Suivi des documents d’ingénierie dans les projets d’immobilisations

Dans mon dernier blog dans cette série sur la gestion des documents d’ingénierie pour les projets d’investissement, j’ai discuté de l’importance d’un espace de travail de projet dans la réussite du projet. Dans ce blog, je vais discuter de l’importance du suivi de la livraison et de l’approbation des documents dans les lots de travaux selon le calendrier de la structure de répartition des travaux du projet.

Les livrables des projets d’immobilisations techniques sont planifiés sur la base d’une structure de répartition du travail qui se compose d’éléments de planification tels que les lots de travaux et les tâches. Chacun de ces éléments de planification comporte des dates de planification pour déterminer quand l’ingénieur responsable du lot aurait dû terminer le travail. De nombreux lots de travaux sont constitués de documents qui héritent de leurs dates prévues du lot de travaux. Certains chefs de projet peuvent même planifier les dates de livraison et d’approbation des documents au niveau du document.

Les systèmes de gestion des documents d’ingénierie doivent être en mesure de suivre les dates réelles de livraison, d’examen et d’approbation des documents par rapport aux dates prévues du lot de travaux ou du document individuel.

Lorsque le projet démarre, tous les documents livrables se voient attribuer des dates planifiées dérivées du calendrier du projet pour :

1. Commencer
2. Brouillon
3. Première livraison de l’entrepreneur
4. En revue
5. En approbation
6. Approuvé

L’état de livraison réel de tous les documents du lot de travaux à un certain moment peut être facilement examiné comme ci-dessous.

La progression des documents dans un projet peut être dérivée du nombre de documents dans différents états à un moment donné. L’exemple ci-dessous montre qu’en septembre 2021, 5 % des documents étaient dans un état approuvé, ce qui signifie que ce lot de travaux est achevé à 5 %.

Pour comprendre si l’achèvement de 5 % était dans les délais prévus pour septembre 2021, il doit être comparé à l’état prévu à ce moment-là. Cela peut nous dire combien de documents devaient être dans un état approuvé à ce moment-là.

L’image suivante montre qu’en fait il était prévu d’avoir 20% des documents en état approuvé en septembre 2021 mais seulement 5% ont atteint cet état. En d’autres termes, ce projet est en retard du point de vue de la livraison des documents.

En plus de planifier la date d’approbation des documents, je recommande qu’au moins la date de livraison du fournisseur soit également planifiée. Cela permet de mieux identifier la cause profonde du retard. Si l’entrepreneur prend du retard dans la livraison de ses documents, vous pouvez obtenir à l’avance une indication des retards potentiels du projet.

J’ai expliqué ci-dessus comment les systèmes de gestion de documents d’ingénierie contrôlent la livraison, la révision et l’approbation du projet, ainsi que la génération de dates réelles chaque fois qu’un document est traité à l’état suivant. En utilisant des rapports d’avancement, il est possible de voir si le projet est dans les délais et si ce n’est pas le cas, qui a des tâches en retard. Ceci est essentiel pour assurer un projet opportun et réussi.

Services professionnels OpenText avez des années d’expérience dans la gestion de documents d’ingénierie dans des projets d’investissement, s’il vous plaît Nous contacter si vous souhaitez parler à un expert au sujet de votre projet.

Auteur: Jens Friehmelt – Jens est un directeur principal des services professionnels OpenText à la tête d’une équipe internationale qui combine plusieurs technologies OpenText pour servir les clients avec des solutions de meilleures pratiques pour les processus d’ingénierie, de construction et de maintenance.