7 façons de stimuler l'adoption par les utilisateurs

La gestion du changement n'est guère un nouveau concept, mais elle reçoit trop rarement une facturation égale à la gestion de la technologie. Dans de nombreux cas, le changement et les équipes informatiques travaillent séparément – ou pire, l'importance de la gestion du changement est négligée et il n'y a tout simplement aucun soutien au changement prévu.

Même lorsque des mesures d'adoption sont conçues, elles se concentrent souvent sur une formation ponctuelle, ou sur la formation de publics techniques (administrateurs, développeurs) qui gèrent mais n'utilisent pas réellement la technologie. Tout cela ne permet pas de remporter le défi du changement là où il doit être remporté: avec les utilisateurs finaux.

Cela peut être extrêmement coûteux. La perte totale d’entreprise due à une formation inefficace est étonnante 13,5 millions de dollars par 1 000 employés chaque année. Même avec une formation appropriée, seulement 12% des apprenants disent qu'ils mettent leurs compétences au service de leur travail quotidien. Et, la recherche a montré que les gens ne gagnent que 10% de leur apprentissage grâce à une formation formelle . Les 90% restants proviennent de l'interaction avec des pairs et des expériences en milieu de travail.

7 façons de stimuler l'adoption des utilisateurs EIM

L'expérience de travail avec des organisations dans le monde entier nous a montré que l'adoption des utilisateurs compte pour 50% – 80% du succès d'une nouvelle entreprise Solutions de gestion de l'information (EIM). Alors, comment convaincre les utilisateurs que le nouveau système est exactement ce dont ils ont besoin?

1. Donnez la priorité aux gens

Élaborez une stratégie de changement et un plan de communication avec vos employés du centre. Impliquez les utilisateurs dès le début du programme. Cela devrait commencer avant les tests utilisateurs et, si possible, englober la participation des utilisateurs à la définition des spécifications initiales. Cherchez à constituer une équipe positive de défenseurs des utilisateurs. Ils peuvent devenir les agents de changement dont vous avez besoin pour convaincre leurs pairs des avantages du nouveau système.

2. Coordonnez vos équipes informatiques et de changement

Tout comme les informations, il est trop facile pour les fonctions métier de devenir leurs propres silos. Brisez les barrières entre votre équipe informatique et vos équipes de gestion du changement pour minimiser les frictions et mieux répondre aux exigences des utilisateurs tout en respectant les exigences de sécurité, de performances et fonctionnelles. Par exemple, les équipes informatiques et de gestion du changement peuvent travailler ensemble pour garantir que l'interface système est vraiment conviviale.

3. Comprendre la culture d'apprentissage de votre organisation

De nombreux outils d'apprentissage et techniques de formation sont disponibles. Le eLearning et les classes virtuelles, par exemple, sont économiques et permettent aux utilisateurs d'apprendre à leur propre rythme. Cependant, toutes les organisations ont leur propre culture d'apprentissage et la sélection des mauvais outils réduira l'efficacité de l'ensemble de votre programme. Certains utilisateurs sont heureux d'apprendre à leur propre rythme dans un environnement virtuel, tandis que d'autres apprécient la salle de classe et le soutien personnel d'un instructeur. Prenez le temps de comprendre votre culture et de concevoir un apprentissage personnalisé adapté aux besoins de vos groupes d'utilisateurs.

4. Assurer une communication bidirectionnelle continue

Rien ne remplace une bonne communication. Vous devez identifier vos groupes de parties prenantes, puis établir un programme de communication qui se connecte avec toutes vos parties prenantes tôt et souvent. La façon dont chaque partie prenante exécute actuellement son travail – ses processus – devrait être documentée. Les impacts que la nouvelle technologie aura sur eux doivent être identifiés et communiqués. Cependant, les programmes de gestion du changement s'enlisent souvent dans une communication à sens unique. Vous devez vous assurer que toutes les communications sont bidirectionnelles et qu'une boucle de rétroaction est intégrée à tout ce que vous faites.

5. Créer une structure de gouvernance efficace

De nombreux déploiements technologiques ne parviennent pas à établir une structure de gouvernance efficace qui dirigera et gérera le déploiement. Souvent, l'utilisateur est négligé car la gouvernance provient de la gestion de projet et des équipes techniques. En fait, votre structure de gouvernance devrait être composée de commanditaires exécutifs et d'un mélange de toutes les parties prenantes touchées par les changements technologiques. Les utilisateurs impliqués dans la gouvernance doivent avoir le pouvoir d'exprimer les préoccupations du groupe de parties prenantes qu'ils représentent.

6. Maintenir la documentation à jour

Lorsque le nouveau logiciel est livré pour la première fois, la documentation est parfaitement précise. Cependant, tous les logiciels évoluent avec le temps et souvent la documentation ne suit pas le rythme. Cela peut être une source de frustration réelle pour les utilisateurs qui trouvent que leur manuel ou leur formation ne correspond plus au logiciel qu'ils utilisent. Bien que cela demande un certain effort, s'assurer que votre documentation est toujours à jour est un moyen petit mais significatif d'aider à une adoption continue.

7. Continuer à apprendre et à évoluer

Il va sans dire que les nouvelles implémentations logicielles ne s'arrêtent pas au lancement. Il est important que le programme de changement soit en cours et évolue au fil du temps à mesure que les préférences des utilisateurs deviennent plus claires et que vous pouvez personnaliser plus efficacement la formation et la communication. Il est conseillé d'exécuter régulièrement des contrôles de santé d'adoption pour déterminer si tout se déroule comme vous le souhaitez. Sinon, la sortie du bilan de santé peut informer les programmes d'amélioration dont vous aurez besoin pour combler les lacunes d'adoption persistantes.

Création de votre stratégie d'adoption par l'utilisateur

Les DSI du monde entier commencent à comprendre la complexité de la création de stratégies efficaces stratégies d'adoption par les utilisateurs . Beaucoup se tournent vers des prestataires tiers qui peuvent apporter les compétences et l'expérience des programmes d'adoption réussis. Par exemple, le programme OpenText ™ Adoption Strategy Development FasTrak offre un cours complet et modulaire pour aider à développer des stratégies gagnantes d'adoption par les utilisateurs.

Profitant de l'expertise de OpenText Professional Services le programme vous aide à profiler et segmenter les groupes d'utilisateurs, à identifier les objectifs d'apprentissage, à personnaliser les capacités de formation, à considérer les aspects comportementaux de la mise en œuvre d'EIM et à créer un plan holistique pour maximiser l'adoption par les utilisateurs.

Les services professionnels OpenText peuvent vous aider à améliorer votre adoption des utilisateurs veuillez nous contacter .