24 stratégies de gestion du temps pour être plus efficaces

Janvier
24, 2020

12 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs Entrepreneur sont les leurs.

Sauf si vous êtes Jim Halpert et que vous aimez passer la plupart de votre temps à faire des farces à Dwight, la plupart d'entre nous veulent devenir plus efficaces au travail. Non seulement cela est bénéfique pour votre carrière, mais cela peut également aider à maintenir un équilibre sain entre le travail et la vie personnelle .

Mais comment pouvez-vous devenir plus habile au travail? Eh bien, voici des stratégies de gestion en 25 temps que vous devez mettre en œuvre.

1. Arrêtez de laisser les listes de tâches ruiner votre vie.

Les listes de tâches ne sont pas seulement utiles. Ils sont essentiels à notre succès, car le cerveau ne peut se concentrer que sur trois ou quatre choses à la fois. Nous avons donc besoin de listes pour toutes les tâches liées au travail auxquelles nous devrons revenir plus tard.

Mais, créer trop de listes peut nous stresser. Les listes ne prennent pas en compte le temps qu'il faut pour terminer une tâche, et elles ne nous aident pas à séparer l'important de l'urgence.

Ne supprimez pas vos listes de tâches. Au lieu de cela, repensez votre approche de vos listes . Une approche simple serait d'utiliser des fiches 5×3 pouces pour vos listes de tâches. Vous pouvez également essayer la méthode «1-3-5», la stratégie «3 + 2» ou les règles à six cases. Il y a aussi la technique de Warren Buffet où vous écrivez 25 tâches, encerclez vos cinq premiers, puis ignorez les 20 restantes. Ou, vous pouvez essayer si vous planifiez.

2. Arrêtez le multitâche.

Nous avons tous été coupables du multitâche à un moment donné. Parfois, c'est assez inoffensif, comme laver la vaisselle tout en écoutant un podcast. Mais, quand il s'agit de travailler, cela peut être préjudiciable.

Pourquoi? Parce que le cerveau humain ne peut pas faire plus d'une chose à la fois.

Lorsque vous effectuez plusieurs tâches à la fois, vous divisez votre attention entre les tâches. En conséquence, la qualité de votre travail diminue. Cela fait aussi perdre du temps. La raison en est que vous passez plus de temps à basculer entre les tâches qu'à vous concentrer sur une seule chose à la fois.

Arrêtez d'essayer de faire plus d'une chose à la fois. Au lieu de cela, mettez toute votre énergie dans ce sur quoi vous travaillez en ce moment, puis passez à votre prochain élément, tâche ou activité.

Connexes: Le multitâche peut endommager votre cerveau et Carrière, études disent

3. Réduisez vos responsabilités.

Parcourez votre liste de tâches pour travailler. En dehors de vos responsabilités principales, qu'est-ce qui pourrait déléguer ou automatiser? S'agit-il même de choses qui pourraient être entièrement supprimées de votre emploi du temps? Si oui, supprimez-les de votre liste et de votre calendrier dès que possible. C'est un moyen simple de garder votre liste légère et moyenne.

4. Cultivez le travail en profondeur.

Dans le livre Travail en profondeur: règles pour un succès ciblé dans un monde distrait Cal Newport décrit le travail en profondeur comme des tâches exigeantes sur le plan cognitif. Parce qu'ils sont si importants mais difficiles, ces types de tâches nécessitent 100% de votre attention.

Planifiez un travail approfondi à la même heure chaque jour. Newport suggère également d'identifier vos habitudes de travail et de bloquer les distractions courantes.

Il recommande également de se familiariser avec ne rien faire. Cela peut sembler contre-productif, mais vous pouvez l'utiliser à votre avantage. Par exemple, lorsque vous faites la queue, ne regardez pas votre téléphone. Laissez simplement votre esprit vagabonder pendant quelques minutes.

5. Définissez des délais pour toutes vos tâches.

La ​​loi sur la maladie de Parkinson stipule que «le travail s'étend pour remplir le temps disponible pour son achèvement». Cela signifie que s'il n'y a pas de date limite pour une tâche spécifique, vous utiliserez autant de temps Si vous avez une contrainte de temps, cependant, vous serez plus motivé à battre le chronomètre.

La définition de limites de temps peut également vous encourager à entrer dans un état d'esprit de flux . [19659006] 6. Organisez et désencombrez.

Cela peut ne pas sembler être un gros problème. Mais, lorsque votre espace de travail est désordonné et désorganisé, il est gênant. De plus, vous perdrez beaucoup de temps à chercher des éléments égarés lorsque vous

Réservez des morceaux de temps pour nettoyer et organiser fréquemment votre espace de travail, comme juste avant de rentrer à la maison pour la journée. Aussi, attribuez à tout un "chez-vous" (ou un endroit où vous placerez toujours l'article) et revenez les à cet espace lorsque vous avez fini de les utiliser.

7. Décomposez les projets.

Vous êtes plus comme à tergiverser lorsque vous vous sentez dépassé. Ne vous en faites pas. Ça arrive aux meilleurs d'entre nous. Pour éviter cela, chaque fois que vous êtes confronté à un projet monumental, décomposez-le en tâches plus petites qui sont plus faciles à gérer.

8. Gardez une liste des distractions.

Inconsciemment, nous savons tous que les distractions et la gestion du temps ne se mélangent pas bien. Mais nous ne sommes pas toujours conscients de ce qui détourne notre attention. C’est pourquoi vous devez garder une liste de tout ce qui vous distrait. Cela vous aidera à identifier et éventuellement à contrecarrer ces interruptions.

Votre liste peut être un document Google ou un morceau de papier. Gardez-le près de vous afin que chaque fois que vous êtes distrait, vous en preniez note. Les listes de distraction sont également pratiques lorsque des pensées aléatoires surgissent dans votre tête. Les écrire les fait sortir de votre tête pour que vous puissiez retourner au travail.

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9. Soulignez les résultats, pas les heures.

Les recherches de Behance ont montré que "accorder de l'importance aux heures et à la présence physique sur l'action et les résultats mène à une culture d'inefficacité (et d'anxiété). votre bureau jusqu'à un certain temps crée une culture semblable à une usine qui ignore quelques lois de base de la génération d'idées et de la nature humaine:

1. Lorsque le cerveau est fatigué, cela ne fonctionne pas bien.
2. La génération d'idées se produit d'elle-même
3. Lorsque vous vous sentez obligé d'exécuter au-delà de vos capacités, vous commencez à détester ce que vous faites. "

Pensez plutôt à ce que vous avez vraiment accompli. Une façon de le faire est de créer une liste de tout ce que vous avez fait pendant la journée. Cela vous gardera motivé à être productif et pas seulement occupé .

10. Arrêtez la folie des réunions.

Les réunions peuvent être une énorme perte de temps, surtout quand elles sont une perte de temps. Même si elles sont nécessaires, elles peuvent toujours vous éloigner de travaux importants. En tant que tel, certaines personnes abandonnent complètement les réunions et recherchent des alternatives comme le courrier électronique, Slack ou des outils de gestion de projet.

11. Effectuez des tâches par lots.

Au lieu de sauter partout, regroupez des tâches similaires. C’est un moyen efficace de réduire le coût de la commutation et de minimiser les distractions. Par exemple, bloquez trois fois par jour pour vérifier vos e-mails et vos comptes sociaux afin de ne pas vous inquiéter de ne rien manquer d'important lorsque votre téléphone est éteint. Une autre option consiste à regrouper vos journées, comme planifier toutes vos réunions le mardi.

12. Adoptez la règle des 1 minute.

Auteur et expert en bonheur Gretchen Rubin a sa propre règle pour vous faciliter la vie. C'est un concept simple appelé la règle de 1 minute où si quelque chose vous prend moins de 60 secondes pour le terminer, faites-le.

"Parce que les tâches sont si rapides, il n'est pas trop difficile de me faire suivre la règle – mais cela a de gros résultats », explique Rubin. «Garder sous contrôle toutes ces petites tâches tenaces me rend plus serein, moins submergé.»

13. Terminez toujours ce que vous commencez.

Laisser quelque chose à moitié terminé est stressant et distrayant. Principalement, c'est parce que cela persiste dans votre esprit jusqu'à ce qu'il soit terminé. Pire encore, vous devrez planifier un temps pour revenir à cette tâche. Il est juste plus pratique de toucher une fois et de passer à autre chose.

14. Pensez positivement.

Comment une attitude positive peut-elle vous aider dans la gestion du temps? Lorsque vous êtes de bonne humeur, les gens voudront vous aider si vous êtes dans une impasse. Cela vous empêche également de vous adonner à des activités qui vous font perdre du temps, comme vous plaindre. Cela renforce également votre confiance et vous encourage à résoudre les problèmes au lieu de les aggraver.

Vous pouvez égayer votre humeur au travail en montrant votre appréciation à vos collègues ou clients. Vous pouvez également organiser votre bureau, écouter de la musique, vous promener à l'extérieur et prendre le temps d'apprendre à connaître les autres sur le lieu de travail. Il a été constaté qu'avoir des amis au travail rend votre travail plus agréable.

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15. Améliorez votre prise de décision.

On dit que les adultes prennent 35 000 décisions conscientes chaque jour . Il est donc facile de voir que si vous dépensez trop pour des choix sans importance, vous perdez du temps et vider votre énergie. Pour contrer cela, automatisez autant de décisions que possible. Par exemple, si vous envisagez d'acheter un livre, allez-y et achetez-le au lieu de trop y penser.

Vous pouvez essayer de préparer vos repas et vos tenues pour la semaine. En outre, améliorez vos compétences décisionnelles en effectuant une analyse coûts-avantages, la pratique étant plus décisive et fixant des délais.

16. Travailler dans les rythmes ultradiens.

Les rythmes ultradiens sont les intervalles biologiques de 120 minutes que notre corps traverse tout au long de la journée. Nous sommes plus productifs au cours des 90 premières minutes. Après son pic, votre énergie mentale diminue pendant environ 30 minutes.

En connaissant les rythmes de votre corps, vous pouvez planifier votre journée plus efficacement. Au lieu de travailler pendant une accalmie énergétique, vous travaillez lorsque vous êtes le plus productif. Lorsque votre énergie baisse, concentrez-vous sur des tâches moins critiques ou faites une pause.

Je suggère d'utiliser la technique de Pomodoro pour travailler dans ces sprints de 90 minutes, ce qui signifie que vous travailleriez pendant 25 minutes, puis prendre une pause de 5 minutes. [19659006] 17. Configurez votre semaine en utilisant la solution de 2 heures.

Développé par Roger Seip, auteur de Train Your Brain for Success, c'est là que vous passez 2 heures par semaine à planifier la semaine prochaine. Contrairement à la planification régulière, cependant, cette méthode vous encourage à vous concentrer sur vos objectifs et à examiner ce qui a ou n'a pas fonctionné pour vous. La solution de deux heures se concentre sur vos objectifs en divisant votre temps en:

• Temps vert. Le travail qui vous rapporte
• Le temps rouge . Le temps qui prend en charge votre temps vert.
• Flex time. Temps débloqué pour faire face à l'inattendu.
• Temps de loisirs. Loisirs, détente, exercice, etc.

18. Reconnaître l'erreur de planification.

Proposé pour la première fois par Daniel Kahneman et Amos Tversky en 1979, l'erreur de planification consiste à sous-estimer le temps qu'il faudra pour terminer quelque chose. À son tour, ce biais cognitif peut perturber l'ensemble de nos horaires et même nous faire manquer des délais.

Après l'avoir reconnu, vous pouvez prendre des mesures pour l'éviter. Par exemple, vous pouvez suivre votre temps afin d'avoir une meilleure estimation de la durée de vos tâches quotidiennes. À partir de là, vous pouvez planifier en conséquence.

19. Écoutez le bruit blanc.

Le Journal of Consumer Research note que lorsqu'il est à un volume modéré, le bruit ambiant est idéal pour améliorer les performances créatives . Si vous ne voulez pas déranger vos collègues, vous devez investir dans une paire d'écouteurs antibruit.

De plus, le bruit blanc peut maintenir la concentration car il est constant. En conséquence, cela favorisera votre concentration et vous encouragera à travailler plus rapidement.

20. Consacrez du temps à l'amélioration.

Apprendre de nouvelles informations, améliorer vos compétences et grandir en tant que personne est essentiel dans la vie. Après tout, si vous vous engagez à vous améliorer, vous pourrez mieux vous adapter aux changements et devenir plus efficace dans tout ce que vous faites.

Si vous croyez que vous n'avez pas le temps pour cela? Détrompez-vous. Nous avons tous des lacunes dans nos horaires pour apprendre ou grandir. Par exemple, lors de vos déplacements matinaux, lisez ou écoutez un podcast. Le week-end, prenez un cours. Et, bloquez du temps dans votre calendrier pour déjeuner avec votre mentor.

21. Tenez-vous debout pendant que vous travaillez.

Cela signifie-t-il que vous devez rester debout toute la journée au travail, littéralement? Bien sûr que non. La clé est d'alterner entre assis et debout tout au long de la journée. C'est bénéfique pour votre santé mentale et physique. Il améliore également votre humeur et votre niveau d'énergie, ce qui peut à son tour augmenter votre productivité.

Si vous devez organiser une réunion, envisagez une réunion permanente. Il a été constaté que les réunions permanentes peuvent réduire le temps de réunion de 25 pour cent.

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22. Faites taire votre perfectionniste intérieur.

La ​​perfection est l'un des plus grands ennemis de la gestion du temps. Non seulement c'est irréaliste, mais cela vous empêche également de vous améliorer, de découvrir de nouvelles opportunités et de faire avancer les choses.

Pour lutter contre les perfections, fixer des objectifs réalistes et recevoir les commentaires des autres. Vous pouvez également arrêter de ruminer et de vous comparer aux autres.

23. Tomber en amour avec des routines cohérentes.

«Nous sommes des créatures d'habitude, tout comme notre cerveau», écrit Hallie Crawford, coach de carrière, conférencier et auteur certifié. «Lorsque nous établissons des routines, nous pouvons effectuer des tâches plus rapidement car nous n'avons pas à« penser »à la tâche – ni à nous y préparer – autant, et nous pouvons travailler sur le pilote automatique.»

Si vous ne l'avez pas fait pour l'instant, établissez un rituel du matin et votre horaire de travail idéal. Après avoir créé ces routines, bloquez-les dans votre calendrier. C’est juste un moyen sûr de protéger votre routine des distractions internes et externes.

24. Prenez soin de votre bien-être.

Lorsque vous êtes épuisé, stressé et ne vous sentez pas bien, vous ne serez pas aussi efficace ou productif au travail. Il n'y a aucun moyen de contourner cela. Pour cette raison, vous devez faire de vos soins personnels une priorité. Assurez-vous que vous obtenez suffisamment de Z, mangez sainement et prévoyez des périodes d'exercice, de méditation et de faire des choses qui vous procurent de la joie.