12 distractions courantes au travail et comment rester concentré malgré tout

Mars
22 2019

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Que vous travailliez à domicile, dans votre café préféré ou dans un bureau animé, les distractions sont devenues un élément familier du lieu de travail moderne. Dans certains cas, spécialement pour les tâches créatives, les distractions peuvent être une bonne chose . Cela peut sembler contre-intuitif, mais les distractions peuvent nous aider à sortir d'une ornière connue sous le nom de fixation cognitive. Nous avons également une envie interne de nous laisser distraire .

Cependant, étant donné que nous sommes interrompus toutes les 11 minutes et il faut 25 minutes à notre cerveau pour se recentrer. Tâche originale – les distractions sur le lieu de travail devraient être évitées autant que possible

Selon une étude réalisée par Udemy les distractions sur le lieu de travail ont un impact négatif sur les performances, la productivité et le potentiel. De plus, pour compenser ces interruptions, les gens travaillent plus vite. Une étude de UC Irvine montre que cela augmente le stress et la frustration. Et même une brève interruption double le taux d’erreur d’un employé .

En bref, les distractions constantes n’affectent pas uniquement les résultats nets. Ils peuvent également nuire à la santé d’un individu.

Comment résoudre ces distractions au travail avant qu’elles ne deviennent un problème?

Vous devez commencer par identifier ce qui distrait exactement votre équipe. Le fait de savoir en quoi consiste la distraction et comment cela se passe peut vous aider à élaborer un plan pour éliminer ces interruptions. Voici 12 des perturbations les plus courantes auxquelles vous devriez faire face sur votre lieu de travail – le plus tôt possible.

1. Smartphones

Pas de surprise ici. Après tout, la personne moyenne aux États-Unis regarde son téléphone 52 fois par jour . Et il est facile de comprendre pourquoi. Nous sommes bombardés toute la journée par des courriels, des SMS, des notifications sur les réseaux sociaux et des appels téléphoniques. De plus, nous utilisons nos téléphones pour noter des rappels, consulter nos calendriers, écouter un podcast ou faire du shopping. Pas étonnant que nous soyons accro.

Il n’est pas facile de surmonter votre dépendance à votre smartphone, mais ce n’est pas impossible. Les méthodes éprouvées consistent à mettre votre téléphone en mode avion ou à utiliser la fonction «ne pas déranger» du téléphone. Cette action peut être effectuée à la fois sur Android ou sur iPhone . Vous pouvez également placer votre téléphone dans une autre pièce ou le laisser dans un tiroir, un sac ou un sac à main.

Le fait de programmer des heures spécifiques tout au long de la journée permet également de réduire la consommation "pendant les heures de travail". Par exemple, je mets mon téléphone en mode silencieux lorsque je dois me concentrer uniquement sur mon travail. Cela prend généralement environ deux heures. Après avoir terminé mon travail, je vérifie mon téléphone pour m'assurer de ne rien manquer d'important. Pour éviter de trop consommer, je ne me donne que 10 minutes de temps au téléphone avant de retourner au travail.

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2. Courriels

Nous envoyons beaucoup de courriels. Combien? Eh bien, en 2017, 269 milliards de courriers électroniques ont été envoyés chaque jour dans le monde . Ce nombre de courriels devrait passer à environ 333 milliards d’euros en 2019.

Comme sur votre smartphone, vous avez aussi la tentation d’arrêter ce que vous faites et de vérifier votre boîte de réception dès qu’un nouveau message arrive. Malheureusement, si vous le faisiez toute la journée, comment pourriez-vous travailler?

La solution la plus simple consiste à désactiver les notifications par courrier électronique sur votre téléphone. Vous devez également fermer toutes les applications ou les navigateurs Web contenant votre courrier électronique. J’utilise également une application comme SaneBox pour gérer ma boîte de réception car elle filtre les messages qui ne sont pas importants.

La chose la plus importante à retenir est qu’en cas d’urgence, vous ne serez pas simplement averti par courrier électronique. Les gens vont vous appeler ou frapper à votre porte. Tout le reste peut attendre jusqu'à ce que vous ayez l'heure prévue pour parcourir votre boîte de réception.

3. Bruit de fond

Prenez le temps de bien écouter tout le bruit qui se passe dans un bureau. Les gens parlent, les machines fonctionnent, les téléphones sonnent et les portes s'ouvrent / se ferment. Cela ne va même pas dans les ennuis comme la toux, les collations fortes ou la musique.

Le bruit de fond est inévitable. Si cela vous distrait trop, vous devriez investir dans des casques à atténuation du bruit ou dans un endroit plus silencieux lorsque vous avez besoin de consacrer 100% de votre attention à une tâche. J'ai également constaté que des applications comme Noisli peuvent atténuer les bruits de fond, tout en améliorant mon champ de vision.

4. Interruptions de personnes

Comme les bruits de fond, les interruptions d'employés, de clients, de fournisseurs et de la famille sont inévitables. Les ingénieurs de Quora ont identifié le «tapotement de l’épaule» comme l’une de leurs distractions les plus courantes.

L’une des solutions consiste à garder la porte de votre bureau fermée lorsque vous ne voulez pas être dérangé. , placez un panneau «Ne pas déranger» sur la porte. Si vous travaillez dans un espace de bureau ouvert, envoyez des signaux comme porter un casque et soyez honnête. Si quelqu'un a une question directe et liée au travail, donnez-lui la réponse et passez à autre chose.

Une autre tactique consiste à planifier ces interprétations: par exemple, vous pouvez masquer dans votre calendrier une période pendant laquelle vous êtes disponible pour les pop-in. J'ajoute également un temps tampon entre les tâches et les réunions. pour moi avec une question, cela ne va pas bouleverser tout mon emploi du temps.

5. Clutter

Bien qu'à petites doses un peu de fouillis puisse encourager un esprit créatif le fait est que qu'un milieu de travail en désordre affecte votre capacité à vous concentrer et à traiter les informations . La confusion et le désordre sont essentiellement une liste de choses à faire qui vous rappelle tout ce qui doit être fait. En tant que tel, cela vous éloigne de votre présence. Avec le temps, cela vous rend plus anxieux et stressé.

La solution? Gardez votre espace de travail propre et organisé. Jetez les objets dont vous n'avez plus besoin. Placez les documents dans les dossiers appropriés. Idéalement, vous devriez mettre autant de paperasse que possible dans le cloud pour réduire le nombre de classeurs. Assurez-vous que toutes vos fournitures de bureau ont une maison et sont retournées à la fin de la journée.

Même si vous ne le faites pas tous les jours, vous devez au moins nettoyer votre espace de travail chaque semaine. Par exemple, un vendredi après-midi est parfait. Vous avez probablement déjà pris des notes mentales pour la semaine, c'est donc une tâche facile qui peut être accomplie rapidement.

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6. Multi-tâches

Je suis sûr que nous avons tous été coupables d’avoir jonglé avec trop de tâches à la fois. Vous êtes un entrepreneur prospère. Pourquoi ne pouvez-vous pas concilier plusieurs responsabilités à la fois? La vérité est que nos cerveaux ne sont pas capables de se concentrer sur plus d’une chose à la fois.

Le multitâche ne vous fait pas gagner du temps ni ne vous rend plus productif. Cela vous ralentit réellement . "En passant d'une tâche à une autre, vous pensez réellement porter votre attention en même temps sur tout ce qui vous entoure. Mais vous ne l'êtes pas," a déclaré le neuroscientifique Earl Miller à NPR . "Vous ne faites pas attention à une ou deux choses en même temps, mais vous les passez très rapidement."

De plus, lorsque vous effectuez plusieurs tâches à la fois, vous commettez plus d'erreurs, réduisez la pensée créatrice et endommagez potentiellement votre cerveau. Le multitâche était l’une des mauvaises habitudes les plus difficiles que j’avais à surmonter. Il y a encore des moments où je me retrouve à faire plus d'une chose à la fois. J'ai pu changer cette habitude en créant des blocs de temps pour des tâches spécifiques dans mon application de calendrier .

Par exemple, j'ai réservé quelques heures pour écrire cet article. Pendant cette période, mon téléphone était éteint et la porte du bureau fermée. Lorsque mon esprit commençait à me poser des questions, je me levais et me promenais dans le bureau pendant quelques minutes pour me vider la tête. Cela semble simple, mais il est difficile de rompre cette habitude. Quitter mon bureau pendant quelques minutes m'a incité à ne me concentrer que sur la composition de cette pièce au lieu de faire cinq autres choses en même temps. C'est seulement à ce moment-là que j'ai sauté dans ma priorité suivante.

7. Collègues de travail

Les conversations avec vos employés, collègues et partenaires d’affaires sont essentielles à la création d’une culture d’entreprise conviviale et collaborative. Cependant, parler trop du «Game of Thrones» ou du bavardage n’est pas une distraction majeure. Une audience, elle-même, peut aussi créer un lieu de travail toxique.

En tant que leader, vous ne pouvez tout simplement pas laisser les commérages sur le lieu de travail. Il faut y remédier immédiatement, même si c’est quelque chose de très grave, comme de laisser partir un employé. Pour ce qui est des bavardages amicaux, vous devez définir des limites.

Si quelqu'un vous engage dans une conversation et que vous êtes occupé, dites-lui poliment que vous n'avez pas le temps de parler, mais que vous pouvez vous rattraper. avec pendant le déjeuner. Et, comme mentionné ci-dessus, vous pouvez également envoyer des signaux sans rien dire en portant des écouteurs lorsque vous ne voulez pas être dérangé.

Micro-gestion

Même si vous devez savoir ce qui se passe dans votre entreprise, être chef d’hélicoptère n’est pas simplement une distraction pour votre équipe. Ils trouvent également cela frustrant, énervant et angoissant.

Au lieu de encourager la propriété et laisser votre équipe faire ce que vous avez engagé si vous les interrompez continuellement en obsédant chaque détail. Imaginez simplement que vous êtes dans le modèle d’un projet et que votre patron tente de signaler tout ce que vous avez fait de manière incorrecte. À quel point pensez-vous que vous serez productif? Les perturbations étouffent la créativité, la croissance personnelle et détruisent la confiance entre vous et vos employés.

Donner le contrôle n’est jamais facile pour les entrepreneurs. Mais, vous devez laisser votre équipe faire leur travail. Si vous n’êtes pas un micro-gestionnaire, cela ne signifie pas qu’il faut vérifier en profondeur. Cela signifie surveiller chacun et les guider sans interférer avec leur travail tout au long de la journée.

La faim

Il est presque impossible de faire la mise au point lorsque l’estomac grogne. Malheureusement, nous répondons à cette envie avec de la malbouffe, car elle est rapide et facilement disponible.

Il faut beaucoup de volonté pour éviter le distributeur automatique ou l’appel d’une livraison de pizza. Mais vous avez besoin d'options plus saines qui élimineront votre faim tout en vous permettant de rester concentré et énergique.

Empilez votre bureau avec des options de collations plus saines. Par exemple, j'ai toujours des amandes à proximité. Chaque fois que je me sens affamé, je grignote simplement une poignée d'amandes. J’ai également commencé à étudier des options telles que Snacknation qui livrera des collations saines au bureau.

10. Des politiques inutilement strictes.

«En matière de culture, beaucoup d’employeurs aiment appliquer un ensemble de politiques visant à encourager les employés à arriver à temps», écrivait André Lovie dans un article précédent intitulé Entrepreneur . «La ponctualité est évidemment importante à prendre en compte pour le bon fonctionnement d'une organisation.»

«Cependant, des politiques trop strictes peuvent être plus stressantes. Si les employés sont inquiets et pressés lors de leurs trajets lourds, ils commencent la journée du mauvais pied », a poursuivi Lovie. «Cela peut nuire au moral général des employés, en particulier pour ceux qui parcourent de longues distances cinq jours par semaine. En conséquence, ils se présenteront peut-être au travail déjà épuisé et frustré. "

Si vous occupez un poste de direction, Lovie suggère que vous" concentrez-vous davantage sur la création d'une culture qui célèbre les employés productifs et ' joueurs. Le message fort que les employeurs peuvent envoyer est que la ponctualité est importante, mais que le plus important est la performance. ”

Vous pouvez également offrir aux employés un horaire flexible leur permettant d’arriver au travail plus tard dans la matinée afin d’éviter les déplacements intenses. Une autre option serait de leur permettre de travailler à distance occasionnellement. Si vous êtes un employé, vous pouvez demander à votre patron si l’une de ces solutions est la solution à votre problème quotidien.

11. Réunions

Les réunions sont réputées être non productives et distraire le temps. Le temps est perdu parce que des personnes sont retirées de leur travail puis contraintes de siéger en réunion pendant une heure, même si elles ne sont pas obligées d'être présentes.

Avant de planifier une réunion, réfléchissez bien et longuement si c'est nécessaire. nécessaire. Dans la plupart des cas, vous pourrez peut-être ignorer la réunion et communiquer avec votre équipe par courrier électronique, par Slack ou par un outil de gestion de projet comme Trello. Si une réunion est nécessaire, invitez uniquement les parties prenantes critiques, créez un ordre du jour et maintenez-le aussi bref que possible.

Une autre option consiste à réserver un jour par semaine lorsque les réunions ne sont pas programmées, comme le fameux “ Pas de réunion mercredi. ”Le fait de passer une journée sans réunion chaque semaine permet à chacun de s’acquitter de ses tâches les plus importantes sans être interrompu.

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12. Décision fatiguée

Comme expliqué dans un article du New York Times : «Quel que soit votre sens de la rationalité et de votre détermination, vous ne pouvez pas prendre de décision sans payer un prix biologique.» Quel est le prix? ? Habituellement, c'est être incapable de se concentrer ou d'agir. Pensez simplement à quel point vous pouvez vous concentrer sur une tâche lorsque vous êtes épuisé mentalement?

La solution possible est de réduire le nombre de décisions que vous prenez quotidiennement. Barack Obama, Steve Jobs et Mark Zuckerberg l'ont fait en portant les mêmes vêtements tous les jours. D'autres ont eu du succès en préparant leurs repas pour la semaine, en délégant des tâches fastidieuses et en automatisant des tâches spécifiques telles que les réponses par courrier électronique en conserve et la planification de rendez-vous.