Voici comment éviter les réunions qui vous font perdre du temps

Comment sauter des réunions qui vous font perdre du temps ? Vous recevez la convocation et vous savez de quoi il s’agit – vous y êtes déjà allé des millions de fois. La réunion de mise à jour de l’équipe vous fera perdre du temps. Vous êtes confronté à d’autres tâches vitales – et la réunion de bavardage apparemment interminable « planification et mise à jour » n’écrasera pas vos objectifs – mais elle peut écraser votre âme.

Certaines réunions sont incontournables, même si elles vous font perdre du temps

Vous savez déjà que certaines réunions sont incontournables, même si elles sont une perte de temps colossale. Ces réunions sont généralement celles que le patron pense sont motivants et dorés. Pour ces types de contact en personne, il vous suffit de le sucer et d’y assister.

Vous pouvez supporter ces réunions plus facilement si vous apprenez à prévoir leur occurrence, ce qui est assez simple – lundi matin – surprise, surprise. Lors de votre journée de travail la plus chargée et la plus intense, insérons un étrange présage de malheur. Passons en revue toutes les choses que certains employés ont manquées la semaine dernière comme source d’inspiration pour la semaine à venir. Pas une bonne stratégie de leadership.

Voici quelques stratégies pour sortir d’une réunion dont vous savez qu’elle sera inefficace ou, à tout le moins, qu’elle causera du tort à votre productivité et le temps.

Déterminez les réunions auxquelles il est crucial d’assister

Voici une brève liste des réunions auxquelles vous souhaitez assister ; rappelez-vous que depuis la pandémie — les réunions ont définitivement changéet vous avez plus d’options.

• Les réunions les plus importantes sont celles où personnes faire des choix et des décisions finales.
• Vous ne pouvez pas faire de choix importants par e-mail, tels que les dates de lancement ou les affectations et options de projet.
• Vous voulez assister au moment où tout le monde exprime son point de vue ou exprime ses inquiétudes. Vous voulez faire partie de la solution.
• N’oubliez pas que vous ne pouvez pas toujours prédire ce qui se fera lors d’une réunion – vous ne voulez pas manquer les choix qui vous concernent.

Manie de réunion

Vous voudrez être présent pour toute réunion qui donne une direction générale que vous serez obligé de suivre. Vous voulez avoir votre mot à dire dans ces réunions. Si la réunion porte sur les dates de lancement, les nouveaux projets, les recommandations de l’équipe de vente (qui peuvent être acceptées) et les étapes importantes, soyez là.

Assistez à des réunions qui créent des liens. Si les hauts gradés sont en ville, soyez-y. Prenez également le temps d’établir des relations avec l’entreprise et les employés, même lors d’une réunion. L’établissement de relations est une raison supplémentaire mais appropriée pour assister à une réunion. Le sujet peut être ennuyeux ou inutile, mais si vous pouvez améliorer un lien avec un contact critique en passant du temps avec eux, ce n’est pas un résultat terrible.

Disponibilité des réunions d’entonnoir

Il est assez facile d’appeler des personnes à une réunion, et vous n’avez pas toujours besoin d’être disponible. Il est normal que votre emploi du temps soit public, où quelqu’un peut demander un rendez-vous, mais vous pouvez être plus sélectif quant à qui a cet accès. Cela peut faire partie de votre culture d’entreprise que tout le monde divulgue ouvertement ses calendriers, mais vous pouvez utiliser un filtrage plus strict.

Essayez de répartir la disponibilité de vos réunions sur des jours spécifiques. Par exemple, ayez une disponibilité pour les réunions le mercredi et le jeudi. Pour gagner du temps et de l’attention. une partie du processus de sélection consiste à demander au demandeur de la réunion d’effectuer des « devoirs ». Tous, sauf les plus fanatiques, seront rebutés par cela.

Tactiques de gestion de réunion

Utilisez la pensée supérieure PDG tactiques de gestion pour vous-même, que vous soyez le PDG ou non. Ensuite, demandez aux demandeurs de répondre à quelques questions pour vous avant d’accepter d’y assister.

• Quel est le sujet exactement ?
• Avez-vous un plan?
• Avez-vous un délai et un délai?
• Vérifiez la date et l’heure, ainsi que le lieu.
• Qui d’autre sera là ?
• À la réunion — qu’attendez-vous de ma présence ?

Si le demandeur ne fait que vous mettre à jour, retirez-vous rapidement et demandez-lui d’inclure ces informations dans un e-mail.

Avez-vous encore du mal à dire non ?

Vous savez, bien sûr, que la réunion prendra au moins une heure — plus si vous avez le temps de voyager. Mais, si vous pouvez y assister par Zoom, vous pouvez toujours faire autre chose, et la réunion d’une heure sera alors limitée à une heure sans le temps supplémentaire de conduite.

Voyez si vous pouvez sauter sur un appel téléphonique rapide. Si toutes les informations sont couvertes par vos « tactiques de gestion de réunion » (ci-dessus), vous pouvez alors exprimer votre bonheur et dire : « Oh bien, nous avons couvert toutes vos questions et mises à jour ».

Ayez vos excuses prêtes, mais n’utilisez pas les mêmes à chaque fois

• Je serai hors de la ville pendant les deux prochaines semaines – veuillez me contacter après cela.
• Veuillez me contacter après le 15, et nous organiserons quelque chose.
• Si vous avez une raison concrète, donnez-la. Je dirige tel ou tel projet, mais je veux aider. Comment rationaliser mon implication dans ce projet ?

Au bout de deux semaines, le demandeur constate souvent que la demande a perdu son urgence.

Vous devrez peut-être céder et partir

Certaines personnes perdent une tonne de temps à essayer de sortir du travail au lieu de plonger dedans et de le faire. Si vous passez plus de quelques minutes à abandonner une réunion, c’est beaucoup trop de temps. Dans ce cas, il est plus facile d’y aller et d’en profiter au maximum. Ne vous attardez pas à bavarder par la suite – allez à la réunion, puis faites le travail rapidement.

Informez votre employeur ou vos collègues que votre temps est limité

Vous n’avez pas besoin d’être abrasif à ce sujet, mais vous pouvez informer votre employeur ou vos collègues que votre temps est limité et qu’ils doivent faire leurs demandes avec sagesse.

Vous pouvez demander des informations « rapides » à l’avance sur lesquelles vous travaillerez plus tard.

Restez toujours professionnel et poli lorsque vous sautez des réunions qui vous font perdre du temps

Même les managers et collègues compétents pourraient oublier que tout le monde a une limite de temps. Vous pouvez doucement rappeler aux personnes présentes et les ramener à la réalité. En particulier, un chef d’équipe ou un responsable doit aider l’individu de l’équipe à comprendre les ramifications de ses invitations irréfléchies à des réunions.

Restez professionnel et poli. Vous ne voulez pas être le manager ou le membre de l’équipe qui s’occupe de « la moyenne de 62 heures par mois du temps des travailleurs » en devenant passif-agressif envers les réunions. Malheureusement, certaines personnes commencent à se présenter en retard (ne le faites pas !), puis s’assoient et bricolent sur leurs appareils.

S’il vous plaît, n’optez pas pour la pire des options, car cela renforce une culture de travail dans laquelle il est normal d’ignorer vos collègues et de ne pas tenir compte du temps des autres.

Soyez « all-in » lors de vos réunions

Présentez-vous quelques minutes à l’avance pour vos réunions et réjouissez les participants. Établissez une bonne connexion et amusez-vous et aidez les autres à profiter de la réunion. Mais insistez pour que la réunion commence à l’heure – à chaque fois et que les informations présentées lors de la session sont importantes. Essayez d’apporter quelque chose de précieux à chaque réunion.

Les méthodes ci-dessus vous aideront à mieux naviguer, récupérer et préserver votre temps. En conséquence, vous serez mieux en mesure de terminer votre travail vital plutôt que de vous précipiter d’une réunion à l’autre sans aucun avantage.

Crédit image en vedette : Tima ; Pexel ; Merci!

La poste Voici comment éviter les réunions qui vous font perdre du temps est apparu en premier sur Calendrier.