3 façons de rationaliser les processus informatiques de votre entreprise

Votre entreprise utilise probablement des dizaines de processus informatiques chaque jour et le personnel suit probablement les mêmes étapes pour générer un rapport, contacter de nouveaux clients ou compléter l'intégration des employés. Rationaliser vos processus implique de simplifier ou d’éliminer les étapes inutiles; après tout, plus ils sont efficaces, plus vos employés auront du temps. Cela préserve la qualité de leur travail, automatise toutes les tâches répétitives et permet de réaliser des économies pour votre entreprise.

Avec la numérisation rapide du monde des affaires et les processus informatiques imprégnant la plupart des aspects des opérations commerciales modernes, Le besoin de les rationaliser n’a jamais été aussi pressant. Dans cet article, nous décrivons trois méthodes pour simplifier et moderniser vos processus informatiques:

1. Utilisez une application Excel vers le Web pour rationaliser les feuilles de calcul.

De nombreux problèmes peuvent survenir lorsque plusieurs employés peuvent contribuer aux documents de l'entreprise. Les versions plus anciennes peuvent être confondues avec les plus récentes, les formules peuvent être écrasées par inadvertance et celles qui ne disposent pas du bon logiciel risquent même de ne pas pouvoir y accéder. Pendant ce temps, le coût de la mise à jour de ces logiciels dans l'ensemble de l'entreprise pourrait nuire considérablement à votre résultat net. Le risque d'exposer votre propriété intellectuelle par une manipulation imprudente des utilisateurs accentue encore la nécessité de gérer vos documents, en particulier vos feuilles de calcul, de manière plus efficace. C’est à ce niveau qu’une application Excel sur le Web peut s’avérer utile.

Au lieu d’utiliser des feuilles de calcul de la manière traditionnelle – partage de fichiers individuels entre membres du personnel – vous pouvez convertir des fichiers Excel en une application Web. Les feuilles de calcul Web permettent d'éliminer les problèmes associés à plusieurs feuilles de calcul, car seule la version Web peut être utilisée et modifiée. Seuls les membres approuvés peuvent accéder au portail et modifier ses données, ce qui réduit considérablement le risque d'erreur et évite que votre propriété intellectuelle ne soit entre des mains non autorisées. De plus, vous n’aurez plus besoin de tableur pour chaque employé ni d’espoir que vos clients disposeront des mêmes packages que votre entreprise.

2. Automatisez vos processus de médias sociaux et de messagerie électronique.

Les médias sociaux et le marketing par courrier électronique peuvent générer des rendements phénoménaux pour les entreprises. Environ environ 71% des consommateurs qui apprécient une bonne expérience des réseaux sociaux avec une marque sont susceptibles de recommander la marque à d’autres, tandis que chaque £ 1 dépensé en marketing par e-mail retourne un mammouth de 32,28 £ en moyenne . Bien que les retours puissent être considérables, la gestion de vos pages et de vos e-mails de médias sociaux prend beaucoup de temps et d'efforts. Il peut être difficile de maîtriser des tâches telles que la surveillance de l'engagement, la gestion du service client et même la création de publications sur les réseaux sociaux et la rédaction d'e-mails.

Toutefois, vous pouvez rationaliser les deux à l'aide d'outils d'automatisation, par exemple la gestion de tous les réseaux sociaux. pages multimédias d'un tableau de bord. Vous pouvez planifier les publications de manière à ce qu'elles soient automatiquement envoyées à des heures précises sur chaque plate-forme, ce qui vous évite de les publier manuellement. Ces outils peuvent également suivre votre contenu pour vous aider à déterminer quel type de publication fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, avec des outils d'analyse contrôlant des métriques comme l'engagement et comparant les résultats à ceux de concurrents.

Avec d'autres outils, vous pouvez préparer des courriels à l'avance. qu'ils soient envoyés quand vous le souhaitez. Avec la segmentation des listes, vous pouvez diviser les destinataires en différents groupes et envoyer des courriels ciblés à des clusters particuliers. Cela garantit que votre public ne recevra que des informations pertinentes, ce qui améliore l'efficacité de vos campagnes de marketing par courrier électronique. Les outils de partage social peuvent intégrer vos campagnes de médias sociaux et de marketing par courriel. Vous pouvez également personnaliser les formulaires d’inscription et générer des rapports contenant des données sur les emplacements des lecteurs et les liens les plus utilisés dans le courrier électronique.

3. Utilisez le stockage en nuage pour stocker vos données.

Si vous utilisez toujours des disques durs pour le stockage des données, un fichier corrompu peut devenir une perte de temps importante pour votre entreprise. Même si vos données ne sont pas perdues, leur récupération peut prendre un certain temps, au détriment de vos opérations. En outre, selon la nature de votre entreprise, les disques durs physiques peuvent occuper un espace mieux utilisé pour héberger le personnel.

C'est pourquoi vous devriez plutôt envisager les technologies de stockage en nuage, ce qui vous évite de maintenir des coûts élevés. , disques durs encombrants et peut automatiquement sauvegarder vos données. Cela vous permet de récupérer rapidement des fichiers si vos ordinateurs rencontraient des problèmes. Et, comme ces données résident dans le cloud, elles ne seront certainement pas affectées par des problèmes tels que le vol ou l'incendie d'un bureau. En accélérant la récupération des données, vous pouvez minimiser les perturbations potentielles de votre entreprise.

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