8 règles de messagerie critiques pour une efficacité optimale

Même si vous disposez de nombreux autres moyens de communication (par exemple, Zoom, Teams, appels téléphoniques, SMS), le courrier électronique domine toujours la journée de travail. Un contrôle minutieux de votre boîte de réception vous permettra d'être plus efficace et d'augmenter la productivité de l'ensemble de l'organisation. Ce sont les meilleures règles de messagerie à suivre pour des résultats efficaces. Choisissez les destinataires avec soin

L'utilisation de CC expose les adresses e-mail sans autorisation et semble moins personnelle, et appuyer sur "Répondre à tous" peut encombrer les boîtes de réception de messages que les gens n'ont pas vraiment besoin de voir. Utilisez Cci pour donner l'impression que votre message est exclusif, et utilisez « Répondre à tous » uniquement si tous les destinataires de l'e-mail d'origine doivent recevoir votre réponse.

Votre organigramme peut vous aider à décider qui doit être directement impliqué dans une conversation. En règle générale, les dirigeants doivent obtenir une raison claire pour laquelle vous les avez inclus dans la discussion, et une fois qu'ils savent que vous prenez des mesures sur une question, vous pouvez les déplacer vers BCC afin qu'ils tombent de la chaîne de courrier électronique.

2. Restez propre et court

L'inclusion de votre fil de discussion est une bonne pratique car elle empêche les gens de rechercher votre e-mail d'origine. Mais idéalement, ne mettez qu'un seul sujet dans votre nouveau message afin que les gens ne sautent pas accidentellement quelque chose d'important. Si vous devez faire plusieurs remarques, utilisez des puces et résumez tout dans les cinq premières lignes ou moins. Séparez les puces et les paragraphes par des lignes vierges, ne dépassez pas 15 à 20 mots par phrase et n'incluez les pièces jointes que si elles sont productives et que le destinataire leur a donné son accord.

En plus de rendre votre courrier électronique plus facile sur le yeux, un formatage simple est nécessaire car la plate-forme ou l'appareil utilisé par votre destinataire peut ne pas interpréter des éléments tels que des couleurs ou des polices spécifiques. Si vous restez sans fioritures, le risque de perdre votre intention est faible. Une fois que vous avez un e-mail propre et court, relisez toujours. Cela ne prend qu'une minute, mais cela peut vous éviter une gêne colossale, réduire le temps requis pour la clarification et arrêter les conflits avant qu'ils ne commencent.

3. Pensez à votre ton

Tout type de communication écrite peut être plus difficile à interpréter correctement, car vous n'avez pas d'expressions faciales ou d'indices de langage corporel à observer. Lorsque vous envoyez un e-mail, il est essentiel de prendre en compte la façon dont votre présentation se présente. Laissez les émoticônes/émoticônes de côté au départ, car ils reflètent une relation plus décontractée que ce qui pourrait être approprié. De même, les abréviations peuvent être déroutantes et faire en sorte que les gens se sentent exclus, en particulier pour les nouveaux employés. Écrivez simplement ce que vous voulez dire.

4. Perfectionnez votre ligne d'objet 

Plus votre ligne d'objet est précise et significative, plus le destinataire est susceptible d'ouvrir votre message. Il aide également les destinataires à rechercher des messages plus tard pour référence. Les lignes de courrier électronique personnalisées sont ouvertes plus fréquemment, il vaut donc la peine d'inclure le nom du destinataire ou d'utiliser « vous/votre ». Étant donné que la plupart des plates-formes tronqueront les champs de sujet, tenez-vous-en à environ 40 caractères  (environ sept mots) . Utilisez **RUSH** uniquement si c'est vrai – sinon, il perdra sa fonction avec le temps.

5. Contrôlez vos sentiments (mais n'attendez pas éternellement)

Attendez et laissez les émotions se calmer avant d'écrire votre e-mail. Cela vous empêche d'envoyer un message que vous regretterez plus tard. De plus, si vous abordez la question avec positivité, cela pourrait aider les autres à améliorer leurs sentiments négatifs. Cela empêche les gens de lire votre message passionné à propos de quelque chose qui pourrait déjà avoir été résolu au moment où ils reçoivent votre e-mail. Une fois que vous êtes suffisamment calme pour écrire, souvenez-vous des gestes de courtoisie de base comme dire « merci ».

Cela étant dit, la règle d'or avec le courrier électronique est de répondre dès que possible. Si vous ne pouvez pas répondre dans l'heure, essayez au moins de répondre dans le même jour ouvrable, même si la réponse indique simplement que vous y reviendrez plus tard.

6. Regardez ce que vous transmettez

Ceci est lié au point no. 1 ci-dessus — quelles que soient les personnes auxquelles vous envoyez l'e-mail, laissez des informations confidentielles ou privées pour les interactions en face à face. Il peut y avoir de bonnes intentions lors de l'envoi de chaînes de lettres, de demandes de charité ou de messages similaires, mais tout le monde ne veut pas de ces e-mails. Même s'ils le font, trop de gens qui les envoient créent un gâchis géant.

Pour éviter de transmettre quelque chose qui pourrait créer un problème juridique ou un conflit interne, demandez-vous simplement si ce que vous transmettez serait approprié sur votre papier à en-tête d'entreprise. Si non, alors passez. Si vous n'êtes jamais sûr qu'il s'agisse d'hameçonnage ou d'un canular, signalez-le à votre service informatique et appuyez sur Supprimer.

7. Répondez aux questions anticipées

Le raisonnement ici est simple : si vous répondez à l'avance à ce que vous attendez des gens, ils n'inonderont pas votre boîte de réception de messages basés sur ces questions. De plus, il est courtois et renforce la confiance pour montrer que vous réfléchissez à leurs besoins et à leur point de vue.

8. Utilisez des filtres

Des options telles que la mise en vedette ou l'envoi de messages dans des dossiers distincts signifient que votre client de messagerie organise vos messages par défaut. Vous pouvez organiser vos messages en fonction de leur niveau de priorité, de leur sujet ou même de leur projet. Quels que soient les filtres que vous utilisez, ils facilitent le nettoyage de ce qui reste en vous désabonnant ou en envoyant des groupes de messages à la corbeille.

Le courrier électronique peut être une bête si vous ne l'apprivoisez pas. S'en tenir à ces directives vous aidera. Au fur et à mesure que vous mettez en œuvre chaque point, une dernière règle à suivre est que votre boîte de réception n'est jamais votre liste de tâches. Filtrez les messages en fonction de vos véritables priorités plutôt que de les laisser dicter votre journée. Ne laissez pas votre boîte de réception vous entraîner dans les mauvaises herbes.