Une solution de gestion des enregistrements soigneusement élaborée est la pierre angulaire de toute initiative de conformité d'entreprise – et idéalement de toute entreprise. Cependant, le lancement du projet peut être épineux, avec de multiples parties prenantes, des agendas différents, une adoption sporadique des utilisateurs et d’autres problèmes imprévus. Même un seul de ces obstacles peut bloquer un projet de gestion des archives. Et s’agissant de la conformité et des risques, tout retard peut être désastreux.
Où les organisations commencent-elles leur planification en vue de l’adoption d’une stratégie disciplinée de gestion globale des archives? Pour vous aider à relever ces défis, nous avons rassemblé 10 astuces pour guider la planification de votre gestion des documents:
Conseil n ° 1: il s’agit d’un processus et non d’une technologie
Ne commettez pas l’erreur de vous approcher de RM. comme un problème technique. Lorsque vous commencez à penser à la gestion des ressources en tant que problème au sein de vos processus d’entreprise, vous êtes sur la bonne voie pour comprendre comment la conformité peut devenir une partie de votre façon de travailler, pas un autre travail en plus. Travaillez en étroite collaboration avec votre service informatique – mais assurez-vous que les propriétaires définissent la charte du projet et la formule de financement et parrainent l'initiative.
Astuce n ° 2: Exprimez votre retour sur investissement en termes de conformité
Définissez clairement vos exigences et vos attentes en matière de retour sur investissement. pas seulement en termes de réduction des coûts, mais aussi dans le cadre plus large de la «conformité».
Conseil n ° 3: étendez vos succès passés
Si vous êtes une société cotée en bourse, vous avez déjà planifié points de contrôle et procédures d’exploitation standard autour des contrôles internes et de la conformité SOX. Et ce faisant, vous avez plus que probablement décrit un processus de GR à un certain niveau. Tirez parti de ce que vous avez déjà fait et développez-le pour en faire une stratégie de gestion des ressources plus large.
Astuce n ° 4: Établissez une stratégie de gestion de contenu (ECM)
La gestion des enregistrements est une partie importante, mais pas la totalité, d’Enterprise Content Management. Comprendre comment RM est étendu à la messagerie électronique, aux images, au contenu Web, aux enregistrements physiques, etc., vous aide à hiérarchiser les problèmes pouvant être résolus à court, moyen et long terme, ainsi que le budget nécessaire.
Conseil n ° 5: Emprunter , ne construisez pas
Même si bon nombre de vos systèmes ERP, CRM et autres existants n’ont peut-être pas été mis en œuvre avec RM à l’esprit, ils contiennent toutes les données nécessaires à la description des enregistrements. Tirez parti de votre investissement actuel dans ces applications et capturez des métadonnées d'enregistrements telles que les auteurs, les numéros de contrat, les identifiants d'employé, les numéros de client, les numéros de dossier et bien plus encore.
Conseil n ° 6: Planifiez, ne construisez pas, une architecture
peut se développer à un rythme stupéfiant et souvent inattendu. Considérez combien de données imprévues peuvent être «acquises» au cours d’une acquisition. Ainsi, plutôt que de vous baser sur les volumes actuels, développez un système qui suppose une croissance significative au fil du temps.
Astuce n ° 7: communiquez avec prudence
Les initiatives de gestion des enregistrements concernent de nombreuses unités fonctionnelles, dont beaucoup interagiront en parallèle avec le système de gestion des ressources. Élaborez un plan de communication qui définit avec soin non seulement le niveau de sensibilisation approprié pour chaque groupe, mais également le niveau de changement technologique approprié à différentes étapes.
Conseil n ° 8: Fusionnez vos messages
Que fait l'utilisateur type? penser à la conformité? C’est vrai: plus de travail pour moi. La fusion d'un message de conformité avec les principaux avantages, tels qu'un meilleur accès à l'information, des processus métier plus fluides, etc., est un bon moyen de réchauffer vos utilisateurs à la gestion des ressources.
Conseil n ° 9: Mesurer, appliquer et attester [19659004] Comment savez-vous que les politiques sont appliquées? Que ferez-vous s'ils ne le sont pas? Et comment comptez-vous attester de l'efficacité de vos systèmes? Il est impératif de prendre en compte ces variables pendant les phases de planification et de définition des exigences pour une approche durable de la gestion des ressources à long terme.
Conseil n ° 10: Continuez comme ça
Rassemblez les gestionnaires de documents pour partager les meilleures pratiques, des conseils et des préoccupations, et vous êtes sur la bonne voie pour assurer un programme de GR dynamique qui remplit son rôle aujourd'hui et demain. Et ne négligez pas la valeur d'un tableau de gestion des modifications ou veillez à ce que le système évolue de manière standard, établie et défendable.
Pour en savoir plus sur OpenText Records Management:
N'hésitez pas à partager ces astuces et ressources. avec vos responsables des enregistrements et vos responsables de la conformité pour les aider à garantir la conformité des organisations aux réglementations externes et aux politiques internes.
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