8 compétences essentielles en gestion de calendrier

Mars
29 2019

7 min de lecture

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Vous ne le réalisez peut-être pas, mais vos habitudes en matière de calendrier peuvent faire ou défaire votre succès et votre productivité. En effet, sans la bonne gestion du calendrier vous ne pouvez pas être aussi concentré et productif que vous le devriez.

Dans cet esprit, vous pouvez posséder votre calendrier comme un patron de huit façons.

1. Consolider

En ce qui concerne les calendriers, nous avons tous nos propres préférences. Certaines personnes comptent encore sur un agenda papier. D'autres tirent le meilleur parti des calendriers muraux géants. Et il y a ceux qui ne peuvent pas vivre sans une application de calendrier en ligne .

Il n’ya pas de bon ou de mauvais calendrier tant que vous restez organisé et productif. Mais vous pourrez généralement en trouver un qui vous plaise.

Le problème est que, avec certains calendriers, vous pouvez avoir l'impression qu'il y a trop d'options. Vous avez peut-être un rendez-vous noté dans votre agenda et un autre automatiquement ajouté à votre agenda en ligne. En conséquence, vous êtes facilement dérouté et commencez à effectuer une double réservation.

Pour gérer votre calendrier comme un pro, consolidez-le en un seul calendrier. Ainsi, vous avez tout au même endroit.

Il en va de même pour l’ensemble de votre boîte à outils de productivité.

J'utilise un calendrier ( Google Calendar ), un gestionnaire de tâches (Wunderlist) et un cahier Moleskine. Cependant, j'ai commencé à expérimenter la journalisation des balles pour limiter encore plus mes outils de productivité. De cette façon, je ne permute pas mon calendrier, mes listes de tâches à faire et mes notes.

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2. Créez une routine.

Avant de me coucher tous les soirs, j'ai une idée précise de ma journée de demain. J'ai au moins une compréhension générale de ce à quoi ressemblera la semaine prochaine, le mois et même l'année prochaine. La raison? J'utilise mon calendrier en ligne pour créer et respecter une routine quotidienne .

Dans mon calendrier, je dispose de plages de temps spécifiques réservées à des activités spécifiques, de sorte que j'essaie de comprendre comment dépenser mon argent. temps. Je sais déjà bien à l'avance. Mon agenda reste ainsi organisé car je ne fais pas double emploi avec des tâches ou des réunions. Cela garantit également que je reste productif, car si ce n’est pas planifié, je ne le fais pas. Voici quelques livres sur la gestion du temps pour vous aider dans ce domaine

3. Regroupez les activités similaires en blocs.

Combien de fois avez-vous déjà travaillé sur un projet avant de vous arrêter parce que vous devez assister à une réunion ou répondre à un courrier électronique? Cela nuit définitivement à votre productivité. En effet, lorsque nous sommes interrompus, il faut environ 25 minutes pour reprendre la tâche en cours .

Pour rester sur la bonne voie, arrêtez le multitâche et démarrez une tâche unique en:

• Planification et regroupement activités similaires ensemble, alias batching . Cela vous aide à entrer dans un état de flux, réduit le stress, économise du temps et vous permet de rester concentré et énergique, car vous ne basculez pas entre les tâches. Par exemple, bloquez une heure spécifique dans votre calendrier pour répondre aux e-mails et un autre blocage pour le travail non perturbé.
• Planifiez des réunions similaires le même jour afin de rester dans ce flux. En outre, les informations sont encore fraîches dans votre esprit.
• Planifiez des blocs de temps libre, ainsi que des blocs de repos et de déjeuner. Cela vous donne une chance de vous reposer, de vous reconcentrer et de vous recharger de manière à rester en forme toute la journée.

4. Optimisez le temps nécessaire pour diverses réunions.

Chaque fois que planifie une réunion la valeur par défaut est toujours une heure dans votre calendrier en ligne. Le fait est que vous n’avez pas toujours besoin de consacrer autant de temps à chaque réunion.

Par exemple, pour une réunion préliminaire, vous devez programmer un appel téléphonique de dix minutes. De cette façon, vous pouvez aller droit au but. Plus important encore, si vous estimez que la relation n'est pas bénéfique, vous n'avez utilisé que 10 minutes de votre journée.

Si vous connaissez déjà la personne, bloquez-la pendant 45 minutes et 15 minutes de trajet pour vous rattraper. eux dans un café voisin. Si vous partagez des conseils, maintenez cette conversation entre 10 et 15 minutes. Organisez uniquement des réunions hebdomadaires entre 20 et 30 minutes du personnel.

Ce sont les moments qui me conviennent le mieux.

L'idée est que non seulement les réunions nécessitent le même temps. Avant de fixer une réunion dans le marbre, déterminez le bloc de temps idéal à réserver. De cette façon, vous ne planifiez que la durée appropriée dans votre emploi du temps pour la réunion. Voici quelques autres hacks de gestion du temps pour vous aider dans vos réunions.

Liés: Les entrepreneurs ont besoin d'une meilleure application de calendrier que les deux utilisateurs précédents . 19659006] 5. Éliminez les rendez-vous consécutifs.

En parlant de réunions, arrêtez de planifier ces rendez-vous consécutifs. C’est un moyen infaillible de garantir que vous serez en retard pour votre deuxième réunion. C’est parce que certaines réunions durent plus longtemps que prévu, vous avez besoin de plusieurs minutes pour vous préparer ou vous êtes pris dans le trafic.

J’essaie d’obtenir au moins 15 minutes d’intervalle entre les réunions – 30 si je vais à une heure. endroit différent. Cela me donne une chance de reprendre mon souffle, de me recentrer et de ne jamais être en retard à une réunion.

6. Enlevez le fouillis.

Vous voulez perdre le contrôle total de votre calendrier? Laissez-le devenir si encombré qu'il en éclate.

Cela voudrait dire que votre calendrier est rempli de:

• réunions permanentes, comme des «enregistrements».
• Réunions sans agenda ni but .
• Événements et engagements récurrents qui ne correspondent plus à votre emploi du temps.
• Remplir votre calendrier de tâches minutieuses.
• Planifier des activités qui sont une seconde nature, telles que promener votre chien tôt le matin.
• Apprenez à déléguer .

Prenez quelques minutes et supprimez l'encombrement de votre calendrier .

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7. Dites simplement «non».

Si vous dites constamment «oui» à chaque demande et invitez-le, attendez-vous à ce que votre calendrier déborde de tâches et d’événements qui ne vous ressemblent pas. En d’autres termes, au lieu de disposer de suffisamment de temps pour votre travail, ils sont obligés d’aider d’autres personnes à finir leur travail. Au lieu de laisser vos week-ends ouverts pour faire de la randonnée ou prendre un cours de cuisine, vous allez faire fête après fête.

Cela ne veut pas dire que vous ne pouvez jamais dire «oui». Cela signifie que vous devez définir des limites afin que votre calendrier reste sous votre contrôle.

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8. Réaliser une revue hebdomadaire.

C’est un principe tiré du livre de David Allen «Getting Things Done», et le concept est le suivant:

«D’un point de vue pratique, voici le exercice en trois parties qui [makes up the Weekly Review]: soyez clair, courant et créatif. S'assurer que toutes les informations recueillies seront traitées. La mise à jour garantira que toutes vos «cartes» ou listes d'orientation sont révisées et mises à jour. La partie créative se produit automatiquement dans une certaine mesure, à mesure que vous devenez clair et à jour. ”

Avant de remplir votre calendrier avec des rendez-vous permanents, effectuez votre propre revue hebdomadaire dans laquelle vous:

• Passez en revue le passé. Regardez le calendrier de la semaine dernière. Vous avez peut-être oublié quelque chose comme envoyer un courrier électronique de suivi.
• Révisez vos projets pour l'avenir. Cela vous rappellera les rendez-vous ou les réunions à venir afin que vous soyez prêt.
• Commence votre semaine avec un bon état d'esprit. Si vous consultez votre calendrier un dimanche soir ou un lundi matin, vous êtes proactif et prêt pour la semaine à venir.