft et d’Adobe Sign, les flux de travail et les processus d’approbation des documents électroniques sont facilement automatisés. Cette intégration permet à votre équipe de créer de manière transparente des formulaires interactifs, de capturer des signatures et de se connecter aux données de votre organisation en un seul endroit. Cette série en trois parties vous guidera dans la création et la gestion des accords / contrats et rassemblera des signatures juridiquement contraignantes via Power Apps et Adobe Sign.

La première partie de cette série montre comment générer un accord Adobe à l'aide d'un modèle Word. Les deuxième et troisième parties de la série expliquent comment créer, gérer et envoyer des accords pour signature à l'aide de Power Apps et de Power Virtual Agent.

Préparez votre modèle

Créez d'abord un modèle Word (.DOCX) à convertir en modèle d'accord (PDF).

1. Dans Microsoft Word, sélectionnez Fichier > Nouveau
2. Recherche Papier à en-tête Modern Angles > Sélectionnez le modèle> Sélectionnez ] Créez
3. Ensuite, insérez les contrôles de contenu qui vous permettent d'ajouter du contenu de manière dynamique à votre document. Pour insérer des contrôles, accédez à l'onglet Développeur . Si vous voyez l'onglet Développeur, passez à l'étape 5. Si vous ne voyez pas l'onglet Développeur, cliquez avec le bouton droit sur le ruban et sélectionnez Personnaliser le ruban…
4. Dans le Personnaliser le ruban [19659029]sélectionnez l'onglet Développeur et sélectionnez OK
5. Pour insérer un contrôle de contenu personnalisé, insérez une ligne de texte ID de contrat sous l'e-mail ligne .
6. Dans l'onglet Développeur sélectionnez Contrôle de texte brut

Vous devriez voir une zone de contrôle de contenu qui ressemble à ceci: [19659047]

7. Sélectionnez Design Mode dans l'onglet Developer Tab pour modifier votre texte d'invite en [Agreement ID] [19659029].

8. Pour quitter le Mode Conception, sélectionnez le bouton Mode Conception dans le ruban.

9. Sélectionnez [Agreement ID] > Properties .

10. Définissez votre titre sur ID de contrat dans les propriétés de contrôle du contenu, puis sélectionnez OK.

11. Répétez l'étape 10 pour toutes les propriétés de contrôle de contenu auxquelles vous souhaitez accéder dans Power Automate.

12. Enregistrez votre fichier dans un fichier .DOCX . Dans cet exemple, nous l'enregistrons sur un site SharePoint.

Préparez votre robot d'agent virtuel

Pour rassembler les entrées nécessaires à la génération du document d'accord, utilisez un bot Power Virtual Agent.

1. Accédez à https://powervirtualagents.microsoft.com/en-us/ > Sélectionnez Créer un nouveau bot > Sélectionnez Nom Langue et Environnement

2. Créez un nouveau sujet nommé Generate Agreement Document > Add Trigger Phrases comme "Je veux conclure un accord. »

3. Sélectionnez Accéder au canevas de création > Rédigez votre Message de bienvenue

4. Sélectionnez Ajouter une action > Sélectionnez Poser une question > Tapez [19659028] Quel est votre nom? > Définissez Identifier sur Réponse complète de l'utilisateur > Définissez Enregistrer la réponse sous sur SenderName

5. Sélectionnez Ajouter une action > Sélectionnez Poser une question > Tapez Quel est le nom du destinataire? > Définissez Identifier sur Réponse complète de l'utilisateur [19659029]> Définissez Enregistrer la réponse sous sur RecipientName

[19659004] 6. Sélectionnez Ajouter une action > Sélectionnez Poser une question > Saisissez Quelle est l'adresse e-mail du destinataire? > Définissez Identifier sur E-mail [19659029]> Définissez Enregistrer la réponse sous sur E-mail du destinataire

7. Sélectionnez Ajouter une action > Sélectionnez Poser une question > Typ e Qu'est-ce que l'ID de l'accord? > Définissez Identify sur Réponse complète de l'utilisateur > Définissez Enregistrer la réponse sous sur AgreementID

Create Your Power Automate Flow

1. Sélectionnez Ajouter une action > Sélectionnez Créer un flux > Nommez votre flux
2. Définissez les entrées en fonction de votre bot Virtual Agent.

3. Définissez ID d'accord sur la variable AgreementID

4. Répétez Étape 10 pour Nom du destinataire ] E-mail du destinataire et Votre nom

5. Sélectionnez Ajouter une action > Sélectionnez Remplissez un modèle Microsoft Word > Définissez Emplacement, Bibliothèque de documents, Fichier,

6. Définissez ID d'accord Nom du destinataire et Votre nom aux variables recueillis à partir du bot Virtual Agent

1. Sélectionnez Ajouter une action > Rechercher SharePoint > Sélectionnez Créer un fichier > Définir Adresse du site Chemin du dossier Nom du fichier et ID du document

1. Sélectionnez Ajouter une action > Rechercher Adobe Sign > Sélectionner Créer un modèle de bibliothèque à partir du document téléchargé > Définir le Nom du modèle Type de modèle Partage Mode et ID de document

Connectez votre flux Power Automate [19659085]

Connectez votre flux Power Automate à votre Virtual Agent Bot.

1. Dans Power Virtual Agents, sélectionnez Appeler une action > Sélectionnez votre flux > Enregistrer

Le flux est désormais configuré pour générer des accords Adobe lorsque le Bot virtuel est appelé. Testez votre bot pour garantir la fonctionnalité et profiter de la facilité d'automatisation grâce à Power Automate!

À propos de l'auteur

Taylon est un consultant technique en résolution de problèmes qui s'efforce de fournir une équipe et une expérience client positives.

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