4 conseils simples pour une communication virtuelle A+

Exécution d'unentreprise virtuelle vient avec beaucoup d'avantages et d'avantages. Cela comprend des frais généraux réduits, l'accès à un vivier de talents plus important et un plus grand sens de la flexibilité et de l'équilibre travail-vie personnelle. Mais il a aussi ses défis. Si vous ne faites pas attention,la communicationpeut être l'un d'entre eux.

4 façons d'améliorer la communication virtuelle

Sans réponse, essayer de cultiver une communication saine et sans friction au sein d'une équipe virtuelle peut s'avérer très difficile. Cependant, si vous êtes prêt à être proactif et à planifier à l'avance, vous pouvez en faire une force de votre équipe distante. Voici quelques-unes de mes meilleures suggestions :

1. Choisissez vos chaînes

La plus grande erreur que je vois faire par les propriétaires d'entreprises à distance est de permettre aux employés d'utiliser tous les canaux à leur disposition. En surface, cela peut sembler tout à fait correct. (Après tout, plus vous autorisez les gens à utiliser de canaux, plus ils sont disponibles.) Mais ce n'est qu'une illusion. En réalité, cela crée de la confusion et de l'accablement.

Il est préférable d'avoir quelques canaux spécifiques et de tout filtrer à travers eux. Il est donc moins probable que les gens manquent des notifications ou ne parviennent pas à joindre la bonne personne en temps opportun.

Vous devrez choisir les canaux qui vous conviennent le mieux, mais cela vaut peut-être la peine de repensere-mail . Bien que le courrier électronique soit un canal très efficace pour le marketing sortant etgénération de leads , ce n'est pas aussi pratique pour la communication interne. Les boîtes de réception des e-mails sontpièges mortels de la distraction et ne sont pas idéales pour les échanges en temps réel entre collègues. Tu ferais mieux d'utiliser le téléphone, les SMS, un projetle managementoutil, ou une application de chat comme Slack.

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2. Définissez les attentes

Une fois que vous avez sélectionné les bons canaux, vous devez définir les attentes en conséquence. Vous ne voulez pas alourdir votre équipe avec une tonne de règles inutiles, mais il devrait y avoir une structure en place pour assurer une clarté optimale. À tout le moins, mettez en œuvre certaines règles de base et attentes concernant :

• Quels canaux doivent être utilisés quand (c'est-à-dire poser une question rapide ou soumettre un projet pour approbation)

• Temps de réponse attendu lorsqu'un membre de l'équipe vous envoie une question ou une demande.

• Les jours et les heures pendant lesquels les employés sont censés être « disponibles » à joindre.

Plus vous êtes clair sur vos attentes, moins il y aura de confusion et de friction. Cela conduit à des processus fluides, moins de retards et une plus grande précision sur les livrables du projet.

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3. Définir un langage commun

Lorsque les gens sont face à face, ils peuvent utiliser de nombreux facteurs différents pour interpréter le sens. Ce ne sont pas seulement les mots prononcés – c'est l'inflexion, le rythme, le ton de la voix,le langage du corps , et les expressions faciales. Avec la communication virtuelle, vous n'avez que les mots écrits. Cela peut facilement conduire à une mauvaise interprétation de ce qui est dit.

Une façon de résoudre les problèmes de communication virtuelle consiste à définir un langage commun pour votre équipe. Cela signifie établir un ensemble standard de termes que votre équipe utilise. Et si des acronymes et autres raccourcis doivent être utilisés, tout le monde devrait avoir une définition claire de ce que ces termes signifient.

Si vous utilisez un canal comme Slack pour communiquer, vous pouvez même épingler un fil de discussion sur un canal spécifique afin que les gens puissent facilement référencer différents termes, acronymes et mots lorsqu'ils ne comprennent pas quelque chose.

4. Allez-y doucement lors des réunions

Les réunions sont souvent un énorme gaspillage de ressources. Si vous souhaitez encourager la productivité et réduire la frustration au sein de votre équipe, je vous recommande de réduire le nombre de réunions que vous organisez. Et quand vous en tenez un, soyez rapide et précis.

De nombreuses entreprises réussissent à passer des réunions standard à quelque chose appeléréunions "debout" . Ce sont des réunions Zoom rapides de 15 ou 20 minutes où vous n'invitez que les personnes dont vous avez absolument besoin. Il n'y a pas de bavardage et la réunion commence rapidement à l'heure de début. Chaque individu passe en revue un résumé des (1) tâches terminées depuis la dernière réunion, (2) des tâches en cours et (3) des obstacles qui l'empêchent d'accomplir ces tâches.

À la fin d'une réunion debout, toute personne ayant besoin de discuter davantage d'un problème spécifique peut se connecter individuellement. Cela évite une situation où deux personnes prennent un temps précieux à élaborer une idée qui n'est pertinente pour personne d'autre dans la réunion. L'objectif est l'efficacité totale.

En outre, il est utile d'utiliser la vidéo dans les réunions chaque fois que possible. Alors que certaines personnes voient cela comme une nuisance, il est beaucoup plus facile dedévelopper la camaraderie et la confiancequand vous pouvez voir les visages des autres.

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Devenir un meilleur leader

Être un chef d'entreprise efficace consiste en partie à s'adapter au changement. Et dans le climat actuel, cela signifie apprendre à passer à un modèle commercial virtuel. En matière de communication virtuelle, vous devez repenser certaines de vos méthodologies traditionnelles et adopter une stratégie unique qui tient compte des forces et des faiblesses des canaux numériques comme l'e-mail, Slack et les SMS. Si vous êtes prêt à adopter ce nouvel « ordre mondial », votre équipe sera bien positionnée pour l'avenir.