4 avantages des systèmes de gestion de factures intelligents

De nombreuses organisations à travers le monde continuent d’être chargées de processus manuels et complexes de gestion des paiements des fournisseurs, ce qui contribue à l’échelonnement des coûts de traitement des factures. Une étude de l'Institute of Financial Operations (IFO) a révélé qu'en moyenne 50% des factures sont toujours reçues sur papier, 37% par courrier électronique et 5% par fax. En outre, selon un rapport de PayStream Advisors datant de 2018, environ 58% des entreprises en Amérique du Nord n’ont toujours pas mis en œuvre l’automatisation du flux de travail. 19659002] Cette statistique est quelque peu déconcertante car, selon Gartner Research, l'automatisation des factures fournisseurs représente l'un des plus importants retours sur investissement par rapport aux autres investissements technologiques. Selon une étude menée par Ardent Partners les entreprises peuvent réduire leurs coûts de traitement des factures jusqu’à 70% grâce à l’automatisation. En outre, une étude réalisée en 2017 par Aberdeen Group indique que l'automatisation peut réduire le nombre de jours de traitement des factures de 20,8 à 3,8 et augmenter les factures de 100 factures par jour à 3 000.

quatre avantages stratégiques que les organisations des secteurs privé et public peuvent obtenir en utilisant des solutions intelligentes de gestion des factures, opérant dans le cloud ou sur site.

Traitement plus rapide des factures, coûts par facture réduits et taux d'erreur réduits

les services des comptes fournisseurs sont des délais de traitement des factures longs, qui génèrent des coûts plus élevés par facture, ainsi que des problèmes de paiement récurrents des fournisseurs et des relations avec les fournisseurs. Les systèmes automatisés de gestion des factures peuvent accélérer considérablement le traitement des factures et réduire les dépenses liées aux comptes fournisseurs. Parmi ses caractéristiques incontournables, citons la capture et la numérisation intelligentes des encaissements de factures, les flux de travail dynamiques, la reconnaissance optique des caractères, la facturation électronique, l’ingestion EDI et bien plus encore, réduisant les taux d’erreur.

Coûts associés. Par exemple, la réception de factures peut être plus rapide grâce à l'envoi de courriers électroniques ou à la numérisation de factures. Selon le rapport de PayStream Advisors, environ 40% des systèmes intelligents de gestion des factures reçoivent leurs factures par courrier électronique.

Approbation plus rapide des factures

Un système intelligent de gestion des factures peut accélérer considérablement le processus d’approbation des Factures PO. Les factures sont numérisées, les métadonnées associées sont intégrées à l'élément de travail et au flux de travail, et les données d'approbation des employés du diagramme d'autorité sont accessibles et utilisées dans les règles métier d'approbation. Par exemple, si une facture fournisseur pour un voyage d'affaires non-PO entre dans le système de gestion des factures, le workflow intelligent des factures confirme électroniquement si le superviseur est autorisé à approuver le montant du remboursement spécifique. Si tel est le cas, le workflow automatisé acheminera le work item vers le superviseur pour examen et approbation. Dans le cas contraire, le workflow acheminera le work item vers un superviseur plus expérimenté.

Visibilité en temps réel du traitement des factures

Le reporting des factures provenant de processus non automatisés est long, fragmenté, coûteux, sujet aux erreurs et largement inefficace. Une valeur importante des systèmes automatisés de gestion des factures est que les responsables peuvent consulter les rapports analytiques en temps réel pour obtenir une visibilité sur les volumes de facturation, l'état et les goulots d'étranglement des processus. Voici quelques exemples de rapports généralement disponibles avec de nombreuses solutions de gestion des factures:

• Rapports centraux
• Rapports d'audit
• Arriérés de paiement
• Rapport d'analyse d'exceptions
• Prévisions d'escompte
• Analyse du paiement fournisseur
• Rapport de productivité
• Rapport de processus clé

Rapprochement rapide des commandes d'achat

Enfin, une solution automatisée peut réduire considérablement les problèmes liés au rapprochement des factures fournisseurs et des bons de commande, notes de crédit et reçus de livraison. La technologie OCR peut considérablement réduire le temps nécessaire pour retrouver les factures manquantes, les bons reçus, les commandes d’expédition, etc., et envoyer des alertes signalant des factures frauduleuses, des prix incorrects, etc.

des étapes les plus improductives et les plus coûteuses du traitement des factures – saisie manuelle des données, acheminement des approbations, mise en correspondance et codage GL. En implémentant la gestion des factures dans le cloud, les entreprises peuvent rationaliser les processus, accroître la productivité et l'efficacité des employés, augmenter les flux de trésorerie, améliorer les relations avec les fournisseurs et réduire considérablement les coûts de traitement. Ces coûts moins élevés peuvent compenser l'abonnement à un logiciel en tant que service – une dépense d'exploitation fixe et prévisible.

Obtenez plus d'informations sur Comment la facturation électronique peut-et devrait fonctionner .

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