Le processus en 3 étapes pour embaucher votre premier assistant

novembre
28 2018

9 min de lecture

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Dans la quête incessante d’une rentabilité accrue, d’une plus grande efficacité ou tout simplement de se sentir moins submergé au quotidien, trouver l’assistant idéal est une étape cruciale pour la croissance de chaque entrepreneur ou propriétaire de petite entreprise. Nous rêvons tous de trouver la personne idéale qui peut lire dans nos pensées, faire le travail le plus vite possible, le faire aussi bien que possible, éliminer les petits ennuis de nos assiettes et peut-être même devenir un collègue amusant et digne de confiance.

Alors, pourquoi ne pas trouver un excellent assistant aussi facile qu’il semble? En raison de la peur: peur que l’assistant fasse des erreurs, tire parti de nous ou ne fasse rien à temps. Certains craignent que nous n’ayons pas les moyens de nous payer cette personne, n’avons pas assez de travail à faire, ou que nous n’utilisons pas notre temps à bon escient si un assistant prend le travail occupé de nos épaules. Quelle est votre raison?

"L'entrepreneur moyen perd au moins deux heures par jour en courriels, appels téléphoniques, planification, réorganisation des horaires et recherches", selon Jennifer Maffei de VEA Services, société de formation et de formation assistante qui enseigne les affaires les propriétaires et leurs assistants à devenir plus organisés, efficaces et productifs. «Multipliez ces deux heures par cinq jours et vous perdez 10 heures par semaine.» En un an, c’est environ 520 heures – ou trois mois de temps de travail. C'est beaucoup de temps à perdre quand vous pourriez gagner de l'argent avec cela.

En supposant que vous souhaitez économiser trois mois cette année sur toutes les choses qui ne vous rapportent pas d'argent, voici les meilleurs moyens de vous en sortir l'assistant de droite avec le moins de tracas, de drames et de déchets.

1. Déterminez ce que vous souhaitez déléguer.

Dans la plupart des petites entreprises, tout le monde porte plusieurs chapeaux. C’est pourquoi l’embauche d’un assistant est un très grand pas en avant! Tout d'abord, vous devez démêler ce que vous faites maintenant et qui pourrait être délégué. Commencez par énumérer tout ce que vous faites – et tout ce que vous devriez faire – pendant une semaine consécutive. (C'est payant plus tard, vraiment!)

1. Placez un cahier littéral sur votre bureau avec un stylo et une minuterie. Réglez et réinitialisez la minuterie pendant 20 minutes toute la journée, toute la semaine.
2. À l'aide de versions abrégées de tâches, telles que «publier des médias sociaux», «parler à des fournisseurs» ou «appeler un vendeur», notez ce que vous faites dans chaque segment de 20 minutes.
3. À la fin de la semaine, ajoutez tout ce que vous vouliez faire cette semaine-là mais que vous n’avez pas fait.
4. Prenez un surligneur et mettez en valeur tout ce qui aurait pu être délégué si vous aviez un assistant en qui vous avez confiance. Vous pouvez déléguer des tâches telles que la planification, l'affichage sur les réseaux sociaux, le marchandage avec les fournisseurs, l'achat de fournitures de bureau, l'installation d'encre dans l'imprimante, le report de la réunion du client, la vérification des tarifs aériens, etc.

Consultez cette liste d'éléments en surbrillance. Pensez à ce que vous avez gagné par heure dans votre dernier emploi horaire ou à ce que votre salaire / voudriez vous payer par heure maintenant. Maffei dit: "Demandez-vous, 'est-ce que je paierais à quelqu'un mon salaire par heure pour faire ces tâches?' Si vous ne le voulez pas, déléguez-le!" Si vous perdez une heure à trier le courrier et à répondre à des courriels de base, vaut-il 50 $? par heure? Est-ce que ça vaut 200 $? De toute évidence, non

Après une semaine, vous avez une liste très claire de choses que vous devriez vraiment voir quelqu'un faire. Transférez cette liste dans un document Word propre (vous n’avez pas encore d’assistant pour le faire à votre place!)

Imprimez et relisez la liste. Combien d’entre eux ont besoin de la présence physique de quelqu'un sur votre lieu de travail? Remettre les envois au bureau de poste est une chose à faire, mais les fournitures peuvent être achetées en ligne à partir de n'importe où. Alors peut répondre au téléphone. Utilisez simplement un système de routage tel que Grasshopper.com. Mais accueillir les patients à leur arrivée à la clinique requiert une présence physique.

Plus de 20% de vos tâches nécessitent-elles la présence physique de quelqu'un? Êtes-vous certain qu'il n'y a pas d'autre moyen? Si oui, alors vous aurez besoin d'une personne dans votre espace. Un assistant à temps partiel ou à plein temps devra probablement avoir accès à un ordinateur, à un téléphone et à une imprimante, à un bureau. Toute personne dans votre espace physique – à la maison ou au bureau – aura également besoin d'une salle de bain propre, d'une place de parking et probablement d'un réfrigérateur. Ils auront besoin de prendre des pauses, des déjeuners et des congés. Les exigences en matière de taxes et d’assurance changent avec un assistant en personne, alors renseignez-vous auprès de votre gouvernement local. Vous aurez peut-être besoin de l'assistant pour être présent même lorsque vous ne l'êtes pas et de votre lieu de travail pendant qu'il est présent, même les jours où vous ne le souhaitez pas.

Un assistant virtuel peut être. partout dans le monde, et sont de plus en plus courants car ils sont flexibles et économiques. L'informatique en nuage et d'autres technologies permettent aux gens de travailler et de travailler de n'importe où. Certains assistants virtuels vendent leur temps par paquets, par exemple 15 heures par semaine ou 40 heures par mois. Si vous embauchez quelqu'un dans un autre fuseau horaire, le travail peut être délégué à la fin de la journée et sera prêt lorsque vous viendrez le lendemain matin.

2. Déterminez de quel type d’assistant vous avez besoin

Un assistant de direction est une personne qui soutient un ou plusieurs dirigeants. Cette personne est le bras droit du patron. «Une assistante de direction utilisera ses connaissances et son expérience pour prendre des décisions au nom du leader», a déclaré Gayle Transon, assistante de direction chez American Express à Phoenix. Les assistants de direction accomplissent des tâches spécifiques aux tâches du chef et sont même capables d’assister à des réunions à votre place et de prendre des notes utiles. Un assistant de direction gère l'exécutif et son emploi du temps.

Un assistant de gestion est une personne qui soutient généralement l'ensemble de la société. Ils sont plus généralistes et peuvent accomplir de nombreuses tâches différentes. Cette personne peut poster dans les pages de médias sociaux de votre entreprise, commander des fournitures de bureau, répondre aux appels entrants et organiser les fichiers.

Réfléchissez aux effets à long terme de votre décision et à la «marque» de l'assistant que vous souhaitez embaucher. Le processus de formation sera considérablement réduit si vous commencez avec la bonne personne, avec les bonnes attentes.

3. Déterminez le processus d'embauche.

Rédigez et publiez votre annonce d'assistant dans plusieurs endroits. Peut-être un site de listes d'emplois pour votre industrie ainsi que quelques sites en ligne, ou embauchez une firme de recherche assistante comme Maffei. Cela vaut la peine de payer pour trouver la bonne personne. "Essayez d'éviter le piège de payer votre assistant le moins possible", prévint Maffei. «En ce qui concerne les assistants, vous en avez vraiment pour votre argent. Vous savez que vous avez engagé la bonne personne lorsque vous êtes capable de communiquer efficacement, de déléguer sans crainte et de sentir que vous avez vraiment un partenaire. "

Dans son livre phare Your Virtual Business l'auteur-entrepreneur Alan Blume conseille aux employeurs potentiels d'inclure toutes les informations dans l'annonce pour attirer les candidats les plus qualifiés. Lorsque vous rédigez votre annonce, incluez la liste des tâches de la première étape en bas. En-dessous, utilisez la stratégie intelligente de Blume: indiquez aux candidats comment postuler – en un tour de main. Par exemple:

Comment postuler:

1. Répondez par courriel et joignez votre CV actuel
2. Modifiez la ligne d'objet en «Votre excellent nouvel assistant».
3. Ajoutez une courte note de couverture expliquant pourquoi vous souhaitez (travail dans un cabinet médical / travail à temps partiel / travail virtuel / travail uniquement le mardi matin) – un élément de votre annonce susceptible de générer une note intéressante qui montre un peu la personnalité du demandeur.

La bit de génie: La deuxième instruction compte le plus! Cette étape permet de déterminer s’ils ont lu ou non la totalité de l’annonce et ne font pas attention aux détails. Comme un assistant doit être très minutieux, vous voulez quelqu'un qui prête son attention et qui a tout lu. Si ces instructions ne sont pas suivies, supprimez l'application de messagerie non lue.

Transon a déclaré: «Pour embaucher le bon assistant, faites correspondre les exigences et les qualifications de la personne, comparez les attentes, obtenez un instinct, puis tentez et commettez des erreurs.

Maffei, qui a engagé et formé de nombreux assistants, propose trois questions d'entrevue utiles:

1. Pourquoi quittez-vous votre poste actuel? Leur réponse vous en apprendra beaucoup sur la personnalité du candidat.
2. Quelles sont selon vous les qualités les plus importantes chez un assistant? Cela révélera leur perception de soi et les responsabilités de leur travail.
3. Comment vous éduquez-vous continuellement? Maffei a expliqué qu '"il est essentiel qu'un assistant continue à former – avec l'entreprise ou seul – pour perfectionner continuellement ses compétences et rester à jour dans cet environnement commercial en mutation rapide". la personne considère le fait d'être un assistant comme une étape importante dans son cheminement de carrière ou comme une profession en soi.

La décision d'embaucher un assistant est une décision importante. Réaliser la croissance de votre entreprise, c'est être bloqué sans aide, cela signifie que vous agissez comme il se doit votre entreprise – Félicitations! Les trois étapes ci-dessus vous aideront à trouver et à engager le bon assistant.