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Malgré plus d’outils numériques disponibles que jamais, de nombreuses petites entreprises se retrouvent dans le chaos numérique. Les informations dispersées sur plusieurs applications, les détails critiques piégés dans des ordinateurs individuels et la ruée constante pour reconstituer l’historique des clients – semblent familières?
Après plus de 25 ans de création d’outils logiciels et d’équipes de premier plan qui desservent des milliers de petites entreprises à l’échelle mondiale, j’ai appris cela approprié organisation numérique Crée l’avantage concurrentiel qui permet aux petites entreprises de dépasser leurs plus grands rivaux.
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Le coût caché de la désorganisation numérique
Voici ce qui semble se produire: même si nous avons plus d’outils maintenant et plus d’outils disponibles, des informations sont réparties partout. Avant, nous avions des papiers dispersés partout, et les gens étaient frustrés par cela. Maintenant, nous avons des informations sous forme électronique, mais toujours partout. Le problème est un peu meilleur, mais pas beaucoup mieux.
Lorsque vous avez un projet dans une application, votre horaire dans un autre, le client note dans un troisième et envoie un e-mail dans un autre système, vous ne perdez pas seulement du temps – vous êtes des opportunités d’hémorragie. Employés gaspiller environ 30 minutes par jour en raison des distractions numériques et des inefficacités. Pour une petite entreprise, c’est 2,5 heures par semaine par employé perdu contre le chaos numérique.
Ce problème se composent lorsque vous ajoutez des membres de l’équipe. Vous pouvez stocker vos informations dans des feuilles de calcul ou des notes, puis vous embauchez votre prochaine personne, et ils font la même chose. Maintenant que les informations sont cloisonnées, sans que vous puissiez l’atteindre facilement.
Le coût réel se révèle dans deux moments critiques. Premièrement, lorsque vous devez rassembler des informations pour une décision ou une présentation importante, vous perdez un temps précieux à sauter entre les applications. Deuxièmement, et peut-être plus dommageable, c’est quand un client appelle et que vous êtes dans l’ignorance de son historique, de ses préférences ou de ses problèmes en cours. Rien n’érode la confiance plus rapidement que de ne pas être préparée.
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Apprendre de l’ère papier
Ironiquement, certains aspects de l’organisation étaient en fait meilleurs à l’ère pré-numérique. Avant, vous aviez un classeur. Vous avez remonté le dossier du client et tous les documents étaient là. Tout était au même endroit – inefficace peut-être, mais centralisé. D’aujourd’hui étalement numérique peut en fait être pire parce que l’information vit non seulement dans différentes applications, mais sur des ordinateurs différents auxquels vous n’avez pas accès, ou pas facilement.
Les petites entreprises les plus prospères avec lesquelles j’ai travaillé ont reconnu ce paradoxe et construit des systèmes numériques qui reflètent la simplicité de cette ancienne classeur tout en tirant parti de la puissance de la technologie moderne. Ils comprennent que le fait d’avoir Tout est interconnecté – Projets, clients, rendez-vous, tâches et communications – crée un avantage concurrentiel que les grandes entreprises ont souvent du mal à égaler.
Impact réel – lorsqu’une organisation sauve la journée
La véritable valeur d’une organisation numérique devient claire pendant les moments critiques. Un de nos clients a fait face à une action en justice d’un client affirmant qu’ils n’ont jamais fourni d’instructions spécifiques à un projet. Le différend concernait le travail effectué deux ans auparavant. Parce que notre client avait maintenu organisé enregistrer Curse de jourils pourraient rapidement accéder à la vue de l’activité, trouver l’e-mail avec les instructions explicites du client et résoudre immédiatement le différend. Ce seul moment d’organisation a empêché une bataille juridique coûteuse.
Un autre client fait régulièrement face à des défis lorsque les clients remettent en question les décisions ou les accords passés. Avec leur historique d’interaction complet à portée de main – chaque e-mail, note de réunion et détail du projet – ils peuvent rapidement rafraîchir la mémoire de chacun et avancer de manière productive plutôt que de s’enliser dans les litiges.
Ce ne sont pas des cas de bord. Lorsque vous êtes dans des services professionnels, une apparence non professionnelle peut vous coûter des clients ou vous forcer à accepter des prix inférieurs. Les clients pourraient penser: « S’ils ne peuvent même pas suivre nos conversations, comment peuvent-ils gérer nos projets importants? »
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Pourquoi le facteur de confiance est votre plus grand différenciateur
Pour les petites entreprises, l’organisation numérique a un impact direct sur la seule chose que vous ne pouvez pas vous permettre de perdre: la confiance. Lorsque vous dites que vous allez faire quelque chose et oublier de le faire, lorsque vous promettez de suivre dans deux semaines et trois semaines, lorsque vous vous présentez tard pour les réunions à plusieurs reprises – celles-ci peuvent ressembler à de petites choses, mais elles s’accumulent dans la confiance perdue.
Le défi est que la confiance, une fois perdue, est incroyablement difficile à reconstruire. Vous pouvez pardonner à quelqu’un d’être en retard une fois, peut-être qu’il y avait un problème. Mais si cela se produit plusieurs fois, le professionnalisme est remis en question. Soudain, vous n’êtes pas seulement en compétition sur le prix ou la qualité – vous vous battez pour surmonter une réputation de manque de fiabilité.
L’organisation numérique aide à prévenir ces moments érodants de confiance. Avec les systèmes appropriés, les suivis se produisent automatiquement. Les préférences des clients sont rappelées. Les histoires de projet sont instantanément accessibles. Vous semblez préparé, professionnel et digne des prix premium.
Étapes pratiques vers la transformation numérique
La bonne nouvelle est que la réalisation d’une organisation numérique ne nécessite pas de refonte massive. Commencez par reconnaître que les informations dispersées sur plusieurs applications crée deux problèmes: différentes applications faisant des choses différentes et différentes applications sur des ordinateurs de différents personnes avec un accès limité.
Recherchez des solutions qui interconnectent vos fonctions commerciales critiques. Lorsque je vais dans un dossier client, je devrais voir l’interaction entière depuis le début des temps, quel que soit le membre de l’équipe. Si vous avez programmé un temps avec eux et que j’ai prévu un temps avec eux, les deux devraient apparaître dans la même chronologie. Ce type de vue unifiée transforme la façon dont vous servez les clients.
Plus important encore, engagez-vous dans le système en tant que leader. Si vous ne l’utilisez pas de manière cohérente, votre équipe non plus. Ils trouveront des alternatives « plus faciles », et bientôt vous aurez un gâchis encore plus grand que lorsque vous avez commencé.
L’avantage des petites entreprises
Voici ce que les grandes entreprises manquent souvent: leurs systèmes complexes et leur bureaucratie peuvent les ralentir. En tant que petite entreprise avec la bonne organisation numérique, vous pouvez accéder à l’historique client en quelques secondes, prendre des décisions rapidement et fournir un service personnalisé que les plus grands concurrents ne peuvent pas correspondre.
Avec tout le monde dans votre équipe ayant accès à un contexte client complet, vous n’êtes pas seulement organisé – tu es agile. Vous pouvez répondre aux opportunités plus rapidement, résoudre les problèmes de manière plus créative et établir des relations plus profondes avec vos clients. C’est ainsi que les petites entreprises ne rivalisent pas seulement avec des rivaux plus importants – c’est ainsi qu’ils gagnent.
La technologie la plus avancée ne vous aidera pas si elle ne crée pas de systèmes qui vous permettent de vous concentrer sur le service de vos clients exceptionnellement bien. Lorsque la confiance et les relations stimulent le succès de l’entreprise, une bonne organisation numérique devient votre avantage concurrentiel ultime.
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