Le secret d’une gestion de contenu d’entreprise efficace : construire à partir d’une base solide

Un certain nombre d’obstacles se dressent sur le chemin des responsables informatiques qui cherchent à atteindre leurs objectifs de gestion de contenu d’entreprise, mais deux d’entre eux ressortent : une prolifération d’outils et une incapacité à les intégrer efficacement. Si l’on ajoute à cela le rythme rapide de croissance du contenu, il n’est pas étonnant qu’un Une enquête Forrester montre 42 % des entreprises déclarent avoir de grandes quantités de contenu critique efficacement cachées dans des silos d’informations à travers l’organisation.

La solution consiste à choisir une plateforme de gestion de contenu sur laquelle vous pouvez ajouter les outils spécifiques dont vous avez besoin avec l’assurance qu’ils sont bien intégrés les uns aux autres.

Comment nous sommes arrivés ici

La prolifération des outils est le résultat d’années pendant lesquelles des départements individuels ont acquis des produits avec une portée limitée pour résoudre des problèmes spécifiques. La popularité des solutions SaaS (Software-as-a-Service) a aggravé le problème, permettant à divers départements d’acheter et de déployer des solutions sans la bénédiction du service informatique.

Le résultat : de nombreux silos de contenu et des produits ponctuels qui ne communiquent pas entre eux.

« Dans de nombreuses organisations, le problème du contenu cloisonné s’est développé sur de nombreuses années, voire parfois des décennies », explique Dennis Chepurnov, responsable du marketing produit chez Hyland, fournisseur de solutions de gestion de contenu. « Il n’est pas rare que nous discutions avec des organisations qui utilisent encore des dizaines d’anciens référentiels. »

C’est un problème pour toute organisation qui essaie de tirer le meilleur parti de tout le contenu qu’elle possède. Les silos empêchent les décideurs d’obtenir facilement les meilleures données de toutes les parties prenantes concernées, qu’il s’agisse du marketing, de la recherche et développement, des ventes ou de la finance. Pire encore, en utilisant n’importe quel outil à leur disposition, les décideurs peuvent penser qu’ils rassemblent toutes les données possibles sur un sujet alors qu’en réalité, une grande partie reste hors de portée. Ils ne savent pas ce qu’ils ne savent pas.

Avantages d’une approche plateforme de l’ECM

Les solutions ECM modernes disposent d’un certain nombre de fonctionnalités qui aident le service informatique à résoudre le problème, mais cela commence par la capacité de s’appuyer sur une plate-forme commune. L’idée est d’ajouter des modules pour répondre à des besoins spécifiques, par exemple pour différents départements. Ainsi, chaque service dispose d’une vue qui facilite ses propres flux de travail, mais tout le contenu est disponible pour toute personne qui en a besoin et est autorisée à y accéder.

Une plate-forme moderne devrait offrir un certain nombre de caractéristiques et de fonctions, explique Chepurnov, notamment :

• Accès fédéré et gestion des référentiels de contenu existants – pour que vous ne perdiez pas tous vos investissements dans ces outils ECM existants
• Contrôles modernes de sécurité et de conformité
• Options de déploiement flexibles, y compris basées sur le cloud
• Évolutivité pour répondre à des volumes de contenu toujours croissants
• Développement d’applications low-code/no-code pour permettre aux services métiers de personnaliser facilement la solution, « afin qu’ils n’achètent pas d’applications plus disparates », dit-il.

Une autre clé à rechercher est la prise en charge des capacités d’automatisation avancées natives, notamment l’automatisation des processus robotiques, et des capacités basées sur l’intelligence artificielle, telles que le traitement intelligent des documents. C’est particulièrement important étant donné que le paysage de l’IA évolue et change rapidement.

« Nous avons constaté qu’une approche moderne alimentée par une plate-forme de services de contenu est essentielle pour naviguer avec succès dans les perturbations et les opportunités actuelles de l’automatisation et de l’IA », note Forrester dans le rapport. Édition 2024 de son étude annuelle Content Services Pulsebasé sur une enquête menée auprès de 405 décideurs mondiaux en matière de gestion de contenu.

C’est un conseil judicieux pour tous ceux qui cherchent à briser leurs silos de contenu et à se préparer à tous les avantages que l’IA peut apporter.

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