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juillet 9, 2020

3 conseils pour améliorer l'efficacité et réduire les risques lors de l'utilisation de Microsoft Office 365 et des équipes4 minutes de lecture



Ce blog est co-écrit par Lou Blatt et Dei Jow.

Comme de nombreux travailleurs du savoir à distance, j'utilise des applications Microsoft® Office 365 telles que Microsoft Teams pour collaborer et partager du contenu avec mon équipe. Cependant, ces outils peuvent facilement produire des silos tentaculaires d'informations qui peuvent prêter à confusion.

Certains des défis que j'ai rencontrés en travaillant dans les équipes sont les suivants: personnes

  • Sélection du contenu approprié à partager sans partage excessif ou accablant les lecteurs ou perte de contrôle des versions
  • Déterminer comment archiver ou supprimer le contenu une fois le projet d'une équipe terminé, tout en réduisant les ramifications opérationnelles et de conformité et en garantissant une productivité continue
  • Ici sont mes 3 meilleurs conseils pour relever ces défis, améliorer l'efficacité et réduire les risques au sein des équipes Microsoft à l'aide d'OpenText ™ Extended ECM pour Microsoft® Office 365 ™:

    1. Automatisez la création, la gestion et le cycle de vie des équipes

    OpenText Extended ECM pour Microsoft Office 365 réduit la complexité de la création et de la gestion des équipes en automatisant le processus d'invitation des bons membres de l'équipe, en fonction de tem plaques prédéfinies dans l'application métier. Dès la création de l'équipe, les bonnes personnes sont invitées à rejoindre l'équipe; la bonne sécurité est appliquée, les bons onglets sont créés et les bonnes informations sont affichées en fonction des autorisations dans cette équipe.

    Il gère également le cycle de vie des équipes en retirant le contenu, y compris les chats, le wiki contenu et notes. Cela évite au personnel de devoir parcourir manuellement chaque équipe et de déterminer ce qu'il faut faire avec l'équipe et le contenu et quand le faire.

    1. Connecter le processus au contenu

    La puissance d'OpenText Extended ECM pour Office 365 est dans surfaçage d'informations pertinentes à partir d'applications métier de premier plan telles que SAP et Salesforce directement dans une interface Office 365. Les utilisateurs voient ces informations pertinentes à côté du contenu pertinent dans Office 365. Aucun basculement d'écran, requête de rapport ou intervention du contrôleur d'accès.

    Cette intégration approfondie améliore la prise de décision et accélère les processus métier. Il rationalise mon travail car j'ai toutes les bonnes informations à portée de main dans une interface familière, peu importe où ces informations se trouvent.

    1. Élimine les tâches manuelles de gestion de contenu

    Lorsque du contenu est ajouté à l'espace de travail de l'entreprise, il hérite automatiquement du classification, métadonnées et sécurité adéquates à partir de l'espace de travail de l'entreprise. Cette automatisation me libère du temps pour me concentrer sur mon travail et ne pas se soucier des métadonnées, de la sécurité ou des règles relatives à la façon dont ce contenu doit être conservé et pendant combien de temps.

    OpenText Business Workspaces intègre des données d'une variété de systèmes pour offrir une vue complète d'un client, d'une opportunité, d'un actif, d'un projet ou de tout objet métier, dans une interface conviviale.

    Avantages ultimes de l'utilisation d'OpenText Extended ECM pour Office 365

    La montée en popularité des équipes Microsoft ne va pas disparaître. Un pourcentage important de nouveaux travailleurs éloignés ne rentreront pas au bureau. Il est impératif que les organisations s'adaptent à ce nouveau modèle et veillent à ce que les meilleures pratiques de gestion du cycle de vie et de gouvernance soient toujours appliquées. Les avantages d'une intégration correcte du contenu Microsoft Teams à votre infrastructure de gestion de contenu ne font qu'accroître la productivité et réduire les risques.

    En savoir plus sur la réduction des risques et l'augmentation de l'efficacité avec OpenText et en savoir plus sur notre Contenu Technologie de services pour les équipes Microsoft.

    Dei Jow, Strategic Ecosystems Manager, OpenText
    Dei est responsable de programme pour les solutions OpenText Microsoft . Elle aide les clients Enterprise à améliorer leur efficacité en connectant le contenu et les processus métier clés. Elle travaille dans le secteur des logiciels depuis plus de 20 ans et a précédemment travaillé chez Microsoft et est diplômée en marketing d'entreprise de l'Université d'Hawaï.




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