6 façons de gérer une charge de travail écrasante

Le monde de l’entrepreneuriat évolue plus rapidement que jamais. Dans mon cas, je dirige ma propre agence de relations publiques, je dirige un foyer de cinq enfants et je siège à plusieurs conseils d’administration en plus de faire du bénévolat et du bénévolat. Entre les périodes étroites et peu fréquentes de mon emploi du temps, j’essaie de trouver du temps pour mes propres intérêts et passe-temps, juste pour rester sain d’esprit.

Même si j’apprécie être une fille patronne, c’est un acte constant de jonglerie entre la gestion de multiples responsabilités : superviser les opérations, entretenir les relations avec les clients et garder une longueur d’avance. tendances de l’industrie – et la charge de travail peut rapidement devenir intimidante. En conséquence, l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée devient un rêve lointain et l’épuisement professionnel se profile à l’horizon.

Il y a quelques mois, je me suis effondrée sur le canapé à 23 heures et j’ai dit à mon mari : « Je ne peux pas supporter la charge en ce moment. Nous avons donc parlé de ce que je pouvais faire : changer ou recadrer – pour rendre gérable l’ingérable.

Voici six tactiques pour temps de contrôle et des exigences professionnelles qui deviennent incontrôlables.

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1. Connaissez votre horloge

Ce serait génial si nous étions tous programmés pour nous lever à l’aube, paisiblement méditer pendant 15 minutes, travaillez à un rythme incroyable pendant cinq heures jusqu’au déjeuner, puis retournez au bureau après une pause de 30 minutes pour une autre course incroyablement productive jusqu’à cinq heures précises. Est-ce à ça que ressemble ta journée ? Je ne le pensais pas.

Au fil des années, je n’ai pas pu m’empêcher d’apprendre ma propre « horloge d’efficacité au travail » : les heures auxquelles je suis le plus à l’écoute et enclin à la productivité (sans parler des tâches ménagères relativement libres). Pour moi, ces plages sont de 8h à 11h30, de 13h à 16h, puis de 19h à 22h. Quelles sont vos « heures de folie » lorsque vous vous sentez prêt à conquérir le monde (ou du moins votre boîte de réception) ? Lorsque vous structurez vos tâches autour de votre propre rythme biologique et de votre routine quotidienne plutôt que l’inverse, votre niveau d’énergie naturel vous alimentera mieux, ainsi que votre énergie. acuité mentale sera mieux de vous conduire.

2. Fixez-vous une intention pour la journée

Je sais, je sais, vous avez une douzaine d’objectifs ou plus chaque jour. Moi aussi. Mais j’ai découvert que si je note dans mon agenda la seule chose que je dois faire le lendemain, la tâche qui libérera le plus mon esprit et mon bureau, le reste de ma journée me semble remarquablement épanouissant et je pose la tête dessus. l’oreiller ce soir-là avec un soupir de contentement.

Exemples pour vous faire réfléchir : un jour, je me suis engagé à passer au moins trois appels de sensibilisation sur les prospects que j’avais obtenus pour de nouveaux clients. J’ai atteint mon objectif à 11 heures du matin et j’ai presque dansé jusqu’à la cuisine pour préparer une salade. Un autre jour, je me suis promis de le faire enfin nettoyer et réorganiser les fichiers dans Google Drive. Inutile de dire que lorsque j’ai accompli cela en une journée, je me suis senti motivé !

Je vous implore d’essayer ceci. C’est incroyablement libérateur de savoir que tu as rencontré ton intention pour votre journée de travail – tout ce qui suit n’est que de la sauce !

3. Suivez la règle des deux minutes

La proposition de David Allen dans son livre Faire les choses est devenue une tactique universellement adoptée parce qu’elle fonctionne. Et je suppose que ça marche parce que c’est simple. Tout ce que vous avez à faire est d’éliminer toute tâche de deux minutes ou moins dès que vous y réfléchissez, ce qui éradique procrastination et augmente la productivité. Envoyez l’invitation Zoom, signez et renvoyez le contrat et prenez rendez-vous avec votre comptable fiscaliste. C’est fait, c’est fait, c’est fait.

Oui il y en a diverses interprétations de la façon d’appliquer cette règle, mais le résultat final est vraiment tout ce qui compte. Si vous pouvez cocher quelque chose de votre liste de choses à faire en deux minutes chrono, lancez quelques éléments 1, 2, 3… et voyez ensuite avec quelle rapidité et avec quelle joie vous passez aux éléments 4, 5 et 6, qui prennent plus de temps.

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4. Tâches de cluster

Dans le domaine de l’éducation, le « clustering » implique le regroupement de sujets et de compétences spécifiques et similaires en unités temporelles afin d’améliorer l’acquisition et l’absorption de l’apprentissage. Ici, j’applique le terme à aborder des activités similaires ensemblequi présente des avantages tels que l’utilisation des mêmes outils/applications pour une série de tâches connexes, le fait d’avoir le nombre minimum de fenêtres ouvertes sur votre écran en même temps et de rester dans la même voie cognitive pendant un certain temps, ce qui améliore la concentration.

Par exemple, au lieu de consacrer du temps à un client à la fois, j’ai décidé de consacrer une partie de mon temps à une seule fonction pour tous mes clients à la fois. Les énoncés de travail trimestriels que je prépare — ils sont désormais tous rédigés d’un seul coup pendant que le modèle est ouvert sur mon bureau. Évaluations des employés – J’en fais trois ou quatre en une seule séance pendant que mon esprit est en « mode personnel » pour garder mes pensées alignées et définies selon un seul schéma.

5. Ne vous couchez jamais nerveux

Non, ce n’est pas une faute de frappe pour « en colère ». Au lieu du conseil de vos parents pour un bon mariage, voici mon conseil pour passer une bonne journée. Pour mettre en œuvre ce conseil, revenons à votre liste de choses à faire. À un moment donné de la journée (ou, pour beaucoup d’entre nous, la nuit), il faut simplement laisser la journée se terminer. Vous devez accepter que vous avez accompli tout ce que vous pouviez, que vous n’êtes pas un super-héros capable de cocher chaque élément, chaque jour.

Mettez le bureau en veille, éteignez la lumière du bureau, fermez l’ordinateur portable et faites taire le téléphone. Vous n’êtes pas obligé de « laisser tomber » ; tu dois juste « qu’il en soit ainsi » Sauf en cas d’urgence réelle, il n’y a pratiquement rien qui ne puisse attendre jusqu’à demain. Mettre les enfants au lit est plus important que d’envoyer un e-mail supplémentaire.

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6. Expérimentez le time blocking et le time boxing

Semblables bien que différentes, ces deux fois techniques de gestion sont à la mode – probablement pour étouffer le flux de gens en colère contre le peu de temps dont ils disposent ! Dans tous les cas, le concept de base est d’organiser votre emploi du temps autour des tâches à accomplir dans un bloc et du temps exact à consacrer à ce bloc.

À mon entreprise, cela signifie non seulement attribuer la création de contenu au client A, au client B et au client C pendant 1,5 heure chacun dans un ordre consécutif, mais cela signifie également diviser ma semaine en jours désignés pour différentes équipes. J’ai récemment décidé de consacrer le lundi et le vendredi à mes tâches de personnel et du mardi au jeudi exclusivement à mes clients. Non seulement cela, mais je planifie désormais des séances individuelles hebdomadaires de 10 minutes avec chaque membre de l’équipe lors de ces journées « serre-livres », toujours en même temps avec chaque employé, pour une cohérence maximale et une structuration fiable.

Dans un sens, toutes les stratégies ci-dessus consistent à répartir votre temps et votre énergie en morceaux de la manière qui fonctionnera le mieux pour votre flux de travail, vos obligations et votre style de vie particuliers. Expérimentez donc différentes configurations en réglant une minuterie pour voir combien de temps certaines tâches prennent normativement pour établir un point de lancement et envisagez d’attribuer des tâches particulières à des jours particuliers de la semaine. Cela fonctionne pour moi – j’espère que cela fonctionnera pour vous aussi !