Faciliter la gestion des licences avec la gestion du contenu OpenText ™ Documum ™

Si vous y travaillez ou gérez des logiciels dans votre organisation, vous savez probablement à quel point la gestion des licences peut être délicate. Bonnes nouvelles! La gestion de contenu OpenText ™ Documentum ™ (CM) a rendu cela plus facile à commencer par la version CE 24.4!

Décomposons-le en termes simples.

Quoi de neuf?

OpenText Documentum CM comprend désormais une gestion de licence plus intelligente. Ceci est géré via quelque chose appelé OTDS (OpenText Directory Services), qui aide à suivre la façon dont votre organisation utilise le logiciel.

Voici ce que cela signifie pour vous:

• Meilleur contrôle – Vous saurez exactement qui utilise quoi.

• Décisions plus intelligentes – Vous pouvez voir des modèles d’utilisation pour aider à planifier de futurs achats.

• Conformité plus facile – Il est beaucoup plus simple de rester conforme à vos accords de licence.

Comment ça marche?

Tous ceux qui utilisent OpenText Documum CM ont besoin d’une licence, et maintenant ces licences sont gérées via OTDS.

Chaque fois qu’un utilisateur se connecte, une licence leur est automatiquement réservée. Si toutes vos licences sont utilisées, les nouveaux utilisateurs ne pourront pas se connecter – il est donc important de bien les gérer!

Il existe également des licences «complémentaires» spéciales pour des fonctionnalités supplémentaires, qui peuvent être affectées aux utilisateurs au besoin.

Début en 5 étapes faciles

Voici un rapide coup d’œil à ce que vous devez faire:

1. Configurer les OTD – Ceci est votre centre de contrôle de licence. Vous pouvez l’installer sur vos propres serveurs ou dans le cloud.

2. Obtenez votre clé de licence – Vous devrez le demander via le support OpenText. Il y a deux façons de le faire, et les deux sont simples.

3. Créer une zone de licence (partition) – Dans OTDS, configurez une zone spéciale pour garder une trace de votre fichier de licence et des utilisateurs l’utiliser.

4. Lier la licence à OpenText Documentum Cm– Vous connecrez les informations de licence au système Documentum afin qu’il sache qui a la permission.

5. Attribuer des licences aux utilisateurs – Vous pouvez attribuer des licences à des personnes spécifiques, des groupes ou à toute la partition.

Notes spéciales pour différents outils 

Si vous utilisez d’autres outils OpenText Documentum CM tels que Advanced Workflow, Reports ou Microsoft® 365 Intégration, il existe quelques étapes supplémentaires. Habituellement, cela signifie simplement créer un utilisateur spécial OTDS avec les bons paramètres.

Et si vous améliorez? 

Si vous passez d’une ancienne version à CE 24.4 ou version ultérieure, vous devrez mettre à niveau les OTD, OpenText Documentum CM Server et quelques autres outils. Suivez simplement les étapes ci-dessus une fois que tout est mis à jour.

Problèmes courants et comment les résoudre 

Parfois, les choses tournent mal, mais ne vous inquiétez pas – la plupart des problèmes ont des correctifs simples:

• Licence manquante? Vérifiez que vous avez téléchargé la clé dans OTDS.

• Problèmes de connexion? Assurez-vous que vos utilisateurs ont été affectés à une licence.

• Obtenir un message d’erreur? Ce pourrait être un mauvais mot de passe ou un utilisateur qui n’est pas dans le bon groupe.

Les journaux système (comme otdsauth.log) vous aideront à repérer exactement ce qui ne va pas.

Réflexions finales

OpenText a facilité la gestion des licences avec cette mise à jour. En utilisant des OTD, vous pouvez garder une trace de tout, éviter les surprises et vous assurer que votre équipe a accès à ce dont ils ont besoin – quand ils en ont besoin.

Si vous êtes administrateur, cela signifie moins de maux de tête. Et pour le reste de l’équipe, cela signifie un accès plus fluide à des outils importants.

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