7 fonctionnalités de calendrier que vous n’utilisez peut-être pas, mais que vous devriez

Le monde est plus occupé que jamais – l’agitation est le maître mot – et il peut être difficile de suivre le rythme. Pour vous aider, la plupart des gens utilisent un calendrier sous une forme ou une autre ; en effet, de nombreuses personnes possèdent plusieurs calendriers. Du grand agenda de bureau aux jolis motifs que vous pouvez accrocher à votre mur, les calendriers vous aident à rester sur la bonne voie.

Ce n’est qu’au cours de la dernière décennie que de plus en plus de personnes utilisent un calendrier numérique, qui peut faire office d’assistant personnel. Pourtant, de nombreuses fonctionnalités du calendrier numérique sont sous-utilisées alors que leur utilisation pourrait radicalement changer votre journée de travail et même votre vie.

1. Synchronisation

Si vous utilisez un calendrier numérique tel que Calendrier, Google Calendrier ou Microsoft Outlook, vous disposez probablement de plusieurs versions configurées pour différents domaines de votre vie. Les plus évidents sont la famille, la vie personnelle et le travail. Vous devez vous souvenir du match de football de votre enfant, de votre cours de yoga l’après-midi et de cette grande réunion après le déjeuner. Tout cela est génial, sauf si tous vos calendriers ne sont pas synchronisés.

La synchronisation de vos différents calendriers vous permettra de ne pas vous surcharger. Cela permettra également à toute autre personne ajoutant des éléments à votre calendrier (votre assistant, votre conjoint ou un membre de l’équipe) d’éviter de vous réserver en double. Vous pouvez synchroniser vos calendriers à la fois au sein d’une seule application ou sur vos appareils. Ainsi, si vous disposez de Google Agenda pour votre travail mais que vous utilisez Microsoft Outlook pour votre famille, vous pouvez les obtenir sur la même page. La synchronisation de vos calendriers nécessite un processus étape par étapemais une fois que vous l’aurez fait, votre vie vous semblera probablement beaucoup plus simple.

2. Rappels et alertes

Il est révolu le temps où vous pouviez simplement planifier quelque chose dans votre agenda et être sûr que vous vous en souviendrez. Peut-être que vous réviseriez votre journée à l’avance et la verrouilleriez dans votre mémoire. Non, vous avez désormais des dizaines de tâches à accomplir en une seule journée, et en manquer une pourrait être catastrophique. Tout le monde l’a fait. Vous avez raté la performance de votre enfant dans la pièce parce que vous avez été pris dans une réunion. Vous étiez en retard à votre réunion parce que votre temps de concentration était long.

Cela arrive, mais ce n’est pas obligatoire. Définissez des rappels sur votre calendrier pour éviter ces confusions et erreurs courantes. Vous pouvez vous alerter la veille, une heure avant et 10 minutes avant. Pourquoi ne pas faire les trois ? Manquer les choses essentielles dans la vie et au travail ne signifie pas que vous ne vous en souciez pas ; cela signifie simplement que vous n’êtes pas préparé. Définissez des rappels et des alertes et essayez de ne jamais manquer une autre partie importante de la vie.

3. Partage

Si vous faites partie d’une équipe, vous devriez partager votre calendrier. La plupart des gens font partie de plusieurs équipes. Pensez-y : vous avez votre famille, votre personnel, vos collègues, vos amis et peut-être même votre famille élargie. Tous ces petits groupes constituent des équipes et vous avez probablement des tâches, des rassemblements et des réunions à accomplir et à assister ensemble. L’un des aspects les plus critiques d’une équipe forte et cohésive est de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde.

Vous ne voulez pas organiser une réunion sociale et oubliez d’inviter un de vos amis. De même, vous ne pouvez pas diriger efficacement un projet sans que tout le monde soit informé des repères et des délais. Le partage de calendrier est idéal pour que tout le monde soit au courant de ce qui se passe. Tous les membres de l’équipe peuvent ajouter des éléments et tout le monde recevra des alertes lorsqu’ils seront ajoutés. Ensuite, si vous avez synchronisé vos calendriers, vous serez sûr de ne pas vous surréserver – c’est gagnant/gagnant.

4. Détails pour les réunions

Bien que de nombreuses équipes aient des réunions programmées sur le calendrier, toutes les équipes n’ajoutent pas de détails. Vous avez probablement entendu des blagues et des remarques sarcastiques sur le fait que « cette réunion aurait pu être un e-mail ». La plupart des gens n’aiment pas les réunions inutiles ou n’ont pas le sentiment que leur temps est perdu. Ils n’aiment pas non plus se sentir pris au dépourvu.

Pour aider votre équipe à participer et même à être enthousiasmée par la réunion à venir, incluez des notes détaillées. Tout comme lorsque vous étiez à l’école, le professeur vous prévenait souvent de ce qui allait arriver. Vous aviez des lectures à faire, des notes à réviser, etc. Lorsque vous incluez de nombreuses notes dans le calendrier pour une réunion à venir, vous donnez ce préavis à votre équipe. Ils peuvent participer à la séance concentrés, préparés et engagés.

5. Réservation de salles de réunion

N’oubliez pas que les gens sont déjà plus occupés qu’ils ne l’ont jamais été. Ainsi, chaque fois que vous êtes chargé de diriger ou de planifier quoi que ce soit pour les autres, rendez-leur la tâche aussi simple que possible. L’une des parties les plus folles du fait de rejoindre une réunion est d’essayer d’y arriver en premier lieu. Encore une fois, revenons à la référence de l’école : votre première fois sur le campus, courir pour trouver une salle de classe que vous n’avez jamais vue est frustrant. Vous arrivez stressé et énervé.

La même anxiété survient lorsque les membres du personnel tentent de se rendre à une réunion, qu’elle soit virtuelle ou en personne. Si vous planifiez une réunion virtuelle, incluez le lien Zoom ou Google Teams dans l’événement du calendrier. Si vous vous rassemblez dans un lieu physique, assurez-vous que tous les détails de l’espace sont inclus dans l’événement. Et bien sûr, assurez-vous d’être réserver des installations comme un pro. Votre équipe vous en remerciera.

6. Absent du bureau

L’une des fonctionnalités les plus intéressantes pour ceux qui ont une vie bien remplie est l’option « Absent du bureau ». Si vous n’utilisez pas encore cette fonctionnalité, vous devrez probablement accéder à votre calendrier et cocher les éléments individuellement. Vous avez annulé chaque réunion, reprogrammé chaque rendez-vous et envoyé vos excuses. Cela prend du temps pour vous et est probablement ennuyeux pour quiconque espère obtenir votre temps.

Au lieu de cette approche épuisante, vous pouvez simplement consulter votre calendrier et planifier votre absence du bureau à l’avance. Une fois que vous planifiez des vacances, informez-en votre calendrier. De cette façon, vous et toute autre personne qui ajoute des éléments à vos journées serez alertés pour éviter de faire des projets à ce moment-là. Vous pouvez planifier votre absence du bureau pendant une semaine ou deux ou juste un après-midi. Et vous n’aurez à décevoir personne avec des annulations de dernière minute.

7. Temps de concentration

En parlant de temps mort, vous pouvez également prendre du temps. Blocage du temps n’est pas un phénomène nouveau dans les calendriers, mais il suscite de plus en plus d’attention de nos jours. Le blocage du temps se produit lorsque vous bloquez du temps sur votre calendrier pour un travail « approfondi » productif, du repos ou même du jeu. Lorsque vous planifiez de cette façon, vous vous forcez à faire ce qui doit être fait. Plus important encore, vous vous interdisez d’effectuer d’autres tâches sans rapport pendant cette période.

Le temps de concentration est l’une des meilleures périodes que vous puissiez planifier vous-même. Planifiez-le sur votre calendrier numérique, synchronisez-le et partagez-le avec tout le monde. Le temps de concentration est le blocage, peut-être deux heures, lorsque vous ne répondez pas aux appels ou aux e-mails, vous fermez votre porte et, oui, vous vous concentrez. Choisissez le moment où vous savez que votre cerveau fonctionne au mieux, planifiez du temps de concentration et faites votre travail.

En fin de compte, ces outils de calendrier valent le temps supplémentaire qu’il vous faudra pour apprendre à les utiliser. Ils peuvent rendre votre temps de travail plus productif, votre temps de jeu plus détendu et votre vie plus facile à gérer. Et n’oubliez pas d’utiliser les informations de votre calendrier à la fin de chaque semaine et de chaque mois pour regarder en arrière et réfléchir. Découvrir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas vous aidera à avancer plus efficacement. Bientôt, votre emploi du temps vous semblera peut-être plus gérable et vous remarquerez peut-être que vous respirez plus facilement.

Crédit d’image en vedette : Photo d’Antoni Shkraba ; Pixels

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