5 façons de vous assurer que vos réunions valent la peine d’être assistées

Qu’il s’agisse de répondre rapidement à un appel pendant les heures de travail ou de voir une nouvelle notification de réunion apparaître sur leur calendrier numérique, les employés passent un nombre absurde d’heures chaque semaine en réunion – et c’est tuer leur productivité.

La pandémie a permis aux équipes de mieux utiliser les réunions et les appels virtuels, contribuant ainsi à rationaliser considérablement leurs activités quotidiennes tout en travaillant à distance. Cependant, nouveau recherche de Microsoft a révélé que cette commodité de toujours avoir les membres de l’équipe assistant aux réunions en ligne leur coûte désormais de précieuses heures de productivité au travail.

Selon une étude de Microsoft, certains employés passent chaque semaine près de huit heures, soit une journée de travail entière, à des réunions en ligne. Au cours des trois dernières années, le temps que les employés consacrent aux réunions et aux appels Microsoft Teams a augmenté de 192 %.

Les heures passées en séances de brainstorming, en appels et en réunions inutiles font non seulement des ravages sur la productivité de l’équipe, mais nuisent également à celle des entreprises. performance finale aussi. Les estimations de la Harvard Business Review ont révélé que près de 37 milliards de dollars en heures de salaire sont gaspillés chaque année rien qu’aux États-Unis en raison de réunions inutiles.

Oui, cette réunion « rapide » de 30 minutes aurait pu être utilisée plus efficacement, ou mieux encore, être envoyée par courrier électronique. Les managers et les chefs d’équipe doivent considérer l’impact négatif d’un trop grand nombre de réunions sur la productivité de leur équipe et ce que cela signifie. ils peuvent faire pour apporter des améliorations.

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1. Créer un cadre de structure de réunion

Des réunions sont souvent organisées pour réfléchir à de nouvelles idées, fournir des comptes rendus d’équipe, communiquer les progrès et les informations ou développer de nouvelles stratégies organisationnelles. Bien que ces interactions soient importantes et nécessaires pour aider les équipes à atteindre leurs objectifs commerciaux, la simple urgence de celles-ci ne s’inscrit pas toujours dans un cadre défini. cadre de réunion.

La création d’un cadre structuré qui aide les managers, les chefs d’équipe et les employés à mieux comprendre l’importance fondamentale de chaque réunion peut contribuer à réduire ce que l’on appelle « »Simple effet d’urgence » et plutôt permettre aux membres de l’équipe plus d’autonomie pour gérer efficacement leur temps et leurs horaires.

Dès le départ, les chefs d’équipe doivent concevoir une compréhension structurée de la manière dont toute réunion les aidera à atteindre leurs objectifs prospectifs. Avec un objectif clair en tête et des efforts visant à parvenir à un sens commun, nous garantirons que les créneaux de réunion occuperont moins l’horaire hebdomadaire des membres de l’équipe et que les discussions seront plus productives.

2. Attribuez des jours de réunion dédiés

Il n’est pas nécessaire que chaque jour de la semaine de travail commence par une réunion ou un appel obligatoire. Oui, il existe des cas où les équipes utilisent ces plages horaires pour faire un compte rendu rapide entre elles ou avec les membres de leur équipe sur l’avancement du projet ; cependant, une partie de l’idée de créer un cadre de réunion consiste à attribuer un jour spécifique de la semaine où tout le monde peut se rencontrer.

Au lieu de remplir les calendriers des employés avec des réunions ou de demander à avoir un appel « rapide » avant le déjeuner pour discuter de quelque chose qui pourrait potentiellement être partagé via le forum de discussion d’une équipe, cela contribuera à libérer plus de temps pour les employés à court et à long terme.

En consacrant un ou deux jours par semaine aux réunions, les équipes peuvent mieux préparer chaque réunion et s’assurer que seules les questions urgentes sont discutées, résolues ou abordées. Cela aiderait également les équipes à devenir plus organisées, encouragerait des stratégies de communication efficaces et contribuerait à construire un réseau de travail plus dynamique.

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3. Gardez les réunions courtes

Le temps est l’un des biens les plus précieux dont toute équipe a besoin, et c’est l’une de ces choses que vous, en tant que chef d’équipe ou propriétaire d’entreprise, ne pouvez pas acheter. Plus vite vous commencerez à considérer votre temps comme une denrée très précieuse, mieux vous comprendrez pourquoi passer 30 minutes à une heure à discuter de quelque chose lors d’une réunion peut coûter beaucoup d’argent à votre équipe et à votre entreprise.

Recherche estime que la durée moyenne d’une réunion est d’environ 50,6 minutes. Ce n’est pas parce qu’une heure est consacrée à discuter de l’avancement du débriefing des équipes sur quelque chose qu’un appel « rapide » doit être aussi long.

La tenue d’une réunion, comme déjà mentionné, doit être efficace et il devrait y avoir un flux. Les chefs d’équipe doivent aborder des sujets importants et discuter brièvement de toutes les idées nécessaires pour apporter une meilleure clarté, et les membres de l’équipe doivent avoir le temps de répondre ou de poser des questions importantes.

4. Gardez les réunions pertinentes

Garder un ordre du jour est plus important, surtout maintenant que les employés passent la moitié de leur journée de travail dans des réunions qui ne contribuent pas nécessairement à leur travail. Dans cet esprit, faites un effort pour rester fidèle à l’essentiel à tout moment.

Dès le début, assurez-vous que les membres de l’équipe sont informés des sujets de la réunion, de ce qui sera discuté et de ce qu’il faut retenir de chaque réunion.

Même s’il peut y avoir des cas où vous ou un membre de votre équipe pouvez dévier du sujet, il est important que quelqu’un qui dirige la réunion ou qui facilite ces réunions puisse efficacement attirer l’attention des employés sur la discussion.

Le suivi de l’ordre du jour des réunions garantira que les employés restent engagés, soulèvent des questions en cas de besoin et que les créneaux de réunion sont utilisés pour discuter de questions urgentes. Malheureusement, aucun employé ou membre de l’équipe n’est vraiment intéressé par le match de softball de vos enfants, alors restez fidèle à l’essentiel à tout moment.

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5. Soyez sélectif quant aux participants à la réunion

Toutes les réunions n’ont pas besoin que tout le monde soit présent – ​​cela semble étrange, mais c’est vrai. Il existe de nombreux cas où des équipes peuvent travailler sur plusieurs projets à la fois sans que leurs travaux se chevauchent.

Structurer des réunions signifie également tenir compte des personnes qui assisteront à la réunion. Il n’est peut-être pas nécessaire que Jessica, la comptable junior, participe à une séance de brainstorming liée à la campagne marketing d’un client et à ce que les concepteurs feront pour créer des publicités plus attrayantes sur les réseaux sociaux.

Dans les petites équipes, il serait logique que la majorité des membres soient présents lors des appels et réunions hebdomadaires de rattrapage ; cependant, soyez attentif au temps des autres et à la façon dont présence inutile peut gruger la productivité d’un employé.