35 hacks puissants du calendrier Office 365 pour maîtriser la gestion du temps

Le calendrier Office 365 vous aide non seulement à organiser votre journée, mais il peut également vous faire gagner un temps précieux. Voici 35 hacks puissants du calendrier Office 365 pour vous aidermaitriser la gestion du temps.

1. Créer une réunion à partir d'un e-mail

Trouvez l'e-mail et faites-le glisser dans l'icône du calendrier en bas à gauche de Microsoft Outlook. Ajoutez la personne qui a envoyé l'e-mail et d'autres en tant que participants pour les inviter.

2. Prévoyez des pauses entre les réunions

Configurez votre calendrier pour terminer automatiquement les réunions plus tôt. Cela offre plus de temps pour préparer votre prochaine réunion et une pause pour vous concentrer sur la suite.

3. Utilisez les raccourcis clavier

Recherchez dans le calendrier avec Alt + Q. Accédez à la vue quotidienne avec Maj + Alt + 1 ou à la semaine de travail avec Maj + Alt + 2. Ouvrir la vue mensuelle avec Maj+Alt+4.

4. Importer le calendrier Google

Si vous avez d'autres calendriers sur Google, vous pouvez les importer dans votre calendrier Office 365. Vous pouvez importer manuellement les informations de vos calendriers Google vers votre calendrier Office dans Outlook Web App.

5. Partagez votre calendrier

Ouvrez la version Web de votre calendrier et appuyez sur Paramètres en haut à droite. Cliquez sur Afficher tous les paramètres Outlook et cliquez sur Calendrier. Cliquez ensuite sur partager les calendriers et entrez l'e-mail de ceux avec qui vous souhaitez le partager.

6. Limitez ce que les autres voient et font avec votre calendrier

Limitez ce que les autres voient et changez sur votre calendrier avec l'option d'autorisations. Vous pouvez leur permettre de voir votre calendrier ou leur donner la permission de le modifier. Vous pouvez également les empêcher de voir certains détails du calendrier.

7. Ajouter des calendriers sportifs

Cliquez sur l'option d'importation du calendrier, puis choisissez votre équipe dans la liste. Le calendrier propose la plupart des équipes sportives professionnelles qui annoncent quand des événements sont programmés. Votre calendrier vous enverra également des notifications pour votre ou vos équipes.

8. Personnalisez votre thème

Vous pouvez changer la couleur et le thème de votre calendrier. Pour personnaliser le texte, le menu déroulant et les indicateurs de date, accédez à l'option Paramètres et cliquez sur Thème.

9. Modifier les vues du calendrier

Modifiez l'affichage de votre calendrier en sélectionnant Afficher. Vous pouvez afficher par rendez-vous actifs, rendez-vous récurrents ou vue standard. Vous pouvez également modifier d'autres visuels tels que l'affichage de l'heure sous forme d'horloge, l'affichage des heures de fin des rendez-vous ou la modification de la police utilisée.

10. Répétez automatiquement les événements récurrents

Lors de la mise en place d'unévénement récurrent , vous pouvez cliquer sur l'option Récurrent et sélectionner la fréquence à laquelle vous souhaitez programmer la réunion. Pour les rendez-vous hebdomadaires, sélectionnez hebdomadaire. Pour tous les jours, choisissez tous les jours.

11. Personnalisez vos horaires de travail

Cliquez sur l'onglet Fichier et cliquez sur Options. Cliquez sur Calendrier et sélectionnez Temps de travail. Cochez les cases des jours où vous travaillez et ajoutez vos heures de début et de fin.

12. Supprimer les anciens rappels de calendrier

Allez dans Fichier, puis Options, puis Avancé. Sélectionnez les rappels, puis "Supprimer automatiquement les rappels pour les événements passés du calendrier". Cela peut rendre votre calendrier plus propre etmoins encombré.

13. Avancez rapidement à une date future

Passez à une date ultérieure dans votre calendrier avec le raccourci clavier CTRL+G. Cela fait apparaître une boîte de dialogue. Vous pouvez saisir une date réelle ou utiliser un langage naturel tel que "6 semaines à partir de maintenant" ou "mardi prochain". La fonctionnalité affiche automatiquement cette date pour planifier un événement.

14. Enregistrez les événements sur votre ordinateur

Vous pouvez facilement enregistrer un événement à partir de votre calendrier en faisant glisser l'entrée vers un dossier sur votre ordinateur. Vous pouvez également l'enregistrer en cliquant sur Fichier puis sur Enregistrer sous.

15. Enregistrez votre calendrier au format PDF

Ouvrez la vue Calendrier et sélectionnez le calendrier à imprimer. Dans l'onglet Fichier, cliquez sur Imprimer. Dans la liste déroulante des imprimantes, choisissez Microsoft Print to PDF. Sous Plage d'impression, sélectionnez la plage de dates que vous souhaitez capturer à partir du calendrier. Vous pouvez choisir de masquer ou non les détails des rendez-vous privés.

16. Afficher plusieurs calendriers à la fois

Dans le volet de navigation sur le côté gauche de votre calendrier, cochez les cases que vous souhaitez afficher. Vous pouvez les afficher côte à côte ou cliquer sur Afficher en mode superposition pour les combiner en une seule vue.

17. Envoyer un événement de calendrier en pièce jointe

Sélectionnez l'événement dans le calendrier que vous souhaitez envoyer et faites un clic droit dessus. Ensuite, sélectionnez Transférer dans le menu. Remplissez les informations de l'e-mail et envoyez-le.

18. Ajouter des jours fériés

Dans l'onglet Fichier, cliquez sur Options. Dans la boîte de dialogue Options de l'onglet Calendrier, sous Options du calendrier, cliquez sur le bouton Ajouter des jours fériés. Sélectionnez ensuite le pays et vérifiez les jours fériés correspondants.

19. Recréez une réunion

Sélectionnez la réunion précédente que vous souhaitez recréer, appuyez sur CTRL, puis faites-la glisser vers la nouvelle date du calendrier. Ouvrez le nouvel événement, ajoutez des invités et des détails, puis cliquez sur Envoyer.

20. Synchronisez avec votre mobile

Intégrez votre calendrier Office 365 à votre appareil numérique pour que les événements soient automatiquement mis à jour. Vous pouvez également apporter des modifications à votre emploi du temps lorsque vous n'êtes pas devant votre ordinateur.

21. Intégrez les contacts dans le calendrier

Vous pouvez ajouter un contact directement à partir d'un e-mail qui vous a été envoyé. En faisant cela, vous aurez des informations de contact disponibles pour toutes les futures invitations de calendrier sans avoir à chercher.

22. Recherchez votre calendrier

Les résultats de la recherche affichent par défaut les claviers en jaune, mais uniquement pour les éléments les plus récents. Utilisez le champ de recherche dans le coin supérieur droit. Entrez les termes entre guillemets et utilisez AND, OR ou NOT avec des mots-clés pour affiner les résultats.

23. Afficher plusieurs mois

Vous pouvez redimensionner le volet des dossiers dans le calendrier pour afficher plusieurs mois. Déplacez le volet du dossier vers la gauche ou la droite, vers le haut ou vers le bas, pour ajouter d'autres mois.

24. Envoyer le calendrier par e-mail

Dans votre e-mail, commencez un nouvel e-mail et cliquez sur l'onglet Insertion. Cliquez sur calendrier dans le "groupe d'inclusion". Sélectionnez la plage de dates que vous souhaitez envoyer et le détail ou la disponibilité que vous souhaitez partager. Cliquez sur OK, puis envoyez l'e-mail.

25. Afficher les e-mails et le calendrier ensemble

Passez votre souris sur l'icône du calendrier et faites défiler les événements de la journée sans laisser d'e-mail. Vous pouvez cliquer sur n'importe quel autre jour et faire de même.

26. Utilisez l'assistant de planification pour organiser des réunions

Créez une réunion, ajoutez les participants, puis choisissez Assistant de planification pour voir les horaires disponibles pour tous. La grille affiche les créneaux ouverts pour tous les participants.

27. Synchroniser le calendrier avec le CRM

Microsoft Calendar peut être lié au logiciel CRM directement via le fournisseur, un plugin pour le CRM qui peut être téléchargé. Cela peut aider les clients actuels et potentiels à planifier un rendez-vous avec vous sans avoir à vous envoyer d'e-mails.

28. Planifiez des rappels

Définissez des rappels pour les événements programmés aussi peu que quelques minutes ou semaines à l'avance. Lors de la création de l'événement, définissez le rappel pour envoyer un avis.

29. Limiter les notifications de rappels

Désactivez les notifications pour les événements de calendrier pour lesquels vous n'avez pas besoin de rappels, tels que les vacances à venir pour vos collègues.

30. Joindre des documents à l'événement

Ajoutez des fichiers et des documents à un nouvel événement pour permettre aux participants d'accéder facilement au document sans avoir à envoyer d'e-mails séparés.

31. Ajouter plusieurs fuseaux horaires

Ajoutez jusqu'à trois fuseaux horaires différents à afficher dans le calendrier. Cela aidera les participants à planifier des réunions pendant les heures de travail appropriées. Vous pouvez étiqueter les différents fuseaux horaires par bureau ou emplacement.

32. Ajouter des tâches au calendrier

Les listes créées dans la fonction Tâches peuvent être ajoutées au calendrier. Gardez-les dans la vue du calendrier et planifiez l'heure à terminer dans le calendrier.

33. Créer un événement à partir du presse-papiers

Copiez le contenu dans le Presse-papiers à partir de sa source, puis accédez à la vue du calendrier et collez-le. Le calendrier créera une nouvelle fenêtre de rendez-vous que vous devrez remplir.

34. Enregistrer le rendez-vous sur le bureau

Faites glisser le rendez-vous du calendrier vers votre bureau. Cela permet un accès rapide sans ouvrir le calendrier.

35. Modifiez facilement les heures de rendez-vous

Faites glisser et déposez l'événement du calendrier à une nouvelle date et heure pour le modifier. Vous pouvez également cliquer sur un rendez-vous et le faire glisser vers une autre date.

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